浅析大数据时代企业档案管理转型升级及对策

詹艳辉

【摘 要】企业档案管理是服务员工和社会、承担历史传承任务的一项重要工作，但长期以来的纸质化档案和企业普遍采用的分割孤岛化管理模式，越来越不能适应新时代的要求。在互联网和大数据蓬勃发展的今天，企业档案管理必须不断改革与发展，积极利用大数据技术实现转型升级，以需求为导向、以价值挖掘为主要手段，通过档案信息化建设开发“互联网+”档案社会化服务，使全社会共享电子档案信息红利。

【关键词】大数据;高效;档案;转型升级

【中图分类号】F49 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2020）11-0228-03

“互联网+”和大数据技术深刻改变了各个行业的发展模式，在促进沟通共享、挖掘价值、提升效率方面起到了积极作用。随着国家对档案信息化的重视，各级地方政府相继建立大数据管理机构，打破数据孤岛，实现互联互通，通过整理和汇集数据并加以分析利用，产生了显著的效益。例如，上海市自贸区利用大数据技术对企业档案进行数据自动识别并量化P2P风险，有效识别高风险企业，节约了金融监管成本。企业在“互联网+”时代，应积极利用大数据技术促进档案管理的转型升级，在挖掘价值和创新服务方面起到提升企业内部管理效率的作用。

1 大数据时代企业档案管理研究现状

1.1 国内学术界研究现状

企业档案数据庞大且形式多样，能够为人事交流、人才培养、技术研发等多领域提供支持。因此，国内对企业档案改革的相关研究颇多，在大数据技术兴起后，很多学者就企业档案的大数据应用做出了很多有意义的研究和实践。卢莹莹首次系统论述了档案管理的大数据理念，提出建立“大档案”思维，充分合理地使用人事档案数据，使其在人才评估、科研团队组建等多方面发挥作用。侯英杰（2015）提出以構建档案信息服务中心为目标，提高档案的收集、服务能力与安全性。韦耀宁（2016）提出利用大数据技术推进档案管理的“价值链”，将档案从传统的采集、统计、储存等，拓展到“教学科研、行政管理、图书管理、情报分析”等与档案相关的环节。邱建国（2019）、马文广（2020）提出大数据时代档案管理改革的核心目标是价值挖掘。近几年来，学术界的研究方向转向实践应用方面，重在实践中探索档案大数据应用的具体措施。左婷婷（2019）阐述了档案管理大数据改革的精益化管理模式。李爱华（2020）、郭仲（2020）分别提出了大数据时代档案管理在电子档案、资料整合方面的应用。曹炜（2015）分析了干部人事档案管理系统的设计与实现。由此可见，利用大数据技术实施企业档案管理的转型升级已成为学术界的共识，也成为企业改革的重点工作之一。当前，研究的重点是如何应用大数据技术构建切合实际、能够产生显著价值的新型档案管理模式，为企业和社会提供个性化、社会化、价值化的档案服务。

1.2 各级政府改革实践

作为档案管理主要力量的政府部门，在档案信息化管理改革中起到领军作用。2004年，国家档案局中央档案馆发布《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》（档发〔2005〕1号），首次提出档案信息化改革。2017年，国家标准委颁布《干部人事档案数字化技术规范》，为档案管理信息化提供了技术规范。2018年，中共中央组织部办公厅印发实施《干部人事档案数字化技术规范》的通知，在全国范围内开启了人事档案数字化工作。此后，各级地方政府纷纷推动本地档案信息化改革，利用大数据促进档案管理的转型升级。其中，重庆市在档案信息化、大数据应用方面的改革最为完整，颁布了《重庆市电子文件归档与管理细则》《重庆市电子档案管理技术标准》《重庆市文书档案目录数据交换格式》《档案资料数字化标准》及《重庆市机关档案数字化规程》（见渝档发〔2005〕38号）等档案信息化建设标准规范，确保档案文献资料数字化各类数据的统一规范。福建龙岩市关于档案信息化改革具有典型创新性，颁布《关于明确纸质档案数字化工作相关技术标准的通知》，利用大数据技术率先在全市实现了各单位档案的联合管理，大大提高了档案服务的效率和范围。

