科技档案管理存在问题分析与对策研究

摘 要：随着社会经济的不断发展，科学技术水平也随之提高，并逐渐渗透到人们的生活和学习中，随之产生的科技档案数量逐渐增多。科技档案管理工作是相对具有技术性和严谨性的管理工作，因此科技档案管理人员应从多个角度对档案管理工作详情进行全面的考量，保证工作的质量和效率。本文首先简单叙述了科技档案管理工作的概念，其次分析了科技档案管理工作的现存问题，最后针对现有科技档案管理工作提出了几点优化对策，为从事科技档案管理工作人员提供参考。

关键词：科技档案管理;问题分析;对策研究

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.002

档案是单位工作的历史记录，其妥善的保存和相对完善的信息整理工作对单位的发展都起着重要的作用。为顺应时代发展及档案管理工作的需求，科技档案管理工作应不断创新改进。但目前科技档案管理工作在管理过程中仍存在许多问题，所以管理人员应及时意识到问题所在，并具有针对性地对其进行优化和改进。因此，本文对科技档案管理存在问题分析与对策进行研究，具有重要的意义。

1 科技档案管理工作的概念

科技档案是旨在各项科技活动中形成的应当归存于档案管理系统的各项科研资料及文字数据。科技档案的管理工作也是科技活动后期的重要环节，在开展科研项目的过程中，档案数据可详细记录每个环节的详细情况，并整理相关数据。对于科研工作规划者来说，这些数据资料可为后期的其他科技项目活动提供相关的参考，同时也能为科研计划提供相对固定的研发方向，保证相关工作的持续稳步发展[1]。

从事科研工作的单位应把科技档案管理工作纳入各项相关工作构成中，并加强其在工作中的使用效力。在使用前应制定相对严谨且统一的档案管理基本原则，从而保证录入数据的有效整合，且整理完成的档案具有一定的资料完整性和保存安全性。在档案管理工作中，应执行严格的工作操作步骤，首先在建立档案时应保证科研进度和档案信息录入进度相同，且适时进行同步查验。其次应在科研成果验收时建立区别于活动记录档案规格的成果记录档案，并在项目进行相关组别或个人奖励申请时，档案部门能协助出具相关文件的证明材料。

2 科技档案管理工作的现存问题

2.1 档案资源整理方面问题

科技档案的信息存储为保证其未来的凭证作用，需具有严谨性和真实性。在归档管理工作中要将较为全面的科研信息进行系统的录入，录入过程需要提供证明原件，若部分文件为复印件，则难以保证录入工作的严谨，因此传统录入方法中较为重视原件的提交，但在证明文件中有部分档案资源难以保证原件提供相对重要的数据，这样就间接导致了档案资源录入缺乏全面性，从而降低了档案的参考价值。

2.2 技术文件归档方面问题

科技档案管理涉及系统内的档案文件的归档操作，从而保证档案信息相对完整，且内容较为清晰准确[2]。但在实际的科技档案管理工作中，部分档案管理人员对信息技术缺乏应有的了解和熟练操作，从而导致在归档过程中不能进行较为完善的操作，导致归档数据不具备完整性。科研项目本身具有内容难懂和环节复杂等特性，档案整理时工作量较大，极易产生重要技术文件归档缺失的情况，这种情况将影响档案文件的后期查阅，严重影响当前的科研进程。

2.3 档案资源分类方面问题

科技档案录入后，进行分类是档案管理工作中的必要工序。分类工作的最终成效会影响档案数据的后期查阅。但单项科研项目的内容往往具有多种特性，这种特性导致分类工作的复杂性。比如，农产品的处理增效设备研发项目可分类为农业项目和设备项目两种类别当中，且项目仍在进行的情况下，后期可能会涉及其他类别信息的档案录入，最后整项科研还要进行多项批示和审核，最终形成相关文件的综合卷。综合卷的构成相对复杂，很难将其简单分类为某专业或某方向的科研档案，因而增加了管理工作的难度。

