基于互联网时代下高校档案信息化管理思路研究

摘要：互联网时代，丰富的数字化信息技术成为高校革新档案管理模式、内容和方法的有力抓手，档案管理也由纸质化管理向信息化管理转变。在这种背景下，必须要创新档案管理的模式，提升档案管理实效，发挥档案资源的各种价值。文章就互联网时代下高校档案信息化管理的必要性进行分析，阐述当下信息化管理中常见的不足，提出自己的思路，旨在进一步发挥数字化信息技术在档案管理中的作用。

关键词：信息化管理;檔案;高校;互联网;思路

一、互联网时代下高校档案信息化管理的必要性

（一）节约高校档案管理成本的必然要求

一方面，高校对档案进行信息化处理，将其储存于硬盘、云储存终端或者其他数字终端，有利于减少纸质档案对物理空间的占用，解决实践中档案室空间与高校档案数量之间的矛盾问题，进而减少空间成本[1]。另一方面，互联网时代，高校许多文件形式均以数字化的形式呈现出来。推动高校档案信息化管理工作，可以缩减管理、利用环节，实现线上一站式管理与一站式服务目标，节约人力资源成本。

（二）加快高校档案利用的内在要求

档案资源作为一种重要的信息资源，对于高校具有重要的参考决策价值以及凭证价值。但是，随着高校档案资源不断增多，档案管理人员检索压力和查阅难度也随之增加。为此，必须要加快高校档案信息化建设，改进与完善高校档案管理机制，确保档案管理人员能够对档案进行线上检索，能够更好地服务于档案需求主体。除此之外，通过信息化技术对档案进行管理，能够实现档案长期保存，避免档案遭受物理、化学破坏，为后期的档案利用工作创造条件。

二、互联网时代下高校档案信息化管理存在的不足

（一）信息基础设施匮乏，导致信息化进程缓慢

档案信息化设施是档案信息化建设的基础，是快速推进档案管理工作的有力抓手。当下，部分高校档案信息化设施匮乏，软硬件环境有待优化[2]。从硬件设施角度来看，部分高校尚未配备大型光端设备、路由器、高速交换机、高性能计算机、高速扫描仪、微缩相机等硬件设备，既无法有效处理电子文件、电子图文、电子影像、电子声像，也无法对纸质档案进行数据化处理，阻碍了高校档案数据库建设的进程。从软件设施角度来看，部分高校档案管理系统的功能不完善，在档案资源检索、资源合并、格式转化、数据关联、数据共享等领域仍然存在不足，难以满足新时期档案信息化管理的要求。

（二）新型信息化技术利用率不高，档案信息化管理实效性不足

当前，部分高校对于大数据技术、云储存技术、智能算法、新媒体技术的利用率不高，档案管理模式缺乏创新。一是对大数据技术的应用不足，档案检索效率缓慢;二是对云储存技术的应用不足，档案资源仍然保存在硬盘中，保存期限、保存安全度都有待提升。三是对智能算法的应用不足，无法对电子文件、电子图文、电子影像、电子声像进行自动识别，档案智能化建设缓慢。四是对新媒体技术的应用不足，档案查询平台尚未同步至微信公众号、高校官方网站。

（三）高校档案安全管理难度大，缺乏安全管理意识

实践中，部分高校虽然加快了档案信息化建设的步伐，但缺乏安全管理意识，对信息化环境下的档案威胁缺乏正确认识[3]。一是对勒索病毒、木马程序、黑客程序、恶意插件等非法插件、非法程序的防治、查杀力度不足，网络安全问题突出，存在档案泄密、被篡改、被非法加密的风险。二是尚未将区块链、数字加密、数字签名、云加密技术应用到高校档案管理的各个环节，安全管理能力有待提升，难以适应互联网时代档案安全管理的新要求。

三、互联网时代下高校档案信息化管理思路

（一）引进并更新信息化设施，创造信息化管理条件

事实证明，只有优化档案管理环境，引进并更新档案管理软硬件设施，才能为信息化建设创造良好的条件。为此，一是要结合高校信息化建设的要求与目标，配备大型光端设备、路由器、高速交换机、高性能计算机、高速扫描仪、微缩相机等硬件设备，对现有的纸质档案以及电子类数据进行综合处理，并进行立卷归档，形成高校档案数据库。二是要完善档案管理系统的功能，提升档案资源检索效率，加快电子资源合并，做好电子文件格式转化。同时，要打通高校档案管理系统与人事管理系统、财务系统、OA办公系统、合同管理系统等数据系统的数据壁垒，实现数据关联与数据共享，避免数据重复上传、重复处理，真正实现一站式管理的目标。

（二）应用新型信息技术，提升档案信息化管理实效

一是要对大数据技术进行应用。要进一步优化深度检索的条件，实现对档案内部字节、图文的深度检索，挖掘大数据技术在数据检索中的优势。二是要充分应用云储存技术对档案资源进行存储，形成“云储存终端—档案管理系统—档案应用平台”为体系的档案管理利用体系。同时，也要应用云储存技术做好档案备份工作。三是要加快智能算法应用，通过强大的算法能力来对电子文件、电子图文、电子影像、电子声像进行自动识别，准确将不同种类的档案资源进行分类。四是要应用新媒体技术，依托于微信公众号、高校官方网站，延伸档案服务领域和服务内容，满足档案借阅主体与查阅主体的需求。

（三）注重高校档案安全管理，树立安全管理意识

高校既要坚持改革先行，充分革新档案管理模式，也需要重视档案安全管理，保障档案资源的真实性、完整性以及原始性。一是要通过防火墙、病毒查杀来有效抵制各种病毒程序，并以部门为单位配备专门的加密U盘，更安全地对档案资源进行复制、传输、管理与利用。二是要探索将区块链、数字加密、数字签名、云加密技术应用至档案管理领域，对档案资源本身进行加密，明确档案管理系统的访问权限，留存访问记录，及时发现和整改安全问题。

四、结束语

互联网时代，档案管理模式、管理内容发生变化，学界对于档案信息化的研究也逐步推进。为此，高校紧跟时代发展趋势，充分将信息技术应用至档案管理工作中，推动形成系统化、规范化、体系化的档案管理模式，建立具有特色的档案数据库。具体而言，一是要引进并更新信息化设施，创造信息化管理条件;二是要应用新型信息技术，提升档案信息化管理实效;三是要注重高校档案安全管理，树立安全管理意识。只有不断与时俱进，才能真正避免高校档案管理工作边缘化，充分挖掘并发挥档案资源价值。

参考文献

[1]高小丽.新时期在高校档案信息化建设中的问题探讨[J].云南档案，2020（08）：57-58.

[2]周杨慧.高校档案信息化管理创新发展[J].兰台内外，2020（25）：10-12.

[3]闫丽侠.数字化时代构建高校档案管理的信息化[J].黑龙江科学，2020，11（15）：110-111.

作者简介：

陈丽娟（1973年3月——），女，安徽桐城人，池州职业技术学院图文信息中心馆员，研究方向档案学。