新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的思考

罗静

摘 要：在目前的新形势下，事业单位文书档案管理工作的开展面临着新的挑战和机遇。随着文件和档案数量的增加，管理工作将越来越困难、复杂。因此，要不断完善管理人员队伍建设，加强对管理人员的更新和培训，提高知识和技能，用好现代管理技术，切实提高其可管理性，促进事业单位公文管理工作有序发展。

关键词：新形势;事业单位;文书档案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.007

近年来，随着党和政府对社会建设、经济建设、政治建设、文化建设的重视程度不断提高，各市文化站的日常工作也逐渐变得重要起来，但文件档案管理作为一项比较基础的工作，不能忽视其在地方文化站所和事业单位日常工作中的作用，文书档案信息是史实科学研究的重要依据，有序管理对于历史事实的审查具有重要意义。

1 加强管理人员对文书档案管理的重视工作

文书档案管理是各级政府工作人员和党员职工的重要保障，也是事业单位和公共管理的基本任务之一。我国社会形势的不断变化事業单位公文档案管理面临新的挑战和机遇。加强城市文化站的档案管理，不仅要求城市文化站档案管理人员有序发展，提高其工作效率，而且各单位负责人也需要在其指导下开展档案管理工作单位负责人在很大程度上决定了文件管理的有效性。管理者必须积极参与工作，改善档案和文件的管理，行政人员和机构的负责人必须加强行政工作的重要性，并使其成为工作的主要目标，档案管理人员应当有条不紊地报告行政工作的进展情况，采取有效手段，对文件、档案的管理进行科学宣传，及时向监督人提供重要的管理资料和管理文件，为切实增加部门负责人对文件和档案管理的重视。

2 事业单位文书管理存在的重要性

为了改进文件和档案的管理，必须做到小心谨慎，因为这项工作具有很高的专业技能。然而，在当前社会发展动态中存在着许多困难，在相关管理工作中需要克服这些困难。互联网的飞速发展给公文管理带来了大量的信息技术和手段，这些庞大的信息库的内容也存在很大的问题，这对相应的管理工作提出了很大的挑战，以往的工作模式已远远不适应社会经济的发展。这就是为什么我们需要现行的文件管理方式改革。档案馆的资料通常是事业单位的工作手册和工作人员的个人资料，具有很强的保密性和机密性。那么因此，事业单位的文件档案工作必须由具有专门知识和专门知识的专业人员进行，以避免出现差错，应采用科学有效的管理方法。各单位要重视文件档案工作，因为它们在一定程度上影响着各个单位的决策。作为收集重要信息的证据，公文档案与文件有很大的不同。文件的特点是具有一定的主观性，但文件档案却具有这一特点，它准确有效地记录了工作人员的工作成果和家庭信息，其客观性很强。有关单位的档案资料比较完整、详细，可以补充国家档案馆所没有的信息，完善档案馆的职能，也可以提供与公众有关的信息，因为它全面、详细地覆盖了各单位的各个方面的信息，能够为发展中的社会提供必要的信息服务。面对文件和档案的重要性，必须对其进行管理，以最大限度地发挥其作用。

3 事业单位文书档案管理存在的问题

3.1 事业单位重视文书档案的成效

众所周知，事业单位领导“重技术、重效率、轻档案”的现象是很普遍的。大多数人认为文件档案的管理和整理是辅助性工作，其没有任何创造利益的价值，因此这项管理工作就会受到忽视。在一个单位，由于主管不能充分认识到档案管理的重要性，那么也会引起各部门对文件档案管理工作看不起。公文管理工作长期隶属于事业单位，难以适应时代的发展。

3.2 公文管理和档案管理的技术素质和能力较低

经调查发现，我国事业单位文件档案管理人员并非专业人员，没有对档案和工作进行全面、系统的学习，对自己的工作知识也不了解，整个事业单位档案管理人员都是兼职人员。在一些单位，往往是临时由人员接手，有的甚至是由快退休的人员接应。这些管理人员往往具有老龄化性，学习档案管理缺乏动力和热情，没有太多时间和精力做好档案管理工作，长期以来严重影响事业单位档案管理。

