大数据环境下企业采购审计思路

梁淑贤

（瀚蓝环境股份有限公司，广东 佛山 528200）

大数据环境下，大数据技术既能够成为企业采购审计工作的机遇，也会给企业采购审计工作带来挑战。大数据技术广泛运用的环境下，大数据技术的应用成本普遍下降，因而市场上其他企业能够较为低成本地使用大数据技术以辅助企业采购审计工作，以增强其市场竞争力，给其他企业带来发展压力。从另一个角度来看，企业利用大数据技术推动采购审计工作的创新也能够进一步增强内部控制质量水平，在市场中获得稳定发展的内部环境，逐渐培养起较强的市场竞争力。在大数据环境下，企业无法脱离大数据技术的影响而单独发展，因此必须重视大数据技术，改造采购审计方法思路，实现采购审计制度体系的现代化转型升级。

一、大数据环境下对企业采购审计工作的影响

1.采购审计数据信息发生变化

大数据背景下，数据资源成为企业组织管理的新要素。而随着企业生产经营规模的扩大，企业的采购种类和总量也发生了较大的变化。由于大数据技术的便捷以及对采购数据信息搜集渠道的拓展，越来越多细致的信息能够被搜集到。因而在进行采购审计时会面临更多的基础采购信息数据，这些基础信息一方面会提高采购审计工作的精确度，另一方面也会给采购审计工作增加难度[1]。大数据技术会根据关键词广泛地采集相关的采购信息，包括前期采购计划的制定、中期的执行和后期的总结反思的相关信息，而并非所有的采购信息数据都对审计工作有价值。因此，在采购审计数据信息发生变化的前提下，企业还需要进一步完善采购信息的筛选程序，以为采购审计工作奠定良好的基础条件。

2.采购审计的要求发生变化

采购审计工作的要求随着大数据时代的发展以及企业自身发展竞争力的要求而发生明显的变化。企业采购审计工作不再局限于对采购物品的审核、采购预算的审核、采购活动的监督和资金钱款使用状况的监督等，而是被提出了更高的要求。其中变化最为显著的是对采购审计工作提出了能够“建言献策”的新要求，即在对采购活动相关资金钱款使用情况和采购活动本身进行充分监督的基础上对应相应的问题和潜在风险提出解决的措施。采购审计从单纯的监督审计职能向监督建议职能的转变又为企业的内部审计制度和审计人员都提出了新的要求，需要企业有序地进行制度体系和工作流程的调整。

二、企业采购审计工作中存在的显著问题

1.企业采购程序不规范

当前企业采购程序比较松散，没有形成系统化的采购工作流程。在制定采购计划时，企业的采购计划制定人员没有严格按照相应的预算计划确定采购预算计划。在采购预算计划制定不够精确的情况下，企业的各项采购计划执行的质量也比较低。当前部分企业仍然存在着采购随意、采购物品审核标准过于宽松的情况，采购活动没有按照采购预算计划严格执行而是按照企业生产经营的需要随时进行采购，因而导致企业采购活动不甚规范。习惯性的按需采购导致企业长期缺乏规范化的采购程序，采购预算计划形同虚设，形式主义的预算计划导致不必要的采购资金浪费严重，采购计划执行力度不够。在对采购的物品进行审核时，企业的采购审计人员也没有严格按照审计程序走，因此采购预算计划的执行精确度比较低，这是企业采购审计工作中存在的比较显著的问题。

2.采购和审计职能没有实现独立

大部分企业的采购审计职能没有能够独立出来，为了节约人力资本和企业内部管理资源，有部分企业将采购职能和审计职能挂靠在同一个岗位上，造成的情况就是采购人员既能够开展采购活动，又能够对自身的采购活动进行监督审计。而这种职能集中的形式并不利于企业内部管理效率的提高，反而容易出现所谓监守自盗的情况，严重制约企业的采购审计质量。在采购过程中，企业采购审计人员需要对企业采购工作进行全过程的监督审计，而采购和审计职能之间没有实现独立，会导致全过程的监督审计效力被极大地压缩，审计工作发挥效用的空间被负责采购工作的人员占领，从而难以对采购活动的资金使用情况进行有效审计和采购物品进行标准化审核。

3.对供应商的审计工作不全面

当前企业多元化的分散化经营要求企业建立起多元化的供应商体系，以保证供应源的稳定和安全。而采购对象的多元化也给采购审计工作带来了直接的压力。供应商数量的增多要求企业对更多采购对象进行审计，但是有限的审计资源给企业扩大的审计内容带来了困难，因此部分企业存在着对供应商审计工作范围过窄、深度过浅的问题。由于供应商数量的增加，为了减轻采购审计工作的压力，企业采购审计人员在实际的审计工作中会依赖于以往习惯性的经验来代替采购审计结果。这种经验性的工作习惯通常会导致企业采购审计人员在对采购物品进行审核时，会因为以往的审计结果忽略对现在同一供应商产品的审核，而认为相应的产品仍然达到以往的标准，从而可能导致采购的东西质量不达标，使用的采购资金不足以采购相应质量的产品。由此可见，对供应商审计工作的片面化会给企业正常的生产经营活动带来消极的影响，应当进行针对性的创新调整。

