国有企业办公室的管理

文｜刘瀚琳 林浩然

办公室管理是国有企业内部管理中尤为重要的一项工作，其在促进国有企业内部有序有效运转，提高国有企业内部管理水平方面，发挥着重要的作用。

新时期背景下，国有企业的内外部环境都发生了巨大的变化，为了更好地适应经济社会发展新常态，国有企业就必须加强创新和改革，而其中加强对办公室管理的创新也尤为重要。重视对办公室管理的创新、优化，能够更好地推动国有企业改革，帮助国有企业更好地满足新形势要求，这对促进国有企业良好发展具有重要的意义。而就实际来看，目前很多国有企业的办公室管理工作现状都不算理想，存在一定的问题亟待改进。

一、办公室管理概述及其重要意义

办公室是国有企业的中心点，是国有企业日常工作运行和决策的重要执行部门，其对国有企业的内部运转与发展有着至关重要的作用。办公室工作具有繁杂、系统、量大的特点，所以为了保证办公室工作的有序有效开展，就必须加强对办公室的有效管理。办公室管理是国有企业内部管理中重要的组成部分，是对办公室工作进行组织、统筹、安排、管理、监督的一项工作，目的是促进办公室各项工作的高效开展，为国有企业良好发展打下坚实基础。国有企业办公室管理工作所涉及的范围非常广泛，如包括对国有企业人力资源的分配与管理、对国有企业成本的管理与控制、对各项政务工作的综合协调、组织安排国有企业政治学习、开展日常党建宣传工作等。

对于国有企业而言，办公室管理所发挥的作用尤为重要。首先，科学合理的办公室管理工作，可以保证国有企业内部工作的正常运行。办公室管理包括对各种工作情况的反应、通讯、执行等，这对促进各项工作的有效开展具有重要的意义。其次，科学合理的办公室管理工作还可以促进国有企业各部门协调运作。办公室管理工作强调从国有企业整体出发，作为促进各部门协调运转的润滑剂，切实做好各个部门之间的沟通、交流工作，为各个部门工作的有效开展提供服务，进而也就可以保证各个部门在有效的协调下，高效完成工作。基于此，国有企业在发展过程中，就必须提高对办公室管理的重视，并且要采取有效的策略，从而提高办公室管理水平。

二、国有企业办公室管理现状分析

（一）管理制度缺乏创新

在经济新常态下，国有企业内外部环境都发生了较大的变化，该阶段，若国有企业的办公室管理制度没有进行相应创新，那么就会直接影响到办公室管理工作的开展，以及导致办公室管理工作无法满足国有企业发展所需。而就实际来看，目前，很多国有企业的办公室管理制度，都还是沿用早期的制度体系，或者照搬其他企业的管理制度，以至于办公室管理制度存在不完善、不适用、不合理的情况，这必然会影响到办公室的管理质量和效率。

（二）办公室管理模式落后

国有企业办公室管理工作具有杂乱、量大、繁琐的特点，这就对办公室管理工作提出了更高的要求。信息时代为国有企业办公室管理工作提供了新的机遇，如利用信息化技术开展管理工作，更有利于提高管理质量和效率。但是，目前国有企业办公室管理的信息化程度还比较低，主要还是依赖于传统工作模式开展管理工作。办公室管理传统模式即依赖于人力，完成各项复杂、琐碎的工作，无法满足现代国有企业办公室管理需求，从而影响了办公室管理质量和效率。

（三）工作人员整体素质有待提升

办公室管理人员其整体素质的高低与办公室管理工作质量的高低有直接的关系，所以提高办公室管理人员综合素质十分重要。但是就实际来看，很多国有企业的办公室管理人员都是由其他行政岗位转岗而来，还有很多管理人员没有经过系统培训就直接上岗。办公室管理人员整体素质水平不高，导致整体工作质量和效率也不算理想。

