改革期间军队院校文职人员档案建设与管理工作研究

文/中国人民解放军海军军医大学 陈颖

档案是社会活动中直接形成的有价值的原始记录，不仅准确地还原了个人成长发展的历史轨迹，也为用人单位提供了重要的信息记录和决策支持。根据2018年新修订的《军队文职人员管理条例》，为提高档案的实际使用效率，文职人员档案管理由原来的委托地方人才中介服务机构代理，调整为由军队按照权限统一管理，更好地保障了调配任免、求学深造及住房落户等各项事业的顺利开展。

我校档案馆曾多次被评为全军档案工作先进单位，在现役干部档案管理方面开展得相对成熟。在军队编制体制改革的大背景下，军队人员的组成比例发生了较大的变化，急需填补文职人员档案管理这一空白领域。因此，我单位在近两年时间里，从无到有地建立了文职人员档案基础工作，对适应信息化时代聚焦备战打仗的需求具有重要价值和深远意义。

一、2018～2019年我校文职人员档案工作存在的问题与开展情况

（一）档案收集工作。1.存在问题。档案工作繁重，保存状况不良好。2018年8月起，原社会招聘文职人员、2018～2019年新聘文职人员、转改文职人员的人事档案和工作档案源源不断地汇总到了我校档案室，开展全方位的档案管理工作迫在眉睫。从文职人员档案保管情况来看，因前期管理权责在部门之间尚未明确，所有已寄到的人事档案都堆放在储物室里，处于零散无序的保管状态。与此同时，绝大部分文职人员的入职续聘证明、学历学位证明、奖惩情况、考核鉴定文件等零散材料都保存在各业务口，缺乏专门可供对接的形成机制。从档案整理情况来看，所有人事档案都成套、成捆地存放在一起，没有经过系统的梳理。尤其是部分档案邮件在被拆封的情况下，内部材料没有得到及时归档。鉴于此，2019年年底之前，我校文职人员的纸质档案存在着严重的流失隐患，在安全性、完整性和可靠性上都面临着严峻的考验。2.解决措施。整合空间资源，畅通收集渠道对档案进行高质量的安全管理是为军队提供精准服务的前提。为了创造良好的保管条件，我校装配了一批新型的档案柜，合理规划了文职人员档案的保存位置，并设立了由专人负责的管理区域，极大地提升了空间利用效率。与此同时，为了畅通纸质档案收集渠道，防止多头管理和相互推诿现象的发生，档案室与机关各业务口明确了归档责任，全面接管了历史遗留下来的文职人员的人事档案和工作档案。新到的档案将由保密室直接转接和政工干事跟进收集，经档案室核对无误后，再进行登记和转移。在从被动征集到主动存档的转变过程中，文职人员档案管理强调权责明确、记录清晰，形成了常态化的信息流通机制。注重加强沟通合作，联合相关负责人掌握材料的形成规律，把握好时间节点。唯有如此，才能从源头上把好档案的收集关，有效提高档案的真实性和可信度，为高质量开展梳理工作奠定良好的基础。值得注意的是，文职人员档案与人事活动变化具有紧密联系。比如，同一人可能存在两份及以上的档案，一是原籍地人事档案，二是从原单位转出的工作档案（如具有独立档案管理权限的附属医院与学校之间的人事调动），这对我们的收集工作提出了更加全面的要求。

（二）档案归档工作。1.存在问题：档案材料不一，缺乏分类依据。在尚未出台明确的档案分级制度背景下，文职人员档案管理工作只能借助现有的信息资源进行充分挖掘和摸索。当前，文职人员主要有三大身份属性：一是来源于改革前原社会招聘的合同制文职人员，其最长任职年限不超过10年，我校保存了他们入职后的工作档案，没有经过系统的梳理，不但有许多庞杂的纸质材料有待鉴定与合并，而且不断有新的人事档案和原岗位工作档案并入。二是来源于2018年起面向社会招考的文职人员，该群体的档案涵盖了从高中求学阶段起所有的社会活动情况（如个人身份证明材料、学历学位材料、党团材料、表彰奖励情况、健康检查等），每年都会随着全军统一招考进程不断得以补充。三是来源于现役军人转改文职人员，其档案材料在入伍时开始形成，内容相对简单。在军地迥异的培养模式和人事活动中，三类人员档案呈现出复杂、多元与互不兼容的特点。如何将他们的档案纳入同一套分类标准体系，实现人事档案与工作档案的有效整合是推进文职人员档案管理的重要挑战。2.解决措施：开展空间管理，建立数字档案。 （1）完成档案编号与排架。根据最新的文职人员名册，我们核查并完成了档案编号、排架和入柜工作，做到专区专人专柜，充分保证档案实体的安全保密性。（2）开展立卷合并工作。参照现役军官档案管理实施方法，以时间轴为顺序，将文职人员人事档案和工作档案进行了有效合并，重点保证档案实体的有序性和逻辑完整，使每一份档案成为文职人员成长发展的“活历史”。其中，少数曾在政府机关、企事业单位任职的文职人员档案已被“十分法”分类装订，暂时不进行拆卸，在个人档案目录数据库中注明了他们原来的身份属性，等分类标准体系明确之后再进行第二轮梳理。

（三）档案鉴定和分析工作。面对文职人员档案样本代表性不足、归档材料内容庞杂繁琐的情况，以《军队干部档案工作实用手册》为依据，结合十年社会招聘文职人员档案中反复出现的高频材料，归纳出文职人员档案必需归档的内容，并以此为依据开展了档案鉴定工作。

