浅谈如何做好机关事业单位档案室的安全管理工作

王畅达

（黑龙江省社会福利和儿童收养中心（原黑龙江省社会福利院），黑龙江 哈尔滨 150036）

一、我国机关事业单位档案管理工作中存在的问题

（一）机关事业单位档案的整理工作不合理

机关单位的许多重要文件被存放为档案。由于档案的种类数量较多，因此，档案的管理过程中极易容易出现问题。档案室的管理人员在整理档案工作时容易出现疏忽。没有按照严格的规章制度来对档案进行合理的分类和存放，导致档案室对重要档案的管理工作比较随意。一些事业单位甚至没有制定相应的管理工作制度，导致在档案管理过程中容易出现档案丢失，不利于后期事业单位开展工作。事业单位在调取档案文件时，没有一套完整的检索档案文件的体系。很难对档案室内的诸多文件进行查找，增加了档案管理工作的难度，降低了机关事业单位的工作效率。因此档案的管理人员要对重要的文件进行整理，按照类别、数量不同分类存档，从而方便后期的档案查找工作。

（二）相关事业单位档案的存放工作不合理

对于机关事业单位的档案保存工作需要事业单位制定严明的档案管理体系，由专业的工作人员进行档案室内的档案专门管理，严禁无关人等进入档案室。工作人员在调取档案室的资料时需要相应的手续才能够进入档案室调取相应资料。没有上级的批复文件，其他无关人员不能够接触档案。随着我国科学技术水平的不断提升，事业单位逐渐采用集中式办公模式，导致以前的单独档案室变成了各式各样资料混杂在一起的档案室。因此，对档案的管理工作难度相应的提升，导致档案管理人员很难对各种材料进行整理归档，资料在存放的过程中容易造成各种外界因素的影响，导致档案内容的破坏，各式各样的档案混杂在一起。独立档案的相对安全性降低，增加了不必要安全隐患。

（三）相关事业单位档案的管理工作不合理

相关事业单位的档案管理工作不够全面，随着网络化时代的不断到来，档案的管理工作要求也逐渐提升。虽然在一定程度上提高了相关事业单位的档案管理水平和管理的工作效率。但是在一些信息化水平较低的地区，档案的管理工作仍旧停留在以前的独立档案管理中。许多档案管理工作制度内容出现不规范的问题，导致我国的档案管理工作很难全面的开展。

（四）相关事业单位管理人员工作不合理

相关事业单位的档案管理人员受以往观念误导，认为档案的管理工作是以比较清闲自在的工作，不需要太多重视。导致我国事业单位的档案管理人员普遍工作责任心较差，综合素质能力较低，专业技术水平不足。我国许多事业单位的档案室制度管理不明确，导致档案管理工作人员在管理工作时不能够全身心的投入，对于档案的分类存放、合理保存等方面的知识了解不够透彻。对于专业的信息化网络化技术管理档案认知较少，导致我国的档案管理工作准确性较差，限制着我国事业单位的档案管理工作发展。

二、提高我国事业单位档案管理的有效措施

（一）档案管理工作制度的完善

为了使档案的管理工作更加科学合理，需要事业单位建立合适的档案管理流程。通过工作流程制度来约束当管理工作人员在整理工作中的行为和规范，对普通的档案和重要的档案应当分类归档。在档案的整理工作完成后需要对档案室的档案整理工作进行抽查，一旦发现管理工作中的不足，应当及时向档案室的管理人员指出，实施分类标准的档案管理工作流程，能够使档案得存放工作方便。

（二）制定合理的档案存放流程

事业单位应当健全档案存放的制度和流程，方便事业单位的工作人员对档案室资料进行调取，提高事业单位的工作效率。根据不同档案的类别，建立单独的档案管理室，加强相关档案管理工作的配套设施建设。管理人员应当时刻注意档案室的卫生，减少虫鼠蚁害以及自然因素对档案室造成的影响，合理的档案管理流程能够使得档案室的面貌焕然一新，方便事业单位的工作进展。

（三）加强信息化技术在档案管理中的应用

随着我国信息化时代的不断发展，在档案管理中应用信息化技术，能够有效的提高档案管理的工作效率，简化调取档案的工作流程，使得档案的管理更加具有安全性。并且随着计算机网络技术与档案管理技术的结合，档案管理工作可能逐渐发展为无纸化。利用专业的档案管理设备，能够简化工作，对各种档案进行科学合理的分类和归档，实现档案查找和档案管理工作的网络化。

（四）提高档案管理人员的综合素质

事业单位档案管理室的管理工作主要是由档案管理人员进行实际操作。因此事业单位需要提高档案管理工作人员的综合素质，加强专业知识技能的培训，制定合理的档案室管理制度。严格约束档案管理人员，能够按照档案管理的要求开展管理工作。单位应当经常开办讲座和专题教育活动，培养档案管理人员的计算机技能、网络化技术以适应未来档案管理的需求，进一步实现档案的安全管理。

三、结束语

档案作为事业单位开展工作的重要基础。因此，档案管理人员需要从各个方面保证档案的安全。不断地完善档案管理工作，提高档案管理人员的综合素质和专业化知识技能。确保管理人员能够在规章制度的约束下更好的开展档案管理工作，保证事业单位档案管理工作的安全合理，从而能够提高机关事业单位的工作效率，推动我国机关事业单位更好的发展。