2 大数据时代企业档案管理转型升级的目标和方向

2.1 挖掘和创造价值是大数据的本质作用

传统的信息管理与应用主要用于查询和决策支持，提供数据、图片、文字材料等信息，帮助组织和个人决策，例如财务、人事和市场等领域的信息采集与分析，帮助企业开展经营管理和决策。在互联网时代，随着信息体量的不断增加和信息治理能力的不断提升，信息被作为一种资产运营，在各行各业的应用场景不断地扩展，除了决策支持、提高效率等发现价值功能之外，在大数据技术的支持下，信息还具备创造价值的功能。2020年2月23日，习总书记在统筹推进新冠肺炎疫情防控和经济社会发展工作部署会议上指出：“要充分运用大数据分析等方法支撑疫情防控工作。”在此次疫情防控中，各地通过运用人工智能、大数据、云计算等技术，为疫情监测分析、病毒溯源、防控救治、资源调配提供了高效的支撑。例如，通过对个人出行轨迹的追踪与报道，及时发现高危人群，提前预警采取措施，有效防止病毒传染，在抑制疫情扩散方面起到了显著效果。这种对个人信息的采集分析和应用，对挖掘企业档案信息管理的价值、拓展其应用范围，具有很强的借鉴意义。

2.2 企业档案管理工作转型升级的目标和方向

企业档案是在企业内部管理、技术研发及相关活动中直接产生的固化信息，具有清晰、确定和完整的特点，也是直接为员工及社会相关组织和个人服务。因此，服务性和价值挖掘是企业档案管理的主要目的。在互联网高度发达的现代，档案管理的个性化服务和价值创造更为明显。然而，即使在计算机和互联网普及近30年的情况下，企业档案依然基本保留着传统的纸质化作业和企业孤立的分割管理，只能提供简单的查询、证明和材料支撑等应用，难以适应组织和个人更广泛、更深度和更灵活的需求。在2018年底召开的大数据环境下的企业档案服务创新专题研讨会上，与会人员一致认为：企业档案工作应主动应用大数据技术，在档案的工作、管理和服务上进行全方位的改革。利用大数据和互联网实现企业档案互联共享，积极、主动地挖掘和创造档案的价值，主动满足用户多样化、个性化和高质量的档案服务需求。

3 大数据时代企业档案管理转型升级模式

3.1 转型升级方向：以需求为导向开发企业档案个性化服务

传统企业档案管理，是一种简单的资料采集与储存工作，仅提供查询、证明和材料支撑等服务，内容单调、价值不高。在大数据时代，通过利用云库、云计算、互联共享等技术，能提供传统模式下无法实现的服务，满足组织和个人多样化的需求。此外，大数据还可以创造新的需求，拓宽服务边界。例如，大型企业的档案信息化，对用户检索访问规律和关注领域进行分析和预判，在此基础上个性化地推送相关电子档案信息，有效满足了员工需求。天津某大型国有企业基于员工档案，开发了返津人员信息登记系统，并建立交通流预测模型，编制员工出行和返校分析报告，为当地交通运力调度提供支持。

3.2 转型升级模式：“互联网+”档案社会化服务

在互联网和大数据技术飞速发展的新时代，企业档案的管理改革要打破各单位分割的局面，通过“互联网+”将全国企业档案联合起来，并通过大数据分析技术提供服务，实现企业的档案“互联共享、价值挖掘、主动服务”，更好地满足社会各界和个人对企业档案越来越多样化和高质量的需求。

如图1所示，通过价值挖掘和需求导向构建全国企业档案云平台，打破条块分割实现互联共享，建立数字档案馆、智能服务系统和校务服务中心等，为政府、企业、企业和员工等社会各界组织和个人等众多需求者主动提供具有更高价值的个性化服务。

