公共卫生系统档案管理的创新模式分析

摘 要：公共卫生档案管理是公共卫生机构管理工作中一个至关重要的部分。面对日趋深化的公共卫生改革环境，档案管理工作想要适应新形势，实现档案管理的现代化的发展，其中的关键是要对档案管理进行一些策略上的创新。本文着重从几个方面来对档案管理工作的创新进行论述。

关键词：公共卫生;档案管理;创新策略

引 言

在经济高速发展的大环境之下，公共卫生系统档案管理工作迎来了新的机遇，同时也将面对更多的挑战。新形势下，把握好公共卫生档案管理事业新的重要发展时期，首先要认识到目前管理工作存在的几个问题，以达到在解决问题的基础上，对传统的档案管理工作进行有效的创新。

1公共卫生系统档案管理中存在的问题

1.1管理人员对工作不够重视

首先，现阶段人们普遍认为，档案管理工作就是对相关的档案资料进行普通的记录与保管，同时认为这些抄写记录、保管等属于事物性的工作，并不能真正给单位带来经济效益;相关人员只要保证档案做到不丢失、不泄密就算是完成工作了。而这种是对档案管理工作的不重视，在目前已经难以适应现代化发展下的档案管理要求。其次，大部分档案管理人员还因为身兼多职，而不能对档案工作投入充足的精力，这不仅会造成归档材料难以反映真实现状，还会导致材料最后形成不完整记录。

1.2档案的保存问题

档案能够真实地记录各项活动的具体情况，把档案保管好了才能在有需要时提供具体有效的信息。但是由于资料的收集结果与电子档案的保密方式呈现出多种形式，工作人员为了便于读取和保存相关的档案资料，可能会对一部分文件格式进行调整，以及对文件内容进行删改。此类做法则会导致档案内容的失真，使之利用率与管理效用发生弱化。除此之外，大多数档案资料由于内容庞杂、时间跨度长且整理的形式和规格不统一等情况也形成了档案保存基础普遍较差的问题

1.3档案管理人才缺乏

公共卫生系统的管理工作较为繁琐，涉及的范围较广，且具有一定的特殊性和专业性。需要工作人员具备公共卫生系统的基础知识，以及档案综合管理的专业技能与素养。公共卫生档案管理工作较高的规范性以及高效性，还对管理人员的能力素质提出了更高的要求。但是，目前满足档案标准化管理相关要求的专业人才尤为缺乏。大部分工作人员前期没有经过专业的档案知识培训，相关的管理知识较为缺乏，加上对管理业务的不甚熟悉以及淡薄的档案收集意识，要做到对材料的及时收集与归档比较困难。

2公共卫生系统档案管理的创新策略

2.1加强档案管理方式

要实现档案管理的现代化发展，在管理方法上进行创新很有必要。首先面对以往档案管理因不集中而造成的档案漏失弊端，要求改变分开管理的现状，建立起一整套完善的管理制度与方法，确保档案信息的齐全、真实性与完整性。

其次，工作人员要培养正确的档案管理认知，能通过认识到传统档案管理模式的不足，调整档案管理的细节，正视档案管理工作的重要性。在原有档案管理模式的基础上，取其精华，去其糟粕，在确保各个环节之间衔接紧密的前提下，仅保留关键的步骤。同时，鼓励工作人员主动学习、主动思考，能够结合现代信息化、网络化的发展趋势，自觉提高自身的信息应用技术，掌握一定的档案管理新方法，为提高公共卫生系统档案管理的工作效率作出贡献。

2.2提高工作人员的专业能力

在整个档案管理流程体系中，相关的工作人员占据了重要地位，这就要求他们需要具备较高水平的专业管理素质。有关单位应加强对档案管理人员的事业心与责任感教育，利用多种渠道加大宣传档案管理工作的重要性，使其认识到这并不是一个无关紧要的工作，以提高管理人员的职责素养。

在新的人员管理制度下，对档案管理人员的工作要求作出明确的指示，加强工作流程与相应的奖惩措施，能够充分发挥良好的激励作用。并通过对工作人员进行外语、计算机运用以及定时的知识指导等各种培训，使之业务能力逐渐提升，具备较为熟练的信息技术与软件系统的操作能力。能通过各类档案管理软件，对整个档案的数据信息收集到归档装订这一系列流程进行有效的操作。同时改变档案的管理人员习惯于服务单一对象的现状，让整个档案管理工作具有高效的创新性和主动性。

2.3提高档案管理工作的信息化建设

公共卫生机构档案的标准管理是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容管理，其中包括分类、编号、案卷目录等项目都要求符合各标准的规定。档案达到标准化是实现现代化档案管理的基础。而随着信息技术的发展，计算机已经成为了现代化管理手段中不可缺少的重要工具，它在帮助实现档案管理工作的标准化与现代化建设中起到不可或缺的作用。

计算机涵蓋的各种记录和储存功能可以对档案管理工作的实施与创新提供极大的帮助。各单位可以根据现有的实际情况，建立起信息资源数据库，在遵循相关管理原则的前提下，可对部分档案信息实行部门和个人开放措施，以便建立公开、透明的档案管理机制。还应加大投入建设现代化档案库房、购置档案装具等设备。把硬件装备与软件信息应用高效结合，利用现代设备建立档案管理信息的储存和检索系统，达到对档案管理资源的合理配置与高效利用。

通过计算机信息技术管理软件对各种类型的档案资料进行统一的收集、归纳与储存，使档案管理实现信息化、网络化。为有效避免出现储存空间不足、查找困难、共享性差等情况，还可以采用多样化的储存方式;如采用电子文件的方式进行管理，将其储存在硬盘或者磁盘内。这不仅便于信息的查阅，还能有效的节省时间、人力、物力，甚至是财力。利用计算机管理档案方便快捷，资料的保密性也得到了一定程度的提高。在节约空间的基础上也提高了工作效率与信息的利用率，有利于本单位的档案管理工作紧跟时代发展的步伐，发挥档案管理潜在的经济效益和社会效益，以适应现代化管理的要求。

3结语

总之，建立健全科学完善的公共卫生系统档案资源管理模式任重而道远，还需要相关人员对现有的管理工作进行不断的摸索与创新。档案信息的保存质量和内容的全面性对公共卫生部门的医疗、教学、科研以及管理活动都起到了重要的作用，提升公共卫生档案管理水平，能够发挥档案管理潜在经济效益与社会效益，也为公共卫生系统档案管理工作的效率和品质提供保障。完整、全面、及时地收集档案，科学的管理档案，切实做好档案的信息归档，对建设现代化的档案管理系统还具有重要作用。

参考文献

[1] 初英芳. 试论公共卫生档案管理的创新模式[J]. 科技创新导报，2020，17（12）：162+164.

[2] 孙秀娜. 探讨公共卫生系统档案管理的创新[J]. 黑龙江档案，2020，（01）：55.

[3] 马丽娟. 简述公共卫生档案管理的创新模式[J]. 办公室业务，2018，（15）：85.

作者简介：姓名：凌玛丽（1984.10--）;性别：女，民族：汉，籍贯：山东省潍坊市安丘市，学历：本科，毕业于临沂师范学院（现更名为临沂大学）;现有职称：助理馆员;研究方向：档案管理。