3 科技档案管理工作的优化对策

3.1 细化科技档案编目规则

在科技档案管理工作中，应将归档材料的引言部分作为编目的主要内容，同时将档案内容中多项单体信息进行提炼，进行编目的完善。如将科研项目中的完成人优先排列在引言之后，再进行正副标题、申报时间、载体类型、保管期限等编目内容的备注，并在后方单独设立主题词表的单栏，从而保证查阅过程中对档案信息内容进行简单的浏览。通过主题词表的设立大幅度提升档案关键词检索的效率，还能在检索过程中进行同类别的科研档案比对。

3.2 加强科技档案的编研

科技档案资源具有可进一步开发利用的特性，为保证档案查阅用户的便利，档案管理人员应在系统中对现有档案数据进行多次整合，使库中档案逐渐形成明晰的条理，并逐步简洁呈现方式。在进行相关整理时，档案管理人员需注意从全面的角度去进行科技资料整合思考，并与科研人员进行项目内容的对接，确定档案编研题目。现今多数的编研工作基本上只针对原始档案的简单汇编和集合，其成效不甚明显，没能起到编研工作最初期望的效果。因此科技档案管理人员应当秉承创新精神，在当前科技档案编研工作的基础上进行改进，进行新式的科技档案编研操作。其要点是对科技档案内容的大量信息进行解析，并将其档案内容进行提炼，从而在原有档案内容的基础上对其内部要素进行深度加工，从而进行档案信息资料的整合。新式的科技档案编研要结合档案整理的要素和档案管理人员的相关论点进行精要的总结，如涉及较为技术性的科技档案，其编研内容要经过专业人员的审核再进行最后的录入[3]。

3.3 改善科技档案管理分类方法

为使科技档案管理工作实现标准化和规范化，应建立较为完善的科技档案分类体系。在科技档案管理建立过程中，可依照国家相关分类标准，结合实际情况制定符合当前档案管理的分类方法。首先可进行档案分类标号的更改，传统的档案系统标号录入形式是卷号接归档顺序号和档案分类号，序号标注内容相对俱全，且便于管理者进行修改和管理，但并不利于使用者查阅。可实行在卷号之后添加一列系统顺序号，在查找到相关信息后可通过记忆卷号和系统序号便可进行较为便利的多次查阅，这种改善方式从档案资料使用者的角度出发，同时也保证了档案管理者的原有序号管理系统，同时在设置序号位数时，可摒弃过往随案增数的编号方法，使用四位档案编号，这样既可做到随时补充文件的操作，还能便于同项目科技档案的后期整合。

3.4 提升技术文档质量

科技档案内容的准确性和完整性是至关重要的。在科技档案管理过程中应避免注重管理轻视档案内容这种本末倒置的情况发生。为保证科技档案信息进行相对严谨的归档录入，档案管理人员应在工作开展前与科研项目或课题的负责人把相关文件归档的清单列明，详细地确认文件的性质和其完整程度。科技档案归档过程中应做到边确认边录入，一方面避免了与当前科技项目无关的文件材料堆积，另一方面也保证了科技项目技术文件材料的完整性和严谨性。

4 结论

总的来说，为实现单位科研项目的顺利开展，科技档案管理工作应当突破傳统管理模式，勇于创新，对现行的科技档案管理制度进行优化，通过细化科技档案编目规则，加强科技档案的编研，改善科技档案管理分类方法和提升技术文档质量等举措逐步提高科技档案信息管理水平，从而促进科技档案管理工作的顺利进行。

参考文献

[1]杨亦丰.信息化背景下科技档案管理存在的问题与对策[J].陕西档案，2019（02）：48-49.

[2]赖文俊.企业科技档案管理中存在的问题及对策研究[J].兰台内外，2019（30）：53-54.

[3]蔡云婷.新时期农业科技档案管理工作存在的问题及优化措施[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2020（02）：59-60+63.

作者简介

吴自嫒（1971-），女，汉族，广西钦州人，馆员，本科。