3.3 事业单位档案管理的设备和技术不适应

随着经济水平的提高和科学技术的发展，新形势下的文件档案管理工作势在必行。但有的事业单位不重视档案工作，对档案管理投入少，以致仍用旧的木制储物柜对这些文书档案进行存放，这不仅没有进行保密管理，而且容易引发火灾等安全隐患。大多数机构在档案管理中不能充分利用数字化技术，这就意味着需要查阅文件和档案，需要走一条繁琐落后的道路，效率很低。

3.4 文件管理的标准化程度相对较低

目前我国许多单位没有统一的文件档案管理规章制度，管理相当混乱，甚至存在编号混乱、文件名不一致等严重错误。但除此之外，一些文书史料不易跟踪，甚至存在逆向效率低、检索错误等问题。现在最常见的方法是人工检索和电子检索，现在电子检索的发展速度比较快，其发展已成为大势所趋。然而，由于不完善的管理方式使得检索存在文献无法查找等情况。

4 现代事业单位文书档案管理的规范工作

档案的作用是十分重要的，因此，积极开展有针对性的管理活动，尽快走上规范化的道路，为实现规范化管理的目标，必须造就一支政治素质高、专业化程度高的干部队伍，伟大的知识和技能迎接终点。在新形势文书档案发展的条件下，加强文献档案的框架队伍建设，是实现文献档案规范化管理的客观要求和重要保证。

4.1 对办公室工作人员进行培训和进修

积极丰富文件档案管理工作系列，努力提高他们的政治和业务水平，提高档案专业知识和组织本单位文件工作的经验;文件和档案组必须加强收到的连续性和稳定性。目前大部分工作人员都是公文和事业单位档案部门的兼职人员。有的地方经常有员工变动，有的地方员工没有及时补充，这不利于保密，文件档案管理工作的开展和地籍队伍的建立不利于文件档案事业的发展。

4.2 建立一种新的文件档案管理方式

要把新的档案管理工作的特点从封闭型向社会型转变社会主义市场经济体制的建立与多种经济组织形式并存，新旧文献制度有着强烈的冲突。文件管理成为一种社会化的活动，这就是为什么作为文件管理重要组成部分的文件档案工作必须与之相联系，因为文件档案的管理机构不同于只收集自己的文件和档案的计划时代单位和管理。在市场经济条件下，有必要建立一个管理性强的文件档案管理机构，其自身的管理对象包括社区所有流动职工的文件档案，服务对象是社会性的，它可以为全社会提供文献档案服务。

档案工作与文献工作虽然是两个相对独立的过程，但也有一定的联系。因此，要做好文件工作和档案工作，规范管理方法，引进新的管理方法和思路。实践证明，只有把档案工作与档案工作结合起来，才能取得最佳效果。但在行政管理上，虽然这种管理模式有一定的优势，如效率高，但往往是模块化的，这种文件与档案的分离，对两者都会产生非常严重的影响，甚至这也是档案管理中存在的一些问题，如档案管理不到位，对文件认识不足等。

5 结束语

事业单位文件档案管理要尊重新的形势条件下的时代要求，更新观念，采取有效措施，积极探索现代档案管理。按照国家的规章制度进行文书档案工作管理质量评价和确定，是实现档案管理规范化、科学化、现代化的有效措施。必须落实我国文件档案管理部门在做好目标管理工作和取得成功的同时，加强了文件档案的规范化管理，提高了服务质量。

参考文献

[1]吴雨頔.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的思考[J].名城绘，2018（5）：15-15.

[2]李静丹.新形势下加强事业单位文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2017，000（006）：123-123.

[3]李军霞.新形势下如何做好企业档案管理工作[J].大陆桥视野，2017，000（010）：30.