新冠肺炎疫情防控期间高校档案工作探索

姚树静

(山东广播电视大学，山东 济南 250014)

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。[1]当前，新冠肺炎疫情防控正处于关键时期，对高校档案工作也产生了极大的挑战。

一、高校档案工作的价值

高校档案是学校管理工作中重要的组成部分。高校档案工作是一项基础性的工作，也是档案工作的一个关键环节。档案材料只有经过全面地收集、集中管理、归档才能有效保障档案安全，更好地为高校各项工作及社会服务，更全面反映高校历史的真实面貌，才能最终实现它的凭证价值和情报价值。[2]现阶段的高校档案有以下几种价值：

(一)传播价值

一个群体向另一个群体散布文化的过程就称为文化传播。高校的档案是校园文化传播中一个重要而有效的工具，不仅能够将档案中的文化信息传播到整个校园，使学生和老师受到文化信息的熏陶，而且能够传递给社会，塑造良好的高校形象。一方面，通过档案的利用和开发，丰富了校园文化生活；另一方面，档案部门对档案资源的整合，形成很多的档案编研工作，从而传播校园文化。

(二)教育价值

档案的文化属性决定了档案具有很高的教育价值。每一所高校都有其珍贵的历史文化，在高校的档案中，记载了学校的光辉历史、发展沿革、师生的光荣事迹、学校的各项成绩和荣誉，还包括学校培养的优秀人才及其取得的成就，这对每一所高校而言，都十分珍贵。另外，档案还包括学校的发展规划、发展目标、育人模式、育人成果等。这些都是学校实力强大的标志，彰显了学校的教育水平和学术科研实力，能够有效地激发老师的科研热情以及学生的学习热情。

(三)创新价值

所谓高校档案的创新价值，指的是高校档案在开发利用的过程中，不仅仅执行的是档案的收集和整理，还进行了重新的开发和研究工作，是一种档案的再整理、再研究工作。在这个再研究的过程中，档案人员会有针对性地提出许多与档案工作相关的课题研究，通过这些课题研究可以丰富档案知识，为以后的档案工作提供借鉴。

二、 疫情防控中高校档案工作存在的问题

在新冠肺炎疫情防控中，高校的档案工作面临着极大的挑战。由于疫情防控，出行不便，高校档案工作进展较为缓慢，主要存在以下问题。

(一)档案收集难度增加

当前处于疫情防控的关键阶段，交通不便，各高校对学生和教职工的管控也是非常严格，没有通知不得返校，进出校门要刷卡、测量体温。一般来说，当前阶段，无论学生还是老师，都采取居家学习和居家办公，档案收集工作难度增大，收集效率低下。

(二)未制定强有力的档案收集工作制约措施

《档案法》第十条中明确规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有 ”。[3]但是，高校档案工作缺乏强有力的制约措施和约束力，部分教职工对档案工作的认识不足，归档意识比较薄弱，不能进行档案资料的保留和积累；另外，有些员工因留存档案会使自己的工作更加方便而私自留存档案，这些做法都是不可取的，也是高校档案收集工作的漏洞所在。

(三)部分档案工作人员知识匮乏且责任心低下

这一点主要是由以下原因造成。一方面，部门档案人员知识相对匮乏，不能对档案进行合理的整理和归档，业务素质不高且责任心不足。另一方面，各部门的档案负责人员往往属于兼职，他们疲于应对本职工作而忽视了档案工作，因而许多部门的档案工作混乱。此外，部分高校没有将这项工作列入绩效考核中，这也导致了部门档案工作人员和教职员工责任心低下。

(四)电子档案收集力度有待提高

在信息化时代，互联网得到了广泛的应用，因而无纸化办公被很多人采用，也呈现出越来越普及的状态。在这样的时代背景下，电子档案应运而生，档案的形式也越来越多样化。但是当前的档案工作人员往往保留着较为陈旧的档案观念，大多采用传统的方式收集档案，以纸质版的方式收集档案，这是由于档案知识匮乏导致的。当前疫情防控阶段，各部门均居家办公，纸质版的档案收集难度非常大，电子档案的收集难度相对较小且适合当下的条件，但是由于高校档案工作人员传统的档案收集观念，导致电子档案的搜集没有形成严格的方案措施，因而，电子档案收集意识有待提高。

(五)忽略了专题档案的收集工作

高校通常采用年度档案的方式收集档案资料，没有形成会议或者重要活动的专题档案，造成高校的档案整理工作通常在年初或者年末的时候才开始整理补充。当下新冠肺炎疫情防控的关键时期，档案整理工作十分不便，在这种情况下，采用年度档案的整理方式不能顺利进行，这就给高校的档案工作造成了很大的不便。

三、疫情防控阶段高校档案问题的解决措施

(一)制定合理的方案和强有力的制约措施

在疫情防控期间，高校应该严格遵守国家的相关政策要求，要求学生和老师居家学习、居家办公，减少人员流动，配合相关部门做好新冠肺炎疫情防控工作。与此同时，应该积极制定合理的方案，不能因疫情原因而对档案工作疏于管理。同时，要加强对教职工的档案培训工作，加强高校教职工的档案意识，一方面积极保存档案资料，不断积累；另一方面，要求教职工及时将档案资料上交学校有关部门保存，不得因个人原因留存档案，这是对高校档案工作的支持。

(二)加强档案工作人员的业务水平

1.加强档案工作人员的培养力度，让档案工作人员充分且系统地学习相关档案收集和整理知识，使业务能力和责任心都有所提升。

2.设置专门的档案工作人员，专门负责相关部门人员的档案收集和归档工作。这样做的好处是，能够使档案工作人员有更多的时间充分学习档案知识，同时有更多的时间收集和整理，从而使档案更加完善。

3.高校应该将档案工作列为绩效考核的一部分，档案人员要整理好高校教职工的档案，高校的教职工也应当自觉配合档案人员的工作，这样，高校的档案工作才能够更加条理清晰。[4]

(三)加强电子档案的收集力度

在此次疫情防控期间，高校电子档案收集力度不足的问题暴露了出来。下一个阶段，各高校应该从以下几个方面来加强电子档案的收集力度。

增强相关档案工作人员的档案整理教育工作，改变以往的陈旧理念，顺应当前的互联网思维。完善过往的电子档案，为下一阶段的电子档案整理工作打下良好的基础。在高校范围内展开电子档案知识普及工作，让学生和教职工都能按照规定按时、按质提交电子档案，对学校的电子档案工作予以支持。

(四)重视专题档案整理工作

从新冠疫情防控期间的档案整理工作中，我们认识到年度档案的方式是有很大缺陷的，因此必须加强专题档案的整理工作，将功夫用在平时，对高校的重要活动或者会议等进行实时跟踪整理，充分利用平时的时间优势。在活动结束之初，档案整理工作往往最为方便、完整，而且档案专职人员也能减轻年底和年初的工作压力，将档案工作做到最好。

结语

高校在新冠肺炎防控期间的档案工作存在许多的问题，亟待解决。在今后一段时间，各高校应当更加重视对档案工作的管理。一是完善档案监管制度和档案整理措施，在特殊时期依然能够顺利进行档案工作。二是对高校档案工作人员和所有教职工进行档案知识的相关培训，档案工作人员应进行更为系统、严谨的培训，教职工则需要具备简单的档案知识，配合档案工作人员的工作。三是无论是电子档案还是纸质档案都应该尽可能完善，不仅能满足教职工的需要，调取档案更为方便快捷，也能够适应不同情况下的档案整理工作。四是专题档案和年度档案都应该尽可能完善，多种方案才能使档案工作更加条理。