探讨计算机信息管理的办公自动化

王晓伟

摘  要：在当下社会经济发展的过程中，计算机应用技术应用层面的渠道越来越多，计算机信息技术的应用方式和方法也越来越多。在目前，计算机管理应用越来越多地出现在企事业单位的管理过程中，文章通过对企事业经营活动的管理来探究计算机信息管理办公自动化的相关应用。

关键词：计算机信息管理;办公自动化;研究

引言

在相当一部分时间内，计算机应用技术的发展都极大促进着社会生产力的发展和科技的进步，计算机的应用已经涉足到人类生活的方方面面，在当下，关于计算机的管理和应用还存在着很多不合理的情况，需要在实际应用过程中，进一步提高计算机管理的实际应用水平和应用效率。对于企事业管理来说，计算机管理的科学性和必要性是很重要的，所以在这个层面而言，寻找计算机管理办公系统的自动化的方法至关重要。

一、计算机技术在办公自动化中的应用情况

1.1处理各种文件材料

在进行办公自动化的日程工作中，作为企事业单位，会有大数据库的链接，因此，办公自动化每天都要进行大量的办公数据的处理，办公自动化应用在计算机技术中只是进行简单的录入数据以后，计算机系统就可以按照既定好的流程对数据进行自动的处理和统计，而且能够通过图表的形式呈现出来。对于办公软件的处理是对企业日常工作很重要的一部分。企业在日常办公中会有很多文件材料需要保存，处理与发送。在传统的层面进行纸质化的保存已经在当下不怎么适用了。就比如对于财务部门来说，在过去，财务部门每天进行数据处理的方式就是进行手工记账，因此，每到了企业年终总结或者是发放工资的时候就会形成很繁忙的局面。如今应用办公自动化的计算机技术后，对于财务管理中的各类型数据报表，只是需要预先在办公系统中录入好相关的信息和数据处理流程，生成处理系统，财务只需要在系统中录入需要录入的数据，就可以生成这类型数据的财务报表。通常在日常办公中的软件有word、excel这两种，excel工作表可以实现对于数据的整理和汇编，对于数据的记录和保存。Word作为文字处理保存发挥着重要的作用。企业人员还可以通过word中的强大的信息处理系统来实现对每一个层面数据处理的不同状态的要求。

1.2创建信息发布和内部联系平台

在进行公司的正常运营中，需要通过办公软件来实现公司和外界的联系。而为了实现公司办公的信息传输安全性和保密性，公司一般会对其运营所用的软件进行选择或者是建设自己的信息发布和管理平台。一般公司在进行自己平台的信息系统构建时会选择linus系统来进行操作。在这个平台上，公司的各种通知以及事项都可以承载。而且这个信息平台一定是共享化的平台，这个共享是双方的，一方面，员工能够通过这个平台获取到企业和公司的各种信息，另一方面，企业在这个平台上也能够收集和管理到每一个员工。

二、计算机技术应用在办公自动化中的意义

2.1提高了工作效率，实现了资源共享

在现阶段来说，进行办公软件的自动化管理对个人可以提高其工作的效率。因为在进行日常办公的过程中，需要有很多的文字和材料进行处理和书写，所以应用办公自动化的系统实现了更为便利的办公处理和办公应用方式，在节约材料和减少成本的情况下实现了无纸化办公。而且对于录入计算机系统的材料数据，能够进行便利地修改。还有一个层面就是，无纸化的自动化办公，应用计算机处理数据，在一定程度上减少了墨盒以及办公纸张的耗材，对于打印机等这些硬件设备的损耗也降到了比较低的程度。

2.2拓展了办公区域，改善了办公环境

自动化的办公系统，采用开放式的办公环境，公司人员通过在办公系统中操作，完成公司和企业规定的任务和安排。便利了在现实生活中的交流，在一定程度上减少了办公而造成的紧张的压力。让办公人员能够以一个放松的心情方式进行相应的工作。还有一个层面就是通过办公系统的自动化使得办公区域不仅仅局限在公司里，实现了办公区域的无限制。这种无限制的办公环境，对于员工的工作效率的提升是有巨大的保证的。员工在有效的完成工作后，工作成果也能得到及时地展示，整个企业的办公效率也就实现了最大化。而且信息和数据做到了及时的传送，避免了因为距离的问题导致的成本上升或者是因为时效性的问题导致的管理层出现问题。

三、办公自动化中计算机技术应用的要求

3.1提高办公人员的专业素养和操作能力

计算机技术的发展和应用的程度也决定着专业人员的素养需要更高程度的提升。在现实中很多情况是相关企业的管理人员对于企业办公软件的并没有足够的熟悉度，在实际的操作过程中不能够较好的对相关计算机的技术实现适应，所以这就更要求企业要对相关的专业人员进行相关的培训，提升专业人员的专业素质和操作能力。还有一个层面说就是企业要针对性的引进计算机专业方面的人才，保证企业的安全用网和企业建立的信息发布渠道不被破坏，确保企业用网的安全。

3.2加强网络安全建设

对于这个层面来说在，重要的就是构建自己的办公自动化的工作模式，这是很重要的，也是确保网络安全的必要基础。通过计算机自动化的应用，实现企业办公的自动化，在这个过程中需要构建企业自身的网络安全保障，从防火墙的设置到对整个企业办公软件和数据库的保护，都是需要实现的层面。还有就是要逐步完善办公自动化体系，这也是构建安全网络的必要阶段。相关企业的领导要充分重视办公自动化的发展进度，加大投资力度进行办公硬件設备的改进。还有就是要选择自己企业和公司适用的办公系统。这对于其发展是很重要的，如果贸然选择一款办公系统，不仅做不到与公司的制度相匹配，反而会使得办公系统和人员安排相冲突，对公司的正常运转造成不必要的影响。因此，要结合自身的实际情况，根据公司的规模，公司的发展方向来选择适合自身的办公产品。

四、结束语

在当下，计算机管理技术的应用在办公中已经具有了很成熟的应用。办公自动化能够实现在节约成本的前提下提高员工的工作效率，还能够使得企业决策层能够便利高效的实现对企业的管理。在指挥调度的基础上实现了决策的有效施行。在未来办公系统的发展中，这种智能化和自动化的发展思路也必将对办公方式产生深刻的影响和变革。

参考文献

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