三、国有企业办公室管理策略

（一）创新管理制度

科学合理的办公室管理制度在国有企业办公室管理工作中，所发挥的作用是十分重要的，所以为了提高办公室管理水平，加强对管理制度的创新也显得十分重要。目前国有企业办公室管理制度还存在较多的问题，这就需要国有企业在创新管理制度时，基于当前管理制度现状及办公室管理需求进行创新。办公室管理制度中，岗位工作职责不明确问题，需要通过清晰明确各岗位工作职责来解决。

比如，国有企业应该结合办公室管理工作繁琐、复杂的特点，明确各个岗位的职责、范畴、内容、流程、要求，同时对各个岗位的人员采取严格的责任制度。这样可以避免出现相互推诿的情况，进而保证办公室管理工作整体效果。办公室管理制度服务性较低的问题，则需要通过提高管理制度服务性来解决。国有企业在保证管理制度约束作用的基础上，要充分突出管理制度的适用性，保证管理制度能够为办公室管理工作服务。

比如，要优化办公室管理工作流程，细化办公室管理内容，统一完善办公室运行机制，明确日常考核机制等。作为办公室管理人员，还需要具备一定的开拓性，能够基于办公室管理需求提出科学、有效的管理策略和方案。只有这样才能够真正优化和完善办公室管理的服务性，进而在制度的约束、支持、推动下，更好地保证管理水平。

（二）强化办公室管理信息化建设

新时代背景下，信息化管理成为了企业各项管理工作创新的必然趋势。信息化管理与传统管理相比，通过利用各种先进的信息技术、大数据技术、网络技术，可以实现管理工作的智能化、自动化、数字化发展，这对提高整体管理水平，促进企业良好发展具有重要意义。因此，国有企业在办公室管理创新方面，要加强对管理工作的信息化建设。

首先，国有企业需要基于办公室管理工作需求，配备相应的信息化设备、技术，如计算机、电子数据库、信息化平台等，以此来为办公室管理工作的信息化发展打下基础。其次，作为办公室管理人员，要基于企业所提供的各种信息化设备、技术，来对办公室管理工作进行优化。比如可以将海量的数据、信息、资料等，统一录入到电子数据库中，利用电子数据库的大数据技术，对数据、信息、资料按照类型、时间的不同进行分类，这样可以提高信息的利用率，同时避免由于纸质管理导致信息丢失。对于办公室所有工作中产生的数据信息，都可以同步录入到电子数据库中，以数据库为基础来保存、利用、检索信息。同时办公室管理人员还可以基于信息化平台，开展线上办公室管理工作，包括利用信息化平台实时反馈、沟通各项事宜，利用信息化平台有序指导各项工作开展，利用信息化平台实现各部门、各人员之间的在线沟通等。通过强化办公室管理信息化建设，不仅可以提高办公室管理工作的整体效率，同时也可以更好地保证办公室管理质量，避免各种错误问题发生。

（三）提高工作人员整体水平

国有企业办公室管理创新策略中，提高工作人员整体水平是尤为重要的内容。目前办公室管理人员在专业水平、综合素质方面都存在参差不齐的问题，这就需要国有企业从各个方面入手，提高管理人员的整体水平。

首先，为了提高管理人员的整体水平，国有企业要制定严格的培训制度，定期组织管理人员开展与办公室管理相关的专业知识培训、管理技能培训、信息技术培训、职业道德培训等，以此来提高管理人员的专业水平和自身素养。

其次，要对办公室管理队伍进行科学调整。办公室管理工作看似简单，实则十分复杂、琐碎，且具有一定的专业性，所以相应的管理人员也应该是专业的办公室管理人员。因此，对于目前办公室管理队伍中专业水平、能力不达标者，应该进行人事调整。

最后，为了提高办公室管理队伍的整体水平，国有企业还需要加强对新型人才的引进。国有企业可以加强与高校的合作，为办公室管理队伍引进更多年轻、素质高、专业能力强的新型人才。同时国有企业还可以开放社会招聘通道，招聘更多具备丰富工作经验、具备创新意识、具备专业能力、具有信息化能力的综合型人才。在高素质、高水平人才队伍支撑下，可以更好地提高国有企业办公室管理整体水平，进而更好地促进国有企业发展。