基于智慧医院的电子文件管理模式探析

文/阜新市精神病防治院 殷小龙

医院的智慧档案是近年来兴起的全新档案管理模式，主要是利用大数据、云计算、物联网等全新的技术模式，对患者的数据信息进行系统整合，实现医疗体系的不断优化。智慧档案符合时代发展的趋势,值得研究推广。

一、遵循文件生命周期理论和文件连续体理论

文件生命周期模式和文件连续体模式是美国Philip C. Bantin 提出的。其主要内容是以设计、形成和维护三个基本阶段作为电子文件的生命周期，同时认为，前端控制是电子文件管理的基本原则，为了保证电子文件的真实可靠，在它形成之前要提前介入，将电子文件纳入科学化精细化的档案信息管理协同系统。这两种模式是现代档案管理的重要支撑，它作为现代档案管理研究和发展的理论来源，为我国医院电子文件的管理提供参考价值和借鉴意义。

二、基于“智慧医院”的电子文件采集、管理及利用业务流程

医院的电子档案工作能否胜任传统档案的各项工作，全面实现电子文件自动化操作，即各项电子文件业务工作和职能工作能否最大限度地实现在线化和网络化是制约医院智慧档案建设的瓶颈问题。智慧医院平台的构建为医院电子文件档案信息系统的整合带来了机遇和挑战，如何将档案管理软件和智慧医院的管理平台协同融合统一，其中涉及电子档案的收集、整理、归档、档案检索利用服务以及后期运营维护管理系统，只有将电子文件的管理纳入统一而标准的“智慧”平台中才能使档案管理者和用户实现医院档案信息资源的共建共享，这是摆在医院档案管理者面前的难题。

建设一套适合医院的档案管理集成信息系统，其功能包括电子档案材料采集、整理、归档接收、电子入库、保管统计、查询和利用、借阅、鉴定以及销毁等电子档案工作管理平台的一体化过程，并将管理平台与智慧医院的平台无缝对接，实现对档案资源的集成管理。

（一）电子文件采集。可以依托智慧医院的“云”系统对电子文件进行增量采集和实时采集，由此改变传统的归档方式，从固定时间采集转为系统自动采集方式，采集后系统进行自动整合，解决了现有数据采集系统的效率低、实时性差的技术问题。

（二）电子文件整理。电子文件档案整理模式从传统的手工抄写编目变成系统逻辑整理方式，电子文件的整理可以“群”为单位，打造数据群和数据库。比如，可以将内容相同、主题相同、领域相同的医疗档案信息资源集中统一处理，形成各自独立的群。

图1 医院电子文件业务流程图

（三）电子文件归档。归档模块对初步封装的电子文件进行元数据摘录、自动分类归档、数据入库等。同时医院档案部门可以设置各个归档部门的使用权限，各归档部门可以根据管理员赋予的权限完成年度归档任务，同时，可以把用户的需求和使用等级分类，之后进行权限掌控，当用户对信息资源访问时需要输入相关权限。

（四）电子文件利用。电子文件管理的最终目的和最终归宿是整合电子档案信息资源，为利用者提供精准化、高效化的“一站式”利用服务。档案信息资源获取的多样性，通过信息技术手段打通数据间隔，所有的电子档案均以利用者的需求为导向，使电子档案得到最大化使用。医院档案部门及时获得需求者利用的反馈，建立更加友好、有效的交互模式。“你来我找”的档案工作模式已经无法适应现代医院档案信息的传播、利用，无论是档案用户还是档案管理者都更加崇尚高效快捷多样化的服务方式。而医院电子档案馆藏档案信息资源共建、共享、整合可以在一定程度上满足这一需求。将建立的医院档案信息资源数据库系统嵌入云技术、区块链等融合系统，打通信息壁垒，实现馆藏档案信息资源和动态信息的共享。