三、创新大数据环境下企业采购审计的思路办法

1.建立全覆盖的全过程信息化采购审计平台

在大数据环境下企业采购审计的新思路应当立足于企业生产经营管理的全局，统筹全局，建立起全覆盖全过程的信息化采购审计平台，以尽可能将采购活动的各个环节纳入信息化审计工作中。建立全覆盖全过程的采购审计平台要明确采购工作各个流程环节的主要设计内容，将采购计划的制定、执行以及总结的各个流程纳入严格的审计工作中。企业要淘汰传统的以人力为主的审计工作模式，利用信息化技术手段，构建以大数据技术为主体的审计数据分析平台，将企业采购活动的相关信息数据全部上传到数据分析平台上，以供审计人员随时审查和核算审计[2]。企业要健全相关的信息化制度建设，确保信息化技术和系统能够成为具有企业普遍认可度的组织管理资源，运用大数据信息系统和技术进行采购审计的工作最终结果具有效力，能够成为采购审计工作的最终报告。

在此基础上，企业的采购审计人员再在大数据信息化管理系统和数据分析平台上开展相关的审计工作。企业要从采购预算计划制定之初到采购活动结束覆盖全面的大数据系统，将采购的各个环节作为端口与大数据网络的各个端口连接在一起，以确保企业采购审计人员能够掌握企业采购的整体情况。通过以信息化和电算化的采购审计技术手段代替传统的以人力资源为主的审计方式能够极大程度上解放人力资源，提高采购审计工作的专业化水平。企业要完善相应的规章制度，确保信息化审计报表和纸质审计报表具有同等的法律效力，能够作为其他部门针对性调整相关采购活动的指导意见。企业采购审计工作的全过程数据分析平台要有较先进的数据技术支持，能够较为高速地运转，以保证审计工作的效率水平。

2.建立起数据分析系统精准定位审计问题

评价采购审计工作质量的一个重要标准是发现和排查的采购问题是否具及时，是否能够将问题控制在可控的范围内不至于造成更为严重的后果。而要进一步提高审计工作的质量，就必须立足于问题的精准定位和及时发现，借着大数据技术的东风构建审计数据分析模型，以系统精准地定位相关的审计问题。构建采购审计数据分析模型可以从两个角度来构建，分别是从企业审计的总体目标和内容来看建立起总体的审计数据分析模型以及从企业采购审计的个体案例来看构建个体的审计数据分析模型[3]。为了确保企业采购审计工作的总体质量，企业管理者应当联合审计人员优先构造其总体数据分析模型，以把控全局，避免出现系统性的大风险。企业可以通过构建大数据分析模型，利用分析比较法，按照相应的标准对比各个月度或者季度企业采购的情况。比如说，采购审计人员可以同向对比一年内十二个月不同月份在同一个供应商处采购的同一类物品的质量高低和价格涨幅，以此来分析比较十二个月的大致采购情况是否有疑点。对于存在数据明显有差别的地方，审计人员应当进行深入分析和挖掘，以精准地定位相关的可疑问题，为相关审计问题的及时有效解决奠定基础。

3.规范企业的采购程序和审计工作

由于当前采购程序和审计工作过于松散，导致其无法有效地发挥其管控职能，而部分企业采购职能和审计职能的统一也导致采购审计工作不能高效地开展。因此，企业应当进一步规范采购程序和审计工作，建立健全相应的规章制度，落实权责发生制，保证一岗对一职，一职对一人，以确保采购工作和审计工作的独立性。企业管理者要讲采购职能和审计职能明确地独立开来，完善各自的工作机制和运行体系，以确保采购程序和审计工作各自的质量。针对不同的采购阶段，企业管理者要提出不同的审计要求，建立重点各有偏向的具有差异性的采购审计工作制度体系[4]。企业可以将采购审计工作分为三个阶段，分别是采购预算计划的制定阶段、采购计划的执行阶段、采购计划的完成和采购活动的收尾结束阶段。不同的审计阶段的审计要求各有差别，监督审核的重点也有一定得差异。在采购预算计划的制定阶段，采购审计人员要关注预算计划的编制是否和实际需求相符，避免出现预算资金超出实际需求一大段的不合理情况。而在预算计划的执行阶段，采购审计人员要以落实监督职能为主，监督采购人员的各项经济活动，避免在采购过程中出现公款私用或者中饱私囊的情况，以确保采购计划执行的有效性。在采购活动收尾和结束的阶段，采购审计人员的重点在整体问题的分析和总结以及提出建议的职能上，以总结采购审计经验，获得更加科学的审计理论指导。