3.3 转型升级的紧迫任务：档案信息化建设

互联网和大数据推动了企业档案信息从传统的纯纸质或纯电子档案，向电子版与纸质版并存的多元化方向发展。然而，当前绝大多数企业依然以纸质档案为主，电子档案仅录入部分信息以便备案和查询，这与当前档案管理高科技、智能化及便捷化的要求不符。因此，当前企业档案转型升级的迫切任务是实现档案的信息化建设，包括档案本身的信息化和管理模式的信息化，為使用者提供方便快捷的服务。2017年，福建龙岩市政府印发《关于明确档案数字化工作相关技术标准的通知》，由市政府牵头开发建设的数字档案综合管理系统，通过与各大系统间的对接，实现了各单位、各档案馆档案资源的共享和利用，为其他地方提供了很好的实践参考。

4 大数据时代促进企业档案转型升级发展的措施

4.1 基础前提：基于需求和价值建立企业档案数据库

数据库技术是公认的信息资源开发、管理和服务的核心手段，建立企业档案信息化数据库，是大数据时代档案管理转型升级的首要措施。2016年发布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》做出明确规划：到2020年要全面实现档案资源存量数字化和增量电子化。在大数据时代企业档案的转型升级，基础和前提就是要实现档案的信息化建立整合最广泛资料的档案大数据云库，实现档案信息的互联共享。例如，广东某大型股份制企业的档案馆，开发了基于个性服务的企业档案专题数据库，彻底改革过去以纸质为主要载体的档案资源，对采集的数据按照特定专题内容分析、筛选和加工，挖掘并集合具有特定利用价值的各类档案数据，为员工提供了针对性、实用性强的专题档案信息服务。

4.2 人才保证：培养适应大数据信息化的档案管理人才

相对于传统纸质化为主的档案管理，在大数据时代信息化的企业档案工作需要一批具有现代化电子信息采集、管理、加工技能的复合型档案人才。对于大数据时代的档案管理人才，他们的主要职能不是信息的采集或将纸质档案信息化，而是需要具备敏锐的信息意识，能够挖掘档案信息中的价值，不断开发个性化的档案服务。要想培养适应大数据信息化的档案管理人才，建议从两个方面着手：一是改革我国高校档案人才培养模式，增加互联网、大数据、新媒体等一系列前沿的新课程，着重培养学生对电子档案资源的整理加工、价值挖掘、智能检索和查询、预测决策等能力，还要考虑未来发展趋势，培养一批懂得社会媒体处理、档案智能化开发与服务的人才。考虑到企业档案管理转型升级的艰巨任务，要注重培养学生的实践技能，而不是单一的理论灌输。二是加强企业档案工作者的技能培训。目前，在企业工作的档案工作人员都是按照传统要求培养的，他们适应的也是传统的档案管理模式。针对这一庞大的群体，建议企业联合相关组织开展培训，并在档案信息化建设中边培训边实践，将档案大数据技术融于知识服务中，让数字档案馆真正成为服务公众的档案馆。

4.3 制度规范：推动企业档案的全国性互联共享和社会化应用

互联共享是“互联网+”和大数据的本质特征，要充分利用大数据技术，通过云库、云计算技术，在企业档案信息化的基础上实现各企业档案数据库的互联共享，向全社会提供便捷且多样化的服务。要实现企业档案的互联共享，规范标准要先行。只有建立全国统一的档案信息化标准和共享法规等，才能推进档案资源的整合利用。例如，澳大利亚国家档案馆于2018年颁布数字化档案标准，对数字化档案做出了详细的技术标准规范，打通了互联共享的渠道，有效防止了文件信息丢失。目前，我国虽然出台了一系列旨在推动档案信息化的文件政策，但对电子档案标准规范建设远远不够。应尽快制定相关法规，打通包括企业档案在内的跨部门、跨行业、跨地区一站式电子查询和加工等应用，使全社会共享电子档案信息红利。

参 考 文 献

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