三、构建智慧医院的电子文件一体化管理模式的保障策略

（一）加大政策引导，夯实制度保证。首先，智慧医院背景下的电子文件管理是一项长期而系统的工程，要处理好诸多方面的因素，其中政策引导是关键，领导要将档案管理工作提升到工作日程，档案部门提前干预和介入电子档案的业务流程，构建科学的档案管理指标和评价体系，医院应当遵照《电子文件归档与电子档案管理规范》等规章制度量身定制适合本单位的管理制度，充分发挥医院档案部门的监督作用，逐步实现标准化和制度化。其次，要求成立医院档案管理监督领导小组，将医院档案管理与年终绩效考核、评奖评优挂钩，不定期不定时地进行监督。由监督领导小组对医院档案管理过程中出现的突发事件，做好应急预案，保证档案管理工作有序进行。

（二）严控风险体系，维护安全管理。电子文件的安全主要包括物理安全和内容逻辑的安全。为了确保电子文件的信息安全，必须严控风险体系。首先，在云计算等信息技术的环境中，保证电子文件的可识别和可处理。其次，电子文件从原来的档案管理系统转移到新的医院管理信息系统上，而新旧信息系统要相互兼容，把好电子文件的接口入口关，切实保障电子文件的原始性、真实性和可靠性。最后，技术策略方面。第一，智慧医院背景下，需要设置用户的权限和用户的等级，在进行档案信息资源访问时候需要输入正确的登录信息方可进入。比如，可以通过PMI（特权管理基础设施）来授予管理权，用户在云端根据设置好的真实信息进行档案信息查询和利用；如果是从事档案数据维护的用户，也有自己的相关权限，只有申请管理员同意后方可进行后台的数据维护、数据升级和数据备份。第二，可以建立数字签名或者公钥加密的PKI平台，这样能确保医院的电子档案信息资源传输中的安全性，使各个部门在云系统中加密和数字签名完成到位，网络运行环境更加安全。

（三）前端控制，提高电子文件的证据力。特里库克是加拿大著名的档案学家，他曾指出：“在电子环境中，倘若档案管理员不提前干涉文件的形成和保管过程，文件有可能就失去其真实面貌，或至少不可能被鉴定、保存、编目和提供利用。”因此，智慧医院背景下的电子文件管理也提倡前端控制原则，其含义即是在电子文件形成初期提前干预管控，利用电子档案信息管理系统设置电子文件元数据，掌握元数据的形成过程和形成背景以及功能，确保电子文件信息真实、安全、可靠。例如，电子文件由于在网络系统中运行，它具有较强的流动性和不确定性，这导致电子文件极容易被删除或篡改，如果在系统生成之前就进行控制，确定电子文件的归档范围、收集时间等，并做好权限管理，身份验证识别等控制，那么就能保证电子文件发挥其使用效力。

（四）以人为本，提供高效多元化服务。首先，医院档案工作者的知识结构比较单一，有些医院尚未配备专职档案员，而是由办公室人员兼职管理，或者缺少计算机+档案专业的复合型人才，面临电子文件技术含量和责任风险的不断加大。智慧医院构建中嵌入的云计算、大数据和区块链等新型信息技术，不能要求档案人员全部掌握其开发过程，但要求档案人员懂得其运行原理，能够及时地在开发和使用过程中提出需求，提高电子档案信息安全的快速处理能力。只有不断地提高档案人才梯队素质，鼓励和调动档案工作者的积极性，提高档案从业者的归属感和幸福感，才能推动医院电子档案现代化进程。另外，医院的档案管理者要有大局意识，提高思想站位，树立服务意识和创新意识，主动为用户提供多元化、个性化的档案信息资源，变“坐等上门”被动服务为主动服务，满足用户的多样化档案信息资源需求，树立“以人为本、用户至上”的服务观念，不断调整服务方式与策略，促进医院事业健康稳步发展。

四、结语

通过上述相关论述，我们只有明确医院电子档案的业务管理流程、电子文件管理方式，深刻剖析基于智慧医院视域下的电子文件管理还存在资金、制度、法律、人才等诸多问题，及时规避数字档案信息安全的风险因素，加以避免和解决，才能使医院的电子文件管理更加高效、规范化，才能为医疗事业的发展提供有力的保障。