破产企业档案的处置方法探析

摘 要：破产企业档案作为国家档案资源体系的构成成分之一，做好其保管工作是不可或缺的，而由于企业性质及实际档案工作的复杂性，使得破产企业档案的处置极为困难和混乱。首先按所有制结构将破产企业分为破产国企和破产非国企，在全面考察全国各地已有的处置案例及相关法规制度的基础上，探析两类破产企业的档案处置具体可行的方法，以期为优化破产企业档案的处置工作提供理论支持。

关键词：破产国有企业;破产非国有企业;档案处置方法;职工档案

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.006

1 概述

1.1 企业及破产企业定义

企业，指以盈利为目的，应用土地、劳动力、资本、技术和企业人员才能等各种生产要素，向市场提供有形或无形商品，实行自主经营、自负盈亏、独立核算的法人或其他社会经济组织。按所有制结构，企业可分国有企业和非国有企业，前者指国务院和地方人民政府分别代表国家履行出资人职责的国有独资企业、国有独资公司及国有资本控股公司，包括中央和地方国有资产监督管理机构和其他部门所监管的企业本级及其逐级投资形成的企业;后者则与前者相对，它主要包括民营企业和外资企业[1]。

据《企业破产法》的定义，破产指企业法人不能清偿到期债务，且资产不足以偿还全部债务或明显缺乏清偿能力的，为达到清理债务的目的，而使法人资格消灭的过程。

1.2 破产企业档案定义及作用

破产企业档案既包括企业破产之前，形成积累的科技、会计、文书、人事档案及音像、照片、实物档案等各类文献载体形式的记录，也包括企业在破产清算过程中形成的各类文件。企业档案由企业在各项社会实践活动中形成的各种形式的有保存價值的文件转化而来，它是企业不可缺少的信息和证据基础，也是企业历史延续的载体，是宝贵的历史文化遗产[2]。企业破产关闭后，其档案多成为维护国家、原企业人员及相关工作单位等各方利益的可靠凭证，也为考察企业各项工作、共享项目成果提供了参考依据，对社会稳定、经济发展具有重要保障及促进作用。

根据企业所有制结构的不同，各类企业档案的所有者也有所差异，因而破产企业档案的处置方法也应视情况而定，采取不同的方法，这样才能做到每份档案都有其合适的归属。

2 破产国有企业档案的处置方法

国有企业档案是国企全部活动的真实记录和宝贵财富，是企业资产的权威依凭，属国家所有[3]。破产国企档案切实记录了该企业成立、运营和发展全过程，亦为国家资产清理、登记、评估工作的关键依据[3]，颇具凭证依据价值和参考研究价值。因而，应根据“统一领导，分级管理”的原则，将破产国企档案移交给当地国家综合档案馆保管。

2.1 实践依据

2017年5月4日至5日，国家档案局在江苏省常州市召开的破产、关闭国有企业档案处置工作专题座谈会，主要内容为“研究国有企业资产与产权变动档案工作”[4]。会后，国家档案局经科司据国家档案局《关于开展国有企业资产与产权变动档案处置情况调查的通知》相关要求，对全国37个省、自治区、直辖市和计划单列市及145家中央企业进行了摸底调查[5]。调查结果如下。

1）各省市区档案局已处置档案的归属流向主要有5种：（1）由原企业保管;（2）由改制后重组的企业保管;（3）由集团或上级企业代管;（4）移交所在地区档案馆代管;（5）移交所在地区档案局分管企业的部门代管。[4]

其中，对于破产企业档案的处置可行的有第三种，该流向举例将在下文说明，不作赘述;第四种，如2017年山东省枣庄市档案局派遣专人对市破产企业皮鞋厂档案工作进行了实地检查指导，后由市档案馆人员按档案接收标准和工作程序，将市皮革厂整理规范的财务档案996盒接收至市档案馆安全保管;第五种，如著名的“苏州模式”。苏州市档案行政管理部门依托苏州市工业投资发展有限公司的力量，建立苏州市工投档案管理中心，集中统一管理该公司所属单位的改制（含破产）企业档案资源，这一管理模式被称为“工投模式”，在此基础上，为实现全市改制企业档案资源的集中保管，市档案局又建立苏州市工商档案管理中心，由此形成改制企业档案管理的“苏州模式”[5]。

2）各中央企业档案管理部门已处置档案的归属流向主要有5种：（1）由原企业进行保管;（2）按企业新隶属关系移交相关的档案部门保管;（3）移交集团（公司）保管;（4）因保管场地等因素限制的由清算组暂时保管;（5）由物业公司或第三方档案机构代管[4]。

以上几种流向中，针对破产企业档案具有实践意义的有第三种、第四种，如中国船舶重工集团有限公司下属的重庆五洲公司破产后，其所属档案移交给了本司技术档案馆保管[6];第五种，如2019年12月30日，南京市破产管理人协会与江苏润银档案管理咨询有限公司合作签约，成立了“南京破产企业档案管理中心”，市档案馆张建宁副馆长在会上对该中心的运行提出希望和要求，即将其打造为市破产企业档案保管利用的中心基地。

