高校后勤档案管理工作信息化建设探析

陈亮

（湖北大学后勤集团，湖北 武汉 430062）

高校后勤部门能够为学校师生、科研教学提供基本的保障与服务，涉及许多较为复杂的管理工作，如维修保障、绿化、公寓管理等，由此所产生的文件与档案十分复杂且多样化，如部门岗位职责、会议纪律、财务报表等，能够为部门工作的开展提供原始凭证[1]。

一、高校后勤档案管理现状

（一）薄弱的档案保存与管理意识

对于档案管理，后勤部门重视程度不一，但是整体认知缺乏规范性、严谨性。管理层、职员都不具备严谨、规范的管理意识，存在严重的重行政轻档案的思想。同时，对于具体工作人员来说所具有的文件管理缺乏系统性，不能将文件转化为档案进行科学的存储，利用率不高。一些职能科室考虑到便利工作，不能定期移交档案，导致后勤档案内容缺乏完整性，不利于收集与保存档案。再加上，各个部门不能充分认识档案管理信息化，意识层面、知识层面与前沿趋势严重脱节，从而不利于档案工作的顺利进行，也不利于其他工作的开展[2]。

（二）尚未建立健全的管理机制

档案管理工作的开展需要健全的档案管理制度做保障。当下，许多后勤部门尚未建立一套健全的制度，一些部门仍然沿用旧制度，在开展档案工作时不具备统一的领导机制与科学的管理机制，由此不利于有序的开展各项工作。许多部门不能明确规定各个环节，即归档、收集、整理、分类、利用等，一些部门制定了不科学的制度，很难与时俱进为工作的开展提供专项服务，制度缺失也造成了这项工作的不规范性，长此以往不利于有序的开展档案管理工作。

（三）人员配置缺乏专业化，硬件设施配置不全

对于档案管理工作，在许多高校后勤部门都不能引起足够的重视，通常不会将档案管理专业人才安排在机关科室，这项工作多由兼职人员担任。同时，不重视这方面专业知识的培训，导致人员专业意识、知识与实际工作需求存在很大差距，工作不具备新方法、新思路，而人员频繁的流动、缺乏固定性。另外，后勤部门用于设备的投入少之又少，硬件设施配备不全，还在使用落后的器材；所使用的管理方法比较陈旧，还在用纸质材料保存，检索效率与利用率均比较低。为此，非专业的人员配置与落后的硬件设置都造成了档案管理的滞后性[3]。

（四）信息化建设缓慢

随着信息计划的社会化、普及化发展，档案管理实现了信息化、电子化。信息化主要是将纸质档案数字化，但是受经费与观念意识的影响，后勤档案部门不具备强烈的信息化管理意识，导致信息化处理系统与数据库建设缺乏完善性，由此对档案工作的持续发展产生严重阻碍。

二、建设信息化的途径

（一）增强信息化管理意识，学习最新指示

确保档案管理科学性的前提条件为管理层重视后勤档案管理工作，而这项工作的具体实施者为员工，为关于这项建设工作需要引起大学管理层、员工的高度重视，严格按照高效、档案事业发展规律，对后勤档案信息化建设内涵进行充分的了解，更好的认识档案价值，并将其作为一项学校重点工作。关于信息化工作的推进，主管领导与工作人员需要立足于实际行动，认真做好档案管理工作，一改“重藏轻用”的思想。对《普通高校高等学校档案管理办法》认真贯彻学习，引导管理人员与其他职工对最新的法律法规、信息化技术进行充分学习掌握，实现依法治档，科学的管理档案[4]。

（二）档案信息化建设人才的聘用

现如今，电子信息化管理技术在文书档案管理中扮演着至关重要的角色，相应的也提高了对于管理人员在能力方面的要求。为能够规范、科学的开展后勤档案管理工作就需要有专业的人才做保障，为更好的推进信息化建设进程，就需要充分考虑人才引进问题，重视人才队伍建设工作，真正做到以人为本，在管理档案时挑选具备一定专业知识、责任心强的档案与计算机专业人才。同时，站在高效管理与后勤工作等角度定期培训档案人员，如强化专业技能、认真学习专业知识等，确保其对于最新事业发展动态及时掌握，实现对新方法、新知识、新技术的学习，确保这项工作能够科学、合理、有序的进行，立足于专业知识与思想意识致力于员工业务水平的不断提高。

（三）硬件设施的完善

现代化办公渐趋无纸化，在各个部门许多文件形式以电子文件为主，办公自动化逐渐实现了信息化、数字化，为此信息化是档案发展的最新趋势。对于档案资源，后期部门需进行充分开发，对于以计算机技术为核心的现代档案管理积极的推进，开展自动化管理，促进网络档案管理体系的形成。加大预算支出，对摄像头、数据存储服务等硬件设施进行不断完善；建立科学的利用、归档与检索系统，出台相关信息化政策，从而能够更加规范、标准、科学的管理后勤档案，节省工作开展时间，提高效率[5]。

结束语

档案作为后勤工作的真实写照，可将工作的点点滴滴认真记录下来，而原始记录的有效手段在开发、利用档案信息化建设，以此可顺利的开展后勤工作、高校教学与科研工作。在新形势下，高校后勤部门需提高对档案管理工作的重视程度，相互协调与配合，关于归档、保存需严格根据相关法律法规，结合自身实际情况不断的推陈出新，实现对特色档案信息化管理模式的构建，将档案作用充分发挥出来，更好的满足新时代档案工作的需求，提供重要的依据与凭证便于更好的开展各项后勤工作，为师生提供更好的服务，推动学校的长远发展。