4.创新企业采购审计技术手段，引用先进大数据技术

既然传统的采购审计手段已经无法满足大数据环境下企业采购审计的要求，那么企业就应当主动转变采购审计的思维模式，应用先进的大数据技术，以全面提高企业采购审计工作的精准度。随着大数据技术的发展，运用大数据技术对企业采购的经济行为进行审计已经有很多比较成熟的能够直接应用的技术手段，而到底选择具有哪种优势的采购审计技术手段还需要视实际情况而定。具体来看，企业的管理者应当结合企业采购审计人员意见去选择创新技术手段，应当根据企业采购活动的复杂度和规模以及采购审计人员工作的习惯和真实需求来选择。不同的大数据技术手段拥有不同的优势，因此需要在认识到其优势的基础上合理地进行技术手段的选择[5]。这里主要探讨两个比较有价值的数据技术手段，分别是多维数据分析和数据挖掘。

多维数据分析能够从多个维度对相关的信息数据继续核算和处理，能够为企业采购审计人员从多角度对采购经济活动进行监督审核提供技术支持。企业的采购审计人员可以将用以审计的相关采购信息数据输入数据库系统中，通过设置对应的维度和度量价值对采购信息数据进行切片、切块等操作，同时完成将大量数据细化分析以及将分散化信息集中处理的工作，并且通过复杂的计算机算法为支撑的大数据分析得出直观的采购信息数据审计结果，以帮助企业采购审计更好地分析问题，提出相关建议。而利用多维数据分析适合分散化管理经营已经比较成熟的企业，能够同时对多种信息数据进行分析和处理，节约审计资源和时间，促进采购审计资源的优化配置和合理使用。

数据挖掘是帮助企业采购审计人员从海量的市场信息数据和采购经济信息数据中挖掘和搜集真正对审计工作有价值的部分。通过数据挖掘，企业采购审计人员能够直接运用有价值的信息数据进行分析处理，减少因为良莠不齐的信息数据混杂而带来的审计风险。采购规模较大，采购信息数据繁杂且总量较大的企业可以建立起挖掘型分析方式，利用数据仓库和数据挖掘工具实现更高效率的审计分析。企业的采购审计人员通过异化处理将不必要的、低质量的采购信息数据和有效高质量的采购信息数据区分开来，利用其分类效果构建多元化的数据库，以全面提高采购审计工作的质量。此外，通过数据挖掘还可以深入挖掘被审计人员忽视的相关信息数据，挖掘出隐藏的有价值的信息数据或者是潜在风险，定期整理和分析总结深度挖掘的信息资源，排查相关风险隐患。

5.增强采购审计工作建言献策的职能效力

现代化的审计工作不应当只局限在监督职能，还应当具备提出建议和对应地解决问题的能力。因此，企业应当进一步增强采购审计工作建言献策的职能效力，给予审计部门一定的职权，使其建议更加具有价值和贯彻落实的效力[6]。审计部门能够直观地挖掘和发现采购活动中的问题，对相关问题的见解也更加深入透彻。因此，审计人员提出的相关建议更加贴近采购活动中真实存在的问题，具有可行性。企业管理者要给予审计部门建议职能，下放其一定的经济决策职能，完善审计工作的相关流程，延长其工作职能线，确保采购审计人员在完成数据审核和采购活动监督职能后还能够进一步提出相关问题和解决建议。企业管理者要增强对采购审计部门的重视程度，将审计部门的建议作为解决相关问题的主要参考。此外，企业还要给予采购审计部门在不要时刻的强制执行职能，在必要时刻及时地对应问题落实相关的解决措施，避免问题进一步扩大，引发更难以估量的后果。

四、结语

大数据环境下，企业要从多个方面提高采购审计工作的质量和效率，企业要提高审计工作的监督管理职能效力，对企业采购计划制定和采购活动等实施全方位全过程的监督和管控。企业要立足于大数据环境，正视大数据技术在企业采购审计工作中能够产生的积极效用，用先进的大数据技术改造落后的采购审计工具和方式方法，以提升企业的采购升级效率和质量。在这个大数据应用趋势进一步加强的大数据时代，大数据的发展是必然趋势，避无可避，而企业采购审计工作质量要求的提升也是企业发展的必然要求。因此，企业应当将具体的采购审计思路问题落实到实践中，寻找切实可行的新思路，以解决无法顺应大数据时代发展的传统采购审计工作习惯问题，为企业的发展壮大奠定坚实的审计基础。