根据表格所示，文职人员档案分成正本第一部分和第二部分，每一部分材料都与现役军人档案材料相对应。这不但体现出文职人员档案分类的科学性，也充分考虑了转改文职人员档案管理的延续性。值得注意的是，在历年政策调整过程中，同一份档案材料可能存在不同的制表名称。这就要求我们尽可能熟悉文职人员招录聘用的时代背景，将不同年份的文职人员档案视为有机联系的整体，充分把握材料的精神内涵，减少漏用和错用，以此来适应编制体制改革调整的需要。

目前，我已经完成了入职材料（序号1、2）的核查工作，统计了历年聘用合同的延续性情况，确保所有工作经历完整有效；完成了个人奖惩材料（序号5）真实性的鉴定，对获得立功、嘉奖表彰的文职人员进行特别标注，推动任职调级工作的开展；开始收录并建立文职人员历年高频表格的数据库，为解决军队文职人员身份转换、变更职务待遇等问题提供依据。

此外，对于已离职的文职人员，我也会秉持有始有终的原则，将所有材料清单进行一一核对后予以调出；对于不在以上征集范围内的个人材料，开辟了暂存专区，与相关业务人员进行确认后予以统一退还或销毁。

（四）档案数字化进程。“档案数字化”已逐渐成为档案管理工作的重要内容，广义上的“档案数字化”不仅包括了档案实体从纸质到数字信息的转换，还包括为建立数字档案目录而建构的档案目录数据库，便于加强信息资源整合和检索利用，更好地为人民服务。

目前，我校文职人员档案管理主要面向传统载体文件和少数电子文件管理。相关人事档案和工作档案、各类政策文件（如绩效考核通知、生活福利待遇等）、通知命令（如调职调级、评优评先）的数据库工作都在进一步推动过程中。

为了推动文档一体化进程，我在6个月时间里同步建立了文职人员的个人档案目录专题数据库，并通过扫描和借助光学字符识别技术（OCR），将2006年以来收集到的涉及文职人员切身利益的政策、通知、命令等，全部转换成了便于检索的数字档案，为今后查漏补缺提供依据，为推动信息安全提供有力支持。

二、下阶段开展文职人员档案管理工作的思考

目前，我校档案室已经完成所有校直文职人员的档案立卷合并工作，初步提出了文职人员档案分类标准体系，针对入职续聘、个人奖励等材料开展了审查和鉴定工作，同步建立了文职人员档案目录专题数据库和政策文件数据库，提高了纸质档案的完整保存效果。

不容忽视的是，随着新一轮面向社会公开招考及军队现役军人转改工作的展开，文职人员档案管理工作依旧任重而道远。按照时间轴排列的梳理方式具有一定的局限性，文职人员档案分类方式需要结合标准，向兄弟院校先进单位看齐。在现阶段成果基础上，如何进一步提升文职人员档案管理的效能和提高档案工作信息化水平，将成为今后开展工作的重要课题。我主要有以下几点思考和建议：

（一）建立明确规范的档案分类标准体系。文职人员的工作档案主要有招录聘用、考核评价、专业技术资格评定、职务任免、岗位等级调整、教育培训、待遇保障、奖励处分、续聘竞聘、辞职辞退、解聘退休等内容。随着相关政策条例的完善和文职人员队伍的不断壮大，档案材料之间的共性和个性将得到进一步显现，文职人员的档案分类标准体系也将逐步完善。因此，全体同仁将继续秉持“档案管理无小事”的审慎心态，不断探索更加全面的文职人员档案分类标准体系，结合实际情况编制本级《文职人员档案归档范围表》和档案信息密级分级制度，开拓档案管理新局面。

（二）深入开展档案鉴定和分析等研究工作。随着改革的推进和优秀人才的补充，档案信息资源的开发程度直接决定了档案室服务效能水平。为了更好地发挥文职人员档案的潜在价值，档案管理工作的重心应逐渐从收集、整理转移到分析和鉴定中来。根据学校在党代会提出的改革发展目标，档案室将依托智慧校园建设智慧型档案室，真正挖掘人事档案信息资源的内在价值。

（三）推动档案信息化建设稳步发展。当前，档案工作正在经历“从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管档案实体到管档案数据，从手工操作到信息化智能化操作，从档案资源分散利用到联网共享的变革过程”。纸质资源数字化建设不但可以有效地维护个人信息的安全，完成双套制向单轨制的历史性转变，还能最大限度地满足军队单位之间沟通交流的需求。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确提出“完善档案治理体系，提升档案治理能力”指导思想，这也对我们实现以信息化为核心的服务方式提出了新的要求。

档案管理者作为第一手原始资料的接触者，不仅负有妥善保管的责任，更应该积极运用新技术不断探索互联网、大数据、区块链、人工智能与档案管理的融合，通过信息化推动治理能力的现代化，从而真正建立健全覆盖全校的档案资源体系。

（四）切实提高档案服务意识。在档案利用过程中，档案室管理人员应严格遵守《中国人民解放军保密守则》，以各项保密检查和评比工作为契机，切实维护好文职人员的信息安全工作。档案管理者应站在军队档案工作体系建设的高度，树立“大档案”思维，推动档案资源在各级系统共建共享，真正做到以档案管理的工作成效促使“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展”。