大数据时代背景下企业档案管理存在的问题及对策

王腾燕

摘 要：随着计算机网络技术和云计算的快速发展，数据正在全球范围内以指数级的速度递长。大数据时代背景下，办公软硬件正逐渐趋向信息化和智能化，企业的档案管理工作也面临新的机遇和挑战。未来，随着档案数字化和电子化的发展以及档案数据的成倍增长，原有的管理体制机制、工作方法，已经严重制约着企业档案工作的快速发展。企业档案部门必须结合自身发展需求，为推进大数据服务平台建设献计出力，以适应新时代企业发展的要求。

关键词：档案管理;档案信息化;探索实践

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.132

1 大数据时代背景下企业档案管理存在的问题

1.1 档案管理工作者思想理念滞后

早期传统的档案管理工作是不需要电脑的，更谈不上大数据。新时代背景下，先进科学技术冲击着整个世界，改变着人们的生活、工作和思维方式，对档案管理工作也产生了很大的冲击和影响，更是对档案部门的档案管理能力和水平的全新考验。就目前来看，相当一部分档案工作者不熟悉新技术新方法，没有认识到档案管理改革对于企业建设发展的急迫性和重要性，而且学习大数据管理理念不强，无法及时借用先进的信息化、数字化手段提升档案管理的质量与效率，甚至人的人认为是没有必要的。凡此种种，从思想观念上就阻滞了档案工作的创新发展。再加上企业档案管理工作事务繁杂，任务量大，难以避免产生枯燥情绪，容易造成工作效率低下，档案信息得不到及时更新等问题，以至于有很多重要信息都没有记载，致使企业在发展的时候无法获取到详细的基础资料。

1.2 档案管理技术装备亟待提升

随着全球现代化进程的加快，科学技术作为第一生产力的地位愈加凸显，计算机技术、信息技术的高速发展，带动着各行各业的迅猛发展。然而有的企业档案管理在技术层面还较为滞后，企业对于档案管理的大数据平台建设投入力度还不够，软硬件设备不够齐全，信息化管理体系不够完善，甚至部分企业的数据资料整理还停留在手工处理阶段。再加上档案管理的观念存在淡薄的现象，以至于硬件设备的建设落后与软件开发滞后的现象并存，严重制约了档案工作的高效发展。

1.3 档案管理专业人才严重不足

在大数据时代，对于档案管理人才提出了更高的要求，不仅要掌握档案管理知识，还需要掌握一定的计算机应用基础、网络知识以及数据处理知识和分析技术等等。但档案管理者队伍由于受传统观念的影响以及企业档案管理的认识不足、重视程度不够，还远远没有达到要求。存在着专职档案管理人员被裁减且一岗多职等现象，造成档案工作兼而不顾。还有的档案人员更换频繁，业务素质不高，难以胜任档案工作。随着当前企业规模不断扩大，经营范围变广，再加上改革等诸多因素，档案数量也与日俱增，档案管理难度进一步增大，有关的管理措施并未跟上。

1.4 企业档案管理工作创新能力不够

当前，在传统文档和电子文档并存的情况下，如何加强管理的条理性和安全性非常重要。这就需要我们不仅从技术和工作方法上进行创新，也要从管理机制上加以更新。一些常规的操作规范，电子文档的提取查看权限等都应该制度化、标准化，工作中严格按照规范操作。另外，对于档案管理工作人员的规范和培训等，都要制度化、细化，这样才能保证工作的规范标准、零差错，这对传统的档案工作者都是非常有挑战的。

2 大数据时代背景下企业档案管理的对策建议

2.1 引导档案工作者树立新思想新观念

思想是行动的先导。一要增强档案管理的大数据理念。随着企业档案管理工作逐步推进，不仅仅需要工作人员进行简单的收集、登记、整理工作，更重要的是对大堆庞杂的文字和数据有良好的大局观意识，从中探求发展规律，发现问题并能够提出准确的依据和建议。这就需要企业档案管理人员树立大数据理念，掌控全局，改变思维理念，档案管理工作才能可持续发展。二要切实增强档案管理工作的服务意识。档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德、细心办事的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，不断开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。三要增强档案管理的法律意识。档案管理工作的法律规范是工作的基础，企业档案管理人员只有掌握好相关法律法规，才能真实客观地结合企业情况制定相应的档案管理准则。作为企业档案管理工作人员必须以身作则，培养自身的法律意识，才能保证企业档案管理工作高效率、高质量发展。四要增强档案管理工作的创新意识。在大数据时代中，企业档案管理工作必须时刻强调创新意识，不论是在技术层面还是思维层面，只有打破原有的工作定式，用创新思维指导工作，才能更好地促进企业档案管理工作的可持续发展。

2.2 加大投入力度，为大数据时代背景下档案工作创新奠定基础

一是要加大资金投入力度。领导的高度重视是做好档案管理工作的前提。企业领导人应高度重视档案管理工作，并将其纳入日常工作议程。在档案保存、整理、信息化建设等方面，建立档案专用的资金，高标准、高要求建设现代化、信息化、规范化的档案库房，选购适合单位规格的档案柜架，并按照“九防”要求，进行重点预防，将档案室、阅档室及办公室进行合理分开。二是要建设一支档案管理人员队伍。随着现代化信息技术的快速发展，传统的纯手工模式已经无法适应和满足当今形势的发展需要，这对档案管理工作者的业务水平有了更高的要求。档案管理人员作为档案管理实施者，其水平高低决定了档案管理的落实情况高低。所以对于档案管理而言，必须重视专业人才培养引进，强化技术培训。企业在配备档案人员的时候，要按照《档案法》规定的任职条件，认真选配，而且要保持稳定性。三要加强档案工作者的教育培训。档案涉及诸多学科知识，这就要求档案管理人员要有多方面的知识储备。根据不同的层次、不同的需求按需施教，学以致用，讲究实效。对于刚刚从事档案工作的人员，要以系统讲述档案专业知识、使其掌握實际操作技能为主，着重解决应知、应会问题;对于从事档案工作时间较长有一定专业知识和实践经验的人员，着重提高其档案理论素养和更新专业知识。

2.3 建立便捷的大数据服务平台

在当前高端的计算机数据库支持下，企业必须对所有档案资料进行数字化处理，并加以分类、储存和备份。通过建立高端的数据库管理平台，实现档案管理“存量档案数字化”与“增量档案电子化”。要建立企业自身的数字档案馆，推进档案管理大数据服务功能，减少不必要的人力物力，为推动企业档案管理大数据管理平台提供助力。要及时主动地运用优秀的互联网科技，逐步优化档案信息资源库，踊跃研发相应的技术软件，做好资源库的完善更新工作。与此同时，还需要构建完整高效的档案信息化管理机制，对企业诸项档案数据信息实行联合性的监管。要依照企业的真实诉求，合理购置信息资源库及档案信息管理体系，增强有关软件、程序的管理性能，提升档案数据搜索、查找的效力，为有效地运用企业档案信息资源提供优良的保障。企业档案管理大数据服务平台是一个综合性较高的载体，为了长期有效可持续发展，必须对该平台的服务质量好坏、服务效率高低加以评判，这就需要在大数据平台建立中加入监管功能，建立健全服务反馈体系，优化档案管理工作，不断规范管理标准，大力提升企业档案管理创新服务水平。

参考文献

[1]黄帅，唐筠杰.新技术环境下档案数据管理模式创新研究[J].浙江档案，2020（1）：33+36-37.

[2]李梓玉.浅谈新环境下档案信息传播模式的改变[J].城建档案，2020（1）：101-102.