数字化技术在婚姻登记档案管理中的应用

高华

摘要：我国在实施《婚姻登记档案管理办法》以后，婚姻登记档案管理工作面临着更加严峻的考验与挑战，不仅要做好原有纸质档案管理工作以外，更需要采取数字化加工处理的方式，保证婚姻登记档案的完整性与真实性，减少损坏与遗漏的现象。因此在婚姻登记档案管理中必须引入数字化技术，提高婚姻登记档案管理质量与效率，为今后档案查询与利用奠定良好的基础。本文将结合婚姻登记档案数字化管理的现状，介绍了数字化技术在婚姻登记档案管理中的具体应用策略。

关键词：数字化技术;婚姻登记;档案管理

婚姻登记档案主要在婚姻登记机关办理结婚登记、离婚登记和补发婚姻登记证中形成，发挥着凭证作用。婚姻登记档案能够将个人婚姻历史如实反映出来，能够为家庭财产分割纠纷、房产过户、银行贷款、子女抚养权益问题等事务处理提供有效凭证，在国家档案中也属于重要组成部分。提升婚姻登记档案管理工作水平，既是婚姻登记机关的重要工作任务，也是档案行政管理部门必须履行好的职责。面对着婚姻登记档案利用越来越频繁的局面，更需要将数字化技术引入档案工作中，让婚姻登记档案保存、管理与查询更加高效，满足广大人民群众对档案的各项需求。

一、数字化技术在婚姻登记档案管理中的作用

要想保证婚姻登记档案管理工作质量与效率，让纸质档案使用更加安全，确保群众享受到更加高效与便捷的服务，婚姻登记机关要将档案全面数字化作为目标，注重对库存档案的图片电子化扫描，实行网上网下档案库同步运行的目的。数字化技术在婚姻登记档案管理中的作用表现在以下几点：第一，婚姻登记档案属于民生档案中的一部分，具备记载时间跨度大、数量巨大、信息内容丰富和查询频率较高等特征，这极大增加了婚姻登记档案整理工作的繁琐度与难度，不仅重复劳动多，劳动强度也非常大。将数字化技术应用到婚姻登记档案整理、立卷、归档、保管和查阅等环节，能够保证工作效率大幅度提升，并避免了人为因素为文件归档带来的影响，不仅体现了计算机管理优势，更减少手工操作[1]。第二，婚姻登记档案大多是纸质档案，为了延长档案的保存期限，需要实行数字化管理方式，这是纸质材料无法达到的优势。借助计算机扫描技术对婚姻登记档案进行数字化处理，形成数字化副本为利用与交流提供便利，同时妥善保存档案原件，从而让原件保存时间得到延长，避免因为过度翻阅引起字迹模糊、页面破损等情况。尤其是在发生天灾人祸后造成档案出现毁灭性破坏，通过对档案的数字化管理与保存，能够达到有效保护原纸质档案的目的。第三，在婚姻登记档案管理中应用数字化技术，有利于对信息社会中档案利用方式进行改善，让纸质档案原件的数字化副本不再受“孤本”的限制，一分文件能够同时由多个人使用与共享。站在技术角度来说，在查阅与利用档案的时候，不需要进入档案馆，可以减少来往的奔波，也促使婚姻登记档案利用空间得到扩大。在计算机网络发展与应用过程中，婚姻登记档案数字化管理的优势将变得更加明显，加快数字化建设也已经势在必行。

二、婚姻登记档案数字化管理的现状

将数字化技术应用到婚姻登记档案管理中，工作人员可以直接录入婚姻档案数据，并在录入数据阶段及时对无效数据进行清理，显著提高了数字档案质量。同时近年来很多婚姻登记机关在档案管理中也高度重视数字化业务建设，并将数据录入标准进行明确，保证录入项目与内容的规范性与完整性，提高了婚姻登记档案管理工作效率。此外，在婚姻登记档案数字化管理中通过将各项安全保密措施落到实处，避免档案信息出现丢失、遗漏等现象。

