加强医院病案室信息化管理的方法及措施研究

朱玉萍

（山西省平定县人民医院，山西 平定）

0 引言

有效的病案室管理对于整合病例信息、提高医院的工作效率具有重要意义，但是由于医院的病案室管理涉及到多个科室，流程繁复，在进行整理的过程中极易出现遗漏或者偏差，对于整理人员的整理汇编能力也有很高的要求，一旦其中的某个环节出现漏洞就会严重影响病案室的管控质量[1]。信息化的管理方法则有效解决了上述问题，通过对病案室资料进行大数据分析归类管理，不仅能够提高管理的效率，同时简便了提取资料的途径，显著提高工作效率。本文通过分析医院病案室管理的重要性及不足之处，给出信息化管理的方法和措施，以期医院能够构建完善的病案室信息化管理制度。

1 医院病案室信息化管理的重要性

随着信息化社会的不断发展，信息化管理渗透到社会的各行各业，医院也不例外，尤其针对医院病案室，繁多的病案信息资料，不使用信息化管理，则需要耗费大量的人力物力来整理汇编这些病案信息，查找相关病案资料的过程也十分繁琐且费时，使得医院日常工作效率下降。而信息化管理，能够用较少的人力物力，较为快速地将所有的病案资料整理汇编，同时具有易于查找、存档、不易丢失等诸多优点，因此，对于医院病案室实施信息化管理对于医院的管理工作是必不可少的[2]。

2 医院病案室信息化管理的缺点

2.1 管理制度陈旧，管理人员专业素养参差不齐

很多医院虽然实行了病案室信息化管理，但并没有同步更新管理制度，没有针对信息化管理制定相应的制度，使得医护人员缺乏相应的管理意识，例如非信息化管理时代病案室是由专人看守的，查找借阅病案资料也需要经过一系列手续，但实行信息化管理后，病案室无人看守，供查阅病案资料使用的计算机可以任意使用，这导致非医院人员也能够查找病案资料，极易造成患者个人隐私的泄露，甚至引发医患纠纷[3]。信息化管理要求相关管理人员熟练使用计算机，能够解决基本的网络问题，同时还具备一定的医学背景及档案管理知识。但现实是病案室的工作人员背景复杂，医学、临床、护理、计算机专业等都有，且人员流动性较强，使得日常工作中无法统一步调以提高工作效率。

2.2 缺乏硬件设施

信息化管理对于环境要求较高，不仅需要配备多台计算机及打印设备，这些机器在运作时会散发大量热量，电子设备由于静电关系容易吸附灰尘，多台设备同时运作需要安全的用电保障，这就需要一个通风散热良好、没有灰尘积聚、电力设施完善的办公环境，这些硬件设施是高效率工作的保障。但是许多医院缺乏这样的条件去配备这样的工作环境，硬件设施的缺失使得信息化管理工作无法有效推进，而原有的信息化管理方式及设备无法有效满足信息处理的需要，造成工作效率的下降。

2.3 信息化管理系统网络安全问题

病案的信息包括病人的个人信息、具体的就诊情况、治疗过程及用药明细等，属于病人和医院的重要信息，不可泄露给第三方[4]。信息化管理系统是依靠计算机和互联网搭建的，病案系统通过数据库进行存储，管理系统的安全性就显得至关重要。一般的管理系统都缺乏足够的保障措施，一旦遭遇网络攻击，极易导致病案资料的外泄，甚至还会影响其他的医疗系统，给患者及医院带来严重的影响。同时缺乏专业的人才建立有效的安保系统以防止网络入侵，这些都会导致信息化管理无法发挥其本身的优势，甚至降低工作效率。

2.4 医院负责人重视程度不够

信息化管理前期需要投入较大的人力物力，但是医院相关的负责人缺乏对病案室资料管理的重视程度，导致前期准备工作无法顺利进行，并且极易打击工作人员的信心。硬件设施设备更新的不及时，安全保障系统搭建的不完善，管理人员的素质缺失，都与医院相关负责人不够重视有直接关系，这也直接导致了信息化管理无法有效推进。

3 加强医院病案室信息化管理的方法及措施

3.1 健全管理制度，提高管理人员专业素养

更新完善管理制度，例如，病案室应该全天配备安保人员，进出需要登记。档案室的计算机全部设置密码，及时维护更新。查阅病案资料时，首先确认医院相关人员信息，并在计算机上登记使用的时间。通过诸多制度的设置以确保病案资料的安全，并且使得医院人员能够迅速查找到相关的病案资料。提高管理人员的专业素养，进行岗前培训，使得管理人员具备基本的计算机知识和维护系统的技能、档案管理的知识以及与医疗相关的法律法规和基础的医学、护理等知识，培养具备综合型能力的档案管理人才。并且吸收专业的档案管理人才，以提高病案资料的管理效率。

3.2 完善硬件设施，加大对病案室建设的投入

信息化管理对病案室具有较高的要求，完善相应的硬件设施即需要医院相关部门加大对病案室建设的投入力度，病案室应该设置在通风、容易找的环境，且室内每台计算机都应该配备单独的散热设备，配备中央空调，帮助计算机有效散热，定期进行室内的大清扫。除硬件设施外，管理模式的软件开发也同样重要，为实现信息快速收集和共享，便于检索的利用，从而有效提高病案室信息化管理工作效率[5]。

3.3 提高信息化系统的安全性

招聘专门的网络安全人才，开设专线，建设单独的防腐网络，对患者病案进行等级加密[6]。提高医护人员的安全意识，在使用信息系统中应严格遵守规章制度，避免不当操作引起的系统性问题。

3.4 强化医院整体的档案管理意识

医护人员及病案室管理人员都应该具备足够的档案管理意识，通过各种宣传手段、演讲使医院整体深刻意识到档案管理工作的重要性和价值，并对信息化管理模式进行深入的讲解[7]。档案管理人员也应该摒弃陈旧的管理思想，学习信息化管理下的新管理方式及管理意识。医院相关负责人也需要加强对病案室的认知，意识到有效的病案室管理系统对于提升医院的整体服务质量、提高工作效率是具有重要作用的，重视对信息化系统的建设。

4 结语

病案数量的急剧增加给病案的管理工作带来了新的挑战，利用信息化管理的方式对于解决传统管理手段的缺陷作用显著，同时许多大型医院的信息化管理在远程医疗、患者跟踪治疗、科研的方面获得了广泛的应用[8]。通过对医院病案室信息化管理的重要性及缺点进行分析，针对档案管理制度的完善、管理人员专业素养的提升、硬件设备的升级及信息系统的安全维护方面给出了相应的建议，希望实现高效的病案室信息化管理。