基于任务流程构建智慧校园质量管控平台的探索——以江苏医药职业学院智慧校园建设为例

江朝兵，朱子卿

(江苏医药职业学院信息中心，江苏 盐城 224005 )

随着信息化技术的不断更新，信息系统从单机平台到网络平台再到网络大数据，事务工作从过去纸质模式，全面走向一站式办事大厅服务模式，规范了标准化办事流程，节省了大量时间，提高了办事效率和质量，相对来说，学校内部质量管理信息化滞后于业务应用软件，为此，教育部教职成司函〔2015〕168号文《关于印发<高等职业院校内部质量保证体系诊断与改进指导方案(试行)>启动相关工作的通知》中，明确提出“引导和促进高职院校不断完善内部质量保证体系建设、提升内部质量保证工作成效，持续提高人才培养质量”。江苏医药职业技术学院在智慧校园建设过程中，借鉴办事大厅事务流程微应用模式，规划以任务流程微管理，形成学校不同层面管理流程，实现自我诊断和改进，提升管理水平和人才培养质量。

一、质量管控平台建设的难点现状

高校信息化进行已全方位铺开，三大平台、办事大厅、大数据、物联网等项目建设，使信息化、智能化逐步深入到师生在校的各个方面，高校为师生服务的本领、方法越来越信息化、高效化，但高校内部质量管理体系与ISO9001要求还有差距，需进一步提高和改进。

(一) 高校内部质量管理体系需有待进一步完善

国际标准化组织ISO9001质量管理体系，主要是针对企业内部产品生产特点、规模等，为确保和提高产品质量、服务等而实施的一套行之有效的全面质量管理体系。ISO9001是很多企业实践证明了的一套行之有效的全面质量管理体系，相较于ISO9001，高校内部质量管理完备性、质量管理体系中可行性、动态纠正和自我改进等方面存在明显的差距。差距一：高校现有质量管理体系有待进一步完备。各高校自身所处的行业性质、管理模式等存在差异性，对规章制度重视程度也不同，存在管理常态化而没有形成规范。随着信息化程度不断推进，教学、科研、服务等模式不断改进，校企合作、厂中校、校中厂等新的模式不断出现，高校管理规范也应随之不断改进，以适应信息化管理需要。差距二：高校现有质量管理体系可行性有待进一步提升。各高校在内部质量管理上都有相应的规章制度，但并不是所有的规章制度都可形成标准化管理流程，规章制度需进一步量化、流程化，使之成为可依的执行依据。差距三:高校质量管理体系的动态纠正和自我改进不够。客观上讲，高校内部质量管理不像企业产品，流程具有标准化，存在错误可以很明显地被检查出来，可以通过规范动作来纠正，能通过自我不断学习提高来改进。高校内部教学、服务和管理过程中动态纠正没有形成体系、没有全面规范化，不少的自我纠正是自我认识到后进行的改进，没有行成规范化、标准化的管理模式，有待进一步完善。

(二) 高校缺少内部综合质量管理体系平台

目前，高校内部质量管理主要是通过信息化平台来体现管理效率。高校内部质量管理体系平台包含的内容很广，既包含各部门的应用软件，也包含学校三大平台及学校大数据平台，更需要全校性的内部质量管理平台。各部门应用软件，如教务、学工、人事、图书、一卡通、办事大厅、校园网等系统都一直在为师生服务，体现了服务水平和效率，但各软件服务程度，服务质量如何，学校没有平台进行全面掌控，对存在问题提出改进措施和限时整改。高校内部综合质量管理体系平台应体现各部门工作情况、工作质量及阶段完成情况，并能给出工作存在问题情况及改进措施等信息，涉及的面广、量大，需要根据自身情况，规划、设计、开发的专用信息化平台。

(三) 高校信息化基础和综合质量管理素养有待提高

要实现内部综合质量管理体系平台，学校信息化基础设施是保障，既要有万兆、十万兆的校内主干网络，又要有满足教学应用、生活服务、业务管理等平台支撑，这方面本科院校走在高职院校的前面；另一方面综合质量管理素养有待提高，质量管理涉及到师生工作、科研、生活、服务等方方面面，需实现透明化、可视化。综合质量管理素养需要学校做好思想工作、宣传工作、培训工作，提高质量管理素质。

二、基于质量管控的微任务流程管理模型构思

利用信息化建设统一质量管理和监控平台是实现工作过程质量的管理和监督最可行的方法，既方便工作人员自我管理、自我改进，又方便领导了解、把握整体工作进展。根据教育部教职成司函〔2015〕168号文件精神，江苏医药职业学院以不同层级年度工作目标为抓手，细划目标任务，构建学校微任务流程管理模型，将工作任务进展完成规划纳入网络平台，实现过程质量节点自我检查和管控，年度考核并实施逐年循环管理。

(一) 任务流程微管理内涵

任务通常指交派的工作，担负的责任。在现代计算机中，任务也指基本工作单位的专业术语。任务流程指为完成任务目标按时间节点分阶段完成子任务目标，最终完成整个任务；微管理指以最简洁、最高效的团队管理落地实践方法。任务流程微管理将质量管控的任务以符合最简洁、最高效的管理实践方法进行疏理，使任务流程以最合理的方式推进。