虽然在婚姻登记档案管理数字化建设中取得了这一系列的成绩，但是也需要面对以下几个方面的问题：第一，婚姻登记档案录入时容易出现纰漏。以前在对婚姻登记档案开展信息录入工作时，主要实行人工录入模式，极易发生错误。婚姻登记档案在录入信息准确性方面具有极高的要求，若是录入环节存在纰漏，则为信息系统带来影响，也不利于婚姻登记档案数字化管理水平的提升[2]。第二，婚姻登记档案数字化衔接不到位。我国自婚姻登记档案实行数字化管理方式后，各地在数字化系统开发上存在较强的独立性，不同地区档案兼容性很差。同时我国公安户籍部门与婚姻登记档案管理部门所有系统也存在差异，将为数据的兼容与衔接带来不利影响。第三，婚姻登记档案数字化管理制度不完善。数字化技术在婚姻登记档案管理中应用时缺乏丰富的经验，在档案管理数字化建设中面临很多难题，主要体现在数据保密制度不完善、岗位责任落实不严格等方面，为婚姻登记档案数字化管理水平的提升带来了不利影响。

三、婚姻登记档案数字化管理的可行性分析

现阶段数字化技术在很多档案管理部门中都得到了大力推广与使用，主要对原始库存档案结合档案目录，以卷为单位开展文档的拆钉（线）、电子扫描、装订和再立卷等工作。数字化文档信息通过电子扫描后，也要开展修边、编号、整理和挂接等工作，在形成数字化文档信息后，能够直接利用计算机完成对婚姻登记档案的查找、阅览、传输和打印等工作，省去了原來翻阅原始档案的环节。婚姻登记档案有着特殊时效性要求，具体来说就是对婚姻登记档案要求短时间内完成查询服务，如部分结婚、离婚档案通常登记册后半年到一年内才能查询，如果根据一般档案年度结束后或两三年后开展整理与数字化工作，虽然可以提供档案服务，但档案管理人员调档查档工作量大幅度增加，严重影响了工作效率，无法满足群众在档案服务方面的要求[3]。习近平总书记说过“人民的满意就是我们工作的最高目标”，因此在婚姻登记档案管理方面也面临着新要求，即开展婚姻登记档案数字化管理工作，减少婚姻档案在登记注册到数字化查询时间。在开展档案数字化工作的过程中，只有提前参与档案形成过程，通过即时扫描，快速整理归档，有利于发挥数字化技术在婚姻登记档案管理中的作用。

四、数字化技术在婚姻登记档案管理中的应用策略

（一）提高认识，厘清工作思路

在婚姻登记档案数字化管理过程中，应该关注档案管理信息化建设工作，并转变档案管理人员思想观念，对数字化技术在档案工作中的作用有正确认识，才能自觉投入到档案数字化管理中。婚姻登记档案涉及内容较多，也非常繁杂，档案管理人员承担着巨大的工作压力，时间一长极易出现消极怠工的现象。为提升婚姻登记档案数字化管理水平，应该在思想上消除档案管理人员的错误认知，注重采取有效措施激发他们的工作热情。此外，《婚姻登记档案管理办法》中明确指出了“婚姻登记档案应定期向同级档案部门移交”，婚姻登记机关会在保存档案一段时间后向档案馆移交，在日积月累之下，婚姻登记档案数量越来越多，并呈现出分散保存、检索难度大等现象。要想帮助群众轻松查询婚姻登记档案，并达到高效利用档案的目的，档案管理人员要采取问卷调查、电话回访等方式，向群众了解婚姻登记档案利用中存在的问题，并通过对数字化技术的应用，可以提高档案检索效率，保证群众快速获取所需档案，从而满足了群众对婚姻登记档案的需求。

（二）加大资金投入，建立数字化管理系统

为推动婚姻登记档案数字化管理的应用，也必须重视对档案信息管理系统进行完善。在进行婚姻登记的过程中，工作人员要及时在数据库内录入婚姻登记档案资料，并在信息管理系统支持下，达到快速检索婚姻登记档案的目的[4]。这样提升了档案检索的自动化、规范化水平，能够有效取代人工查询方式，提高了婚姻登记档案保存效果与利用效率。在婚姻登记档案数字化管理中还要打造使用的操作系统，在程序上进行规范，应用先进的信息管理平台，并结合当地实际情况改进管理功能。在现有的办公经费基础上，要优先购置计算机、移动硬盘等设备，让数字化技术在婚姻登记档案管理中的应用获得可靠支撑。要与档案局一起汇总婚姻登记档案，并在档案扫描、数据整理等方面为工作人员提供专门的培训。面对着长期堆积的婚姻登记档案，运用数字化技术整理档案，完成扫描原文、整理档案信息等工作，达到档案数据关联原文的目的，并打造数字档案管理平台，便于迅速、准确查找指定的婚姻档案数字信息。这样原本手工检索需要耗时2-5天，现在只需要1-2分钟即可完成对档案的检索，大幅度提高了检索查询档案效率，也有效改变群众“两头跑”的现象，群众满意度也能得到提升。

