高校档案管理质量提升策略分析

王鹏霖?苟浩洋

摘 要：档案管理是高校日常管理的重要内容，为了有效地提升高校管理效率。完善高校教学活动，提高对档案管理工作的重视十分重要。但是目前我国大部分高校依然没有认识到档案管理的重要性，缺乏对档案管理的重视，使得档案管理存在着较多的质量问题，从而影响着各种教学活动的开展。因此本文就对高校档案管理的意义、存在的问题进行分析，从中研究提升方案管理质量的相关策略。

关键词：高校;档案管理;质量;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.002

随着我国经济的快速发展，目前我国高校也处于不断发展的状态，为了更好地促进我国高校的稳定发展，做好档案管理工作十分重要。高校的档案管理工作质量直接影响的相关教学活动的开展。但是，目前我国大部分高校的档案管理依然存在着较多的质量问题，不仅无法发挥其积极作用，而且也制约着高校的发展，因此，提高档案管理的质量具有十分重大的意义。

1 高校提升档案管理质量的意义

1）保证教学的有序化开展。提高档案管理质量，对于促进高校的教学发展起着重要的作用，首先，可以保证教学的有序化开展。档案管理工作是高校教学活动的内容之一，能够对教学的管理质量进行有效的评定，从而促进教学活动的有序开展。我国大部分高校在开展日常管理中，会制定好教学计划，并且合理分配好教学任务，不仅可以保证教学活动的顺利开展，还能保证教学档案的安全性，所以在进行档案管理中，工作人员需要对教学工作做好实时跟踪，及时汇编好教学档案。

2）推进教学研究的发展。教学档案能够对整个教学活动进行全面的记录，可以为教师提供信息，帮助教师对教学方案进行改进，从中促进教学研究的发展。教学档案是记录着整个教学过程的开展，具有很强的真实性和完整性，所以可以为教师提供珍贵的教学资料，也可以帮助高校对教师进行教学评价，完善教师队伍，促进教师的

成长。

3）有利于教学评估工作的开展。我国高校的教学水平和教学绩效都会受到教学评价的影响，而教学档案在教学评价中发挥着重要的作用，因此做好教学档案的管理工作，是有利于教学评估工作的开展。为了将教师的教学过程全面真实地反映出来，需要做好教学档案的建设和管理工作，加强档案的规范化发展，从而为教学评价提供更加准确有效的数据。

4）有利于促进信息交流。在教学过程中，教师会创造各种教学档案信息，做好档案信息的收集，可以构建庞大的教学数据库，为教师教学活动的开展提供各种信息支持，也可以促进各项信息之间的交流。比如，建设好教学档案数据库，可以为教学信息平台提供必要的信息，师生可以通过该平台快速地获取自己想要的信息，也可以通过该平台进行信息沟通，相互促进，提高教学效果和学习效果。

2 当前高校档案管理存在的问题

1）缺乏档案管理意识。由于各种因素的影响，高校在进行档案管理过程中存在着许多问题，首先，缺乏良好的档案管理意识。目前，高校的档案管理工作人员并没有意识到档案管理的重要性。简单地认为档案管理只是一项枯燥无趣的工作，对于促进高校发展并没有起到良好的作用，因此在工作过程中缺乏良好的工作积极性。此外，档案管理工作人员的能力有限，不仅缺乏管理知识，更缺乏信息技术，使得高校档案管理工作难以开展。

2）档案管理规范性不高。档案管理的规范性直接影响到其质量。目前，大部分高校的档案管理工作规范性不够，比如在档案信息收集，档案借阅等各种制度上都缺乏完善性。使得工作中出现各种纰漏，从而影响档案信息的完整性和安全性，使得档案管理的工作质量无法得到有效的提升。因此提升档案管理的规范性十分重要。比如，在进行档案借阅时，并没有严格地找按照相关流程和规定开展，不仅没有审核借阅人的资料，更是缺乏借阅记录的登记。

3）档案管理体系不完善。根据相关的研究表明，奖惩制度对于工作人员的工作状态起着十分重要的影响，因此为了更好的保证档案管理的质量，高校应当完善相关的管理制度，但是根据相关的调查，目前大部分高校的管理制度都缺乏完善性，比如缺乏有效的奖惩制度，无法发挥出制度的鼓励作用，从而导致工作人员的工作积极性不高。比如档案管理工作人员大部分都是兼职的形式或者编制之外的，其薪金水平不高，从而存在着严重的人员流失问题。或者存在人员能力不高的问题，使得档案管理的质量无法得到有效的提升。因此，高校必须要重视完善档案管理的章程制度。

3 提升高校档案管理质量的策略

1）提高档案管理人员的工作素质。档案管理工作人员的能力直接影响到档案管理质量，只有不断地提高工作人员的能力，才能更好地保证档案管理质量。因此高校要不断的提高他们的专业水平，并且对他们定期开展专业培训。在培训过程中，不仅可以及时更新工作人员的工作理念，还能更新他们的专业知识，提高他们的综合能力，有效地提高档案管理质量。随着科学技术的发展，当前档案管理逐渐向数字化发展，工作人员不仅要做好纸质版资料的保管，还要做好数字化档案的管理。因此，工作人员要加强对信息技术的应用，做好纸质资料的备份工作。熟悉使用各种软件系统。不断的简化档案管理内容，提高工作效率，提高档案信息查询效率。此外，为了更好的保障档案信息的安全，高校可以加装监控系统，对档案资料进行全面的监控，避免档案信息出现泄露的情况，从而保证档案资料的安全性。

2）制定科学的管理机制。要提高档案管理的质量，必须保证档案的规范性，因此，高校应当制定科学的管理机制。首先，高校要提高档案管理的工作要求，制定符合现状的管理机制，并且制定各种措施来保证管理制度的有效落实。高校的其他部门要做好档案管理的监督工作，不仅要协助档案管理人员进行档案信息的收集和整理，还要做好对档案管理工作的监督。在进行档案信息查阅时，工作人员必须要严格按照相关的查阅流程来开展工作，做好查阅信息记录的登记，并且明确规定查阅者不能当将档案信息外漏。在保证档案管理规范的同时，也要保证档案的安全。

3）制定完善的奖惩制度。为了更好的调动档案管理工作人员的工作积极性，提升档案管理质量，建立有效的奖惩制度十分重要。因此，高校应当针对目前档案管理存在的问题制定出有效的奖惩制度。首先，高校要明确到档案管理的重要性，重视提升工作人员的专业素养，并且制定相关的管理规章制度。完善的规章制度在约束工作人员行为的同时，也可以提高他们对档案管理的重视程度。为了避免档案管理工作人员在工作过程中出现散漫等各种消极的状态。对于表现比较差的工作人员要进行相关的惩罚。比如对表现良好的工作人员進行奖金奖励。对表现较差的工作人员进行绩效扣罚等。这样不仅可以约束工作人员的行为，还能保障档案管理的质量。

综上所述，目前高校档案管理过程中依然存在着较多的问题，比如缺乏良好的档案管理意识，档案管理的规范性不高，缺乏完善的管理制度等等。针对以上存在的问题，高校必须要结合实际制定有效的解决办法。比如完善相关的管理制度，提高档案管理的规范性，提高档案管理工作人员的素质，树立良好的档案管理意识等等，从而更好地提升档案管理质量。

参考文献

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