(二) 任务流程微管理构思

任务流程微管理的实现，首先是确定任务；其次是在任务实施过程中按时间节点的自我诊断和改进，部门和学校质量管理监督；最后是当年任务整体完成情况及考核评价。在实际设计平台要思考各方面情况，确保任务流程在顺利执行，达到能自我诊断和改进的目标。

1.任务层次性。任务是有层次的，大到学校重点工作任务，小到每位教师、工作人员独立工作任务，都是工作任务，重点工作任务往往由基层多个子任务来完成的，因此部门的确定年度工作目标任务时，根据任务重要程度和范围，可分为校级重点工作任务、跨多部门合作工作任务、部门内条块工作任务及工作人员的工作任务。

2.任务目标的可行性和可实现性。在任务流程制订过程中，二级学院和部门的负责人起到关键层次作用，五个层面的质量诊改都是要落实到部门人员的，因此，学校既可以把全校性的重点工作，分解为部门的重点工作，也可以把部门的重点工作，提升为校级层面重点工作；由部门负责人，对上理解把握学校宏观规划，对内了解如何完成工作任务目标。

3.任务目标的时间节点。任务目标的制订，既要有年终目标，也要有分时段子目标，不同时间节点完成的阶段子任务，最终完成总任务目标；分时段节点可根据任务情况来确定，一般情况下，每个月初都是上个月完成子任务考核节点，也有任务以每二个月或每季度确定一个时间节点。

4.任务流程人员组规划。任务流程的应用和管理，要合组规划人员管理模型；既要考虑到生成的任务流程自我诊改，又要考虑到项目、部门、质控和校领导的检查和管理；既要考虑到学校部门负责人、管理人员的变化，也要考虑到每年项目任务完成和新增。在平台规划时将人员以组的模式进行管理，较好地实现了任务流程人员配置、使用和管理，人员组规划情况如图1所示。

图1 人员组规划图

5.自我诊断、改进和综合考核。质量管控的过程主要是任务责任人的自我诊断和自我改进过程，通过定节点检视任务完成情况，使学校、部门、教师、学生紧紧围绕年度工作重点、年度工作目标而努力工作，通过对照子任务目标完成情况，对存在问题找差距，加快任务进展；部门负责人和校质管部门可统揽部门情况和整个学校情况，对存在问题，督促和协助解决存在问题。

三、学校质量管控平台建设和应用初步

江苏医药职业学院质量管控平台是与学校大数据平台、办事大厅等项目同步建设的，是智慧校园建设项目的一个重要项目，现已在校级层面质量管理中使用。

(一) 组织机构保障

学校质量管控平台是学校全面质量管理建设的工程，它不仅仅是软件平台，更多的是将学校质量管理通过平台得到更好地管理和提升，面广量大，由学校校长亲自负责抓，学校将原督导办改为质量控制管理办公室(质控办)，主要工作职责为学校全面质量管理，做好质量管理整体规划，信息中心协助做好技术服务工作。

(二) 质量管控平台建设

1.平台建设。根据职教诊改[2018]25号文件的精神，聚焦五个层面的质量保证体系诊断与改进，规划了学校不同层面的质量管控体系。在平台建设过程中主要做好以下几个方面工作：一是做好后台管理功能、前台应用功能、统计分析需求；先做校级层面质量管控平台，实现诊断与改进功能，在各部门使用的基础上，再做好其它几个层面的质量保证体系模块。二是规划好任务流程微管理模型建设，实现将任务目标、任务过程子目标、预警机制、自我诊断、综合考核等都纳入到任务流程微管理中。三是做好质量管控主题库建设与数据流规划，建设以学校大数据为基础的质控应用主题库，教师、学生、学校组织架构、业务基础数据从学校大数据汲取和更新。质量管控主题库建设相应的分析统计应用，相关数据返回学校大数据。

2.质量管控平台应用情况。一是全面动员，理顺思路。为将职教诊改[2018]25号文件的精神落实到实处，学校组织多场次，请诊改专家来校做专题讲座，使大家从意识上认识诊断与改进对教师自我提升、对学校办学质量提升是至关重要的，统一了思想认识，减少了抵触情绪。二是组织实施，推广应用。为使校级层面的质量保证体系模块应用到实处，应做好以下几方面工作：首先，成立质量管理联络员小组，各部门都安排联络员，联络员就是诊断与改进平台的部门技术人员，负责本部门诊断与改进平台的管理和技术应用推广工作。其次，项目任务疏理。全校各部门将原2019年年度工作规划，转换成按项目任务方式的年度工作规划，要求按SMART原则，项目任务要求目标明确，阶段节点子目标可控、可验收，组织各部门对项目任务规划进行交流，使制订的项目任务更可行。根据各部门项目任务，疏理出校级层面重点工作、部门重点工作、部门常规工作、创新型工作等任务体系。最后，任务流程平台应用。质量管理联络员负责将部门任务流程添加到质量管控平台，各部门月底对项目任务完成情况进行填报、进行自我评价、对照阶段目标自我诊断，提出改进措施；年终，各部门对本部门各项任务完成情况进行自我评价，自我量化评分，质控部门根据任务流程执行和任务完成情况进行量化考核，确保平台起到实效。