（三）规范档案数字化管理工作方式

婚姻登记档案数字化管理中涉及大量电子资料与文件，在运用数字化技术的过程中，必须高度重视对电子档案的收集与整理，保证文件、照片、录音和视频等资料的完整性。在婚姻登记档案管理中要借助专业设备，让纸质档案资料能够顺利向电子文件资料转换，如通过扫描仪对档案资料进行扫描等。档案管理部门应该在管理方式上进行创新，保证电子文件归档与管理的科学性，从而节省时间与精力的投入[5]。此外，还要将扫描机技术规范确定下来，明确扫描索引信息，在档案资料扫描中加大控制力度，并关注扫描监督工作。在婚姻登记档案管理数字化建设过程中，应该将档案资料的价值充分体现出来，为档案资料检索与查询奠定良好基础，同時结合固定关键词实现对档案资料的检索。由于婚姻登记档案内容较杂，数量庞大，通过数字化技术在数据库内检索档案资料，可以大幅度提升检索的效率，并在档案利用方面突破时间与空间的限制，促使婚姻登记档案管理效率实现提升。

（四）搭建档案数字管理系统与云计算处理平台

数字化技术在婚姻登记档案管理中的应用，还要发挥先进技术与现代化系统的作用，这是因为数字化技术功能非常强大，需要我们结合婚姻登记档案管理工作要求，尽快打造完善的数字化档案管理系统，为档案资料的整合与处理奠定良好基础，也提升婚姻登记档案管理工作效率。对此我们要根据婚姻登记档案数字化管理需求，将扫描机、复印件等配置齐全，逐步形成档案资料检索与编目，确保婚姻登记档案价值得到凸显。此外，数字化技术与云计算技术具有异曲同工的地方，当前婚姻登记档案管理中也要借助云计算技术的优势，结合用户操作指令与网络技术，通过搜索引擎获取所需信息与资料。此外，这两种技术也体现出网络虚拟性特点，在虚拟语言形式支持下让用户及时获取档案资料。因此在婚姻登记档案中应打造云计算平台，为共享档案资料创造条件，在云平台作用下有利于对信息的更新，并达到档案快速传播与更广范围共享的目的，保证婚姻登记档案管理便利性实现提升。

（五）培养数字化档案管理人才

在传统档案管理模式下，只要求档案管理人员掌握一定专业知识即可，就可以胜任档案管理工作。但是近年来档案管理形势有了巨大改变，数字化技术被逐步引入到档案管理中，要求档案管理人员不仅有丰富实践经验、扎实专业基础，更应该掌握计算机、信息技术和数字化技术等方面的知识[6]。因此在婚姻登记档案数字化管理中，也需要培养更多数字化档案管理专业人才，定期为档案管理人员提供培训的机会，并实行有效的激励机制，督促档案管理人员认真学习数字化技术，才能更好应对婚姻登记档案数字化管理中遇到的各种难题。此外，也要鼓励档案管理人员尽快学习并掌握计算机方面的知识，多组织社会实践活动，确保档案管理人员在大量实践中实现成长，掌握更多管理经验，提升岗位胜任力，确保数字化技术在婚姻登记档案中发挥更大作用。

五、结语

总之，婚姻档案是一种民生档案，与广大群众利益密切相关。近年来婚姻登记人数日益增多，档案数量也非常庞大，利用率也逐步提升，发挥着促进家庭和谐的原始凭证作用，也为社会和谐与稳定作出了积极贡献。为了进一步提升婚姻登记档案管理的效率与规范化水平，必须注重数字化技术的应用，通过对档案资料的数字化加工处理，提高档案储存的安全性，也显著提升档案检索与利用的效率，有利于将婚姻登记档案的价值真正体现出来。

参考文献：

[1]白云丽.数字化技术在档案管理工作中的应用[J].科技风，2020（13）：123-124.

[2]张萌.浅析数字化技术在高校档案管理中的应用[J].电脑知识与技术，2019，15（34）：3-4.

[3]戴琨.数字化技术在房地产档案管理中的应用研究[J].才智，2019（26）：202.

[4]王雪纯.数字化网络技术在高校档案管理中的应用探讨[J].中国设备工程，2019（13）：203-205.

[5]李春静.数字化技术在房地产档案管理中的应用研究[J].江西建材，2019（04）：214-215.

[6]孟庆楷.数字化技术在档案管理的应用价值[J].现代农业研究，2018（05）：109-110.