经过分析，笔者认为，破产企业档案由集团或上级企业代管虽有利于该部分档案在一段时间内的妥善保管，但由于集团及上级企业本身的不稳定性使其依然冒着极大的变动风险，此外，出于对商业机密等的保护，保存在集团内的档案也不便于非集团人员的利用;但地区档案局分管企业的部门多以行业类别分别保管本业内档案，容易造成破产企业档案全宗的分散和流失;而由清算组、档案寄存中心、物业公司或第三方档案机构代管，都只是暂时性、过渡性的处置方法，且这些组织或机构多为商业性质，常存在人员不专业、保管条件不达标等现象，十分不利于破产企业档案的长久保管和开放利用，它们不可能成为这些档案的最终藏所。因而，只有我国永久保存档案的文化事业机构——各级综合性档案馆，才是破产国有企业档案的合理流向与归宿[7]。

2.2 法规制度依据

1998年国家档案局、经济体制改革委员会、经济贸易委员会、国有资产管理局联合出台的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，确定了国有企业资产与产权变动档案“分类移交”的处置原则。除基建、设备、会计等专门档案有特定的移交和保管要求外，企业的产品、科研、生产技术管理、经营管理等档案都是在协商的基础上“移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆。”由此，各地档案馆成为企业破产档案的法定接收单位。2012年底，国家档案局发布第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，明确规定，国企从设立到破产过程中产生的档案，按价值等级划分保管期限并移交当地国家综合档案馆归档保存。2020年6月20日新修订并颁布的《中华人民共和国档案法》也进一步明确了各地国家档案馆接收企业破产档案的职责[8][9]。

2.3 必要性及意义

国企档案是国家档案资源体系的重要成分，包含大量机要敏感信息，不仅具有重要的信息价值，而且蕴含极高证据价值，关乎党和国家核心利益，涉及企业核心竞争力、企业职工的切身利益[10]。由各级综合档案馆保存破产国企档案，是档案工作为国企改革服务、确保国企改革顺利进行的要求;是防止国企档案资源损毁和流失、确保其完整与安全的要求;也是维护社会经济发展历史原始面貌的要求。这既可体现国企档案国家所有这一原则，有益于丰富馆藏、吸引用户，更便于全面、深入挖掘破产企业档案的现实价值和潜在价值[7]。

3 破产非国有企业档案的处置方法

非国有企业作为国民经济重要构成之一，其档案是非国企在生产、经管、营销等各项活动中直接形成的有保存价值的原始记录，它反映了非国企兴起与发展的历程，属企业所有，是其紧要信息资源和资产，受国家法律保护[11]。企业破产后，做好破产企业档案工作也是必不可少的，它对维护原企业职工合法权益、为相关企业提供经验借鉴、研究非公企业发展历史等都有不可替代的作用。

3.1 法规体系中关于破产非国有企业档案处置的表述

目前，有关破产非国有企业档案的全国范围内通行法规制度主要如下：

1）《档案法》规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案，档案馆不得拒绝

接收。”

2）1994年外经贸部、国家经贸委联合档案局发布《外商投资企业档案管理暂行规定》，规定外资企业档案工作的内容，如归档范围、保管期限等，其中确切指出“外商投资企业终止、解散后，中外合资经营企业、中外合作经营企业的档案交由原中方合资、合作者妥为保存，或向当地国家档案馆移交。”

3）2002年国家档案局、国家经贸委及国家计委联合印发《企业档案管理规定》，明确了企业从产生至破产关闭等产权变动情况下，企业档案工作内容。

4）2005年国家档案局会同国家发展改革委、全国工商联联合下发《关于促进民营企业档案工作发展的意见》，提出12条加强民营企业档案工作意见。

但查阅完国家档案局官网的“法规标准库”（含档案政策法规库、档案标准库两部分）后，虽然许多法规标准都强调了非国企档案工作的重要性，但并未找出对于破产非国有企业档案具体处置办法或流向归属的规定。这侧面说明了我国破产非国企档案的处置自主性较大，现状也相对不容乐观。

3.2 对破产非国有企业档案处置的建议

笔者认为，破产非国有企业档案应在档案行政管理部门的指导、监督和检查下，根据专业人员鉴定后做出的现实价值和保存价值等大小进行处置：

1）对国家和社会具有重大价值的或需划控保密的，应移交给当地国家档案馆。如《重庆市民营企业档案管理办法》规定“民营企业破产、关闭时，应将对国家和社会具有保存价值的档案向当地国家综合档案馆移交”;“经协商同意，国家综合档案馆可以有计划地将具有代表性的民营企业的档案列入接收进馆范围”。

2）对国家和社会价值较小但对企业价值大的（一般是商业机密档案、资产核算档案等），可由负责人个人收藏保管;对国家、社会、企业都无利用价值的，则应按法定程序销毁。前者体现了非国企档案的私有性质，且这类档案一般不会过多，由企业负责人保管是切实可行的;而后者既遵循了相关法律规范，又避免了人财物的浪费，也是可行的。

档案寄存中心在保管破产企业、非国有企业、社会团体和个人档案方面发挥了显著作用，特别是当个别综合性档案馆由于经费、人员等的缘由无力全部接收破产企业档案时，不啻为一种缓和压力的对策[12]。如深圳市档案寄存中心接管了大批破产非国企档案。因而，清算组清点完企业最后资产后，如有余力，可划拨一笔费用给档案中心等商业性档案企业代管，没有能力的则寄存在国家档案部门。

此外，还可借鉴国外企业档案管理模式，企业档案协会属公益性的中介机构， 为所涉及的企业解决了一大难题，也极大减轻了国家负担，可作为永久保管档案的社会性机构，并有利于破产企业档案的集中利用[13]。

4 破产企业职工档案的处置

企业的职工档案比较特殊，也是企业破产过程最应被关注的档案资源，因为职工档案记录的不只是企业职工工作有关信息，还与职工相关待遇认定及其他合法权益休戚相关[14]。企业破产后，其处置过程必须加以重视，由于各类企业所有者不同，导致企业职工档案的所有者也不同，进而使得不同所有制结构的破产企业职工档案处置方法亦应有所区分。但不论采用何种处置方式，职工档案的处置都不应该带有随意性，致使档案的遗失和“无头档案”的增多。

4.1 破产国有企业的人事档案处置

我国现有档案法规对人事档案形成单位依然明定为党、政、军、群系统及国有企业、事业单位，而人事档案的所有权是归属国家的，也即破产国有企业的职工档案是归国家所有的，为了与破产非国企职工档案作区别，笔者称之为人事档案。按目前规定，这些人事档案最终都会由各个单位移交到国家的各级综合档案馆保存[15]。但在移交之前，也可选择一些暂时性的处置方法。如上海为有序分流保管本市国有破产企业的职工档案，采取了4种方式：1）按照改制后企业资产和产权关系，将破产企业职工檔案移交新的企业或上级控股公司管理;2）由控股（集团）公司或子公司授权，将破产企业职工档案管理权限委托系统资产管理中心承担;3）根据改制企业档案保管容量大的需求，在各系统、各行业按照区域或行业板块，建立破产企业职工档案集约化管理平台;4）与上海市综合档案馆和上海市劳动保障局协商共管破产企业职工档案[14]。

4.2破产非国有企业的职工档案处置

现今经济条件下，非国有企业人事记录是否建立由各企业自主决定，其所建立的人事记录归各个建立人事记录的单位所有[15]。该情况下，笔者以为，企业破产后，所属人事记录则可参照破产国有企业人事档案处置方法。例如，2009年哈尔滨市南岗区档案局和劳動与社会保障局合力筹建并成立了首家破产企业档案管理中心，截止2014年底，该中心已为全区共8300余名下岗职工、非公有制企业职工、其他务工人员建立人事档案，并为全区各类企业免费提供职工档案的建档与业务指导工作。如果未建立系统的人事记录，则企业职工档案所有者应该为职工个人，企业破产后，职工档案应随员工个人流动，转移到新的工作单位，也可交给当地国家劳动保障局或人事管理部门

代存。

参考文献

[1]史修松，黄群慧，刘军.企业所有制结构演变对企业利润及增长影响——基于中国工业数据的研究[J].上海经济研究，2015（09）：31-40.

[2]陈逸寒.破产企业档案保护与开发模式研究[D].南京大学，2018.

[3]国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法[J].北京档案，1998，

（05）：15-17.

[4]李俊豪.破产、关闭国有企业档案处置工作专题座谈会综述[J].中国档案，2017，（06）：28-29.

[5]卜鉴民.从“工投模式”到“苏州模式”的现实意义——对苏州市建立改制企业档案资源管理中心的再思考[J].档案学研究，2008，（04）：38-41.

[6]马娟娟.以中船重工为例浅谈国有破产企业档案处置的思路和做法[J].机电兵船档案，2019，（02）：42-45.

[7]罗宝勇.2000—2009年国有企业档案管理研究综述[J].档案学研究，2011，No.118，14-18.

[8]国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法[J].北京档案，1998，（05）：15-17.

[9]孙军.法律视野中的破产企业档案保管及其市场化规制[J].档案学研究，2018，（05）：19-22.

[10]《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》[N].中国档案报，2019-01-14.002.

[11]关于促进民营企业档案工作发展的意见[J].中国档案，2006，（08）：25-26.

[12]郭艳霞.国有破产企业档案的合理流向之我见——兼与王玮萍同志商榷[J].档案，2002，（01）：34-36.

[13]袁玮.建“小政府、大社会”的和谐档案管理模式——以破产企业档案管理的社会化协作为例[J].山西档案，2009，（06）：22-24.

[14]郑仁淑.论破产企业职工档案管理思路与途径[J].档案学通讯，2014，（03）：88-92.

[15]李广都，蓝辛娇.从法律关系角度审视人事档案的所有权[J].中国档案，2004，（05）：26-28.

作者简介

朱小慧（1999-），女，汉族，福建师范大学社会历史学院2017级档案学本科生。