基于人事档案管理信息化建设分析

李丽红

摘 要：21世纪是数字化的时代，是信息化的时代。在这样的新形势下，互联网已经变成了人事档案管理工作的关键场所，极大地促进了人事档案管理信息化建设的科学化和可靠化。与此同时，在人事档案管理工作实际展开的時候，会对企业多种经营活动的顺利进行提供多个方面的服务。因此，在人事档案管理的信息化建设过程当中，有关人员要广泛应用先进的互联网技术，为企业的可持续发展提供多个方面的信息内容。本文将着重分析基于人事档案管理的信息化建设，希望对促进人事档案管理信息化建设提供参考和帮助。

关键词：人事档案管理;信息化建设

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.118

随着信息化技术的不断发展，我国社会的各个行业都面临着巨大的挑战与冲击，尤其是对于人事档案管理工作而言。就目前社会的发展情况来看，人事档案管理工作和信息化建设之间具有密不可分的关系，要想有效促进人事档案管理的发展，必须将其与先进的信息化技术有效整合起来，加强信息化方面的建设。从而可以更好的帮助管理者调动信息，增大流动性，进行合理的分配与统筹。随着科技的发展，人事档案管理信息化建设成为必然，人事档案管理信息化建设必然会扩大人事档案管理规模，并通过网络、数据平台等实现人事档案信息共享，进一步提高档案管理水平，使得人事档案管理工作高效进行。

1 人事档案管理信息化的重要性与必要性分析

1.1 有利于实现现代人事档案管理的准确性

随着时代的发展，人事档案管理不管是对于国家还是对于企业等单位都具有重要的地位，而在这个特定的时代里，数字化与信息化显然已成为当前的一大特征，因此人事档案管理信息化建设已经成为当前时代发展的一大趋势。首先，人事档案管理信息化建设使其更加便捷，从而有利于实现现代人事档案管理的准确性。当今社会是经济与科技高速发展的大时代，对人事档案管理进行信息化建设更加方便快捷，现代人事档案管理信息化建设信息是这个时代不可或缺的一个重要东西，进行现代人事档案管理信息化建设有利于提高现代人事档案管理的准确性，更方便进行管理，更具科学性和准确性，是经济管理中一个重要的方法。其次，人事档案管理信息化建设提高了人事档案管理的效率，有利于实现现代人事档案管理的准确性。信息化时代，知识更新间隔极大缩短，对工作效率提出了更高要求。传统模式的人事档案管理已经不能适应信息化时代的效率需要，亟需实现更准确、更高效的信息化管理。

1.2 有利于当今信息化经济的发展

随着时代的变化发展，信息是这个时代的重要东西，我们的生活离不开信息，互联网、大众创业万重创新，信息是这个时代的必不可少。所以说现代人事档案管理信息化建设有利于当今信息化经济的发展符合时代发展的需要。信息化时代的数据海量性要求人事档案管理内容更加全面数据是信息化时代的第一资源。对于人事档案管理而言，既需要进一步丰富和完善传统模式下的内容，更需要通过信息化手段强化内容管理。信息化时代，无纸化、信息化趋势将渗透各行各业各个领域，人事档案管理工作也不例外。这不仅有利于节约从事人事档案管理的人力物力成本，也将带来人事档案管理的平台换代和载体革新。因此，在信息化时代，必须尽快建立能够支撑和承载内容更全面、调取更快速的人事档案管理平台。

1.3 有利于提高信息管理的安全性

信息安全是信息化时代无法回避的热门话题之一。在带来极大便利性的同时，信息的易渗透性使得信息安全问题频发，小到用户个人信息大到国家国防安全，信息安全必须得到有效保障。作为人事档案管理的特点之一，无论时代如何发展、技术如何进步，隐私机密性将伴随始终。因此，信息化的双刃剑作用不容忽视。对人事档案管理而言，必须加强信息化平台的安全系数，确保人事档案所有的安全性。

2 人事档案管理信息化建设的措施分析

2.1 加强对人事档案管理信息化建设资金的支持

人事档案管理信息化建设着重依赖于互联网、信息化建设等等，因此要加强人事档案管理信息化建设，必须从硬件设施入手，加强人事档案管理信息化建设的设备与资源的配备。人事档案信息化项目通常可分为两种，一种是纸质、缩微胶片、录音录像等传统载体档案的数字化、数据化加工，一种是电子档案管理系统或数字档案室系统、数字档案馆系统等档案信息系统的设计、开发、运行和维护。前者起源较早，目前已经有了较好的发展，现在人事档案管理信息化建设的方法主要是指在数字化条件下的人事档案管理，所以在加强人生是档案管理信息化建设对设备和资源有较高的要求。

2.2 加强对人事档案管理信息化建设思维的完善

良好的治理思维是促进人事档案管理信息化建设的重要途径，这里所说的治理思维就是要将治理的基本理念应用于人事档案管理信息化建设项目的推进过程中。首先表现在项目实施主体单位与其他单位之间的协作与联合。当前多数档案信息化项目采用完全外包或半外包的方式进行，也就是委托技术公司（档案服务企业）具体负责档案信息系统的开发建设。档案部门最重要的工作就是配合技术公司的调研工作，清晰地表达业务需求，做好进度的监督检查。其次表现在项目实施主体单位内档案部门与其他部门（包括业务部门、综合管理部门、财务部门、信息技术部门等）之间的协作与联合。虽然各部门都属于同一单位，但工作推进过程中，不可避免地涉及部门利益问题。非常典型的业务场景就是归档，档案部门希望通过前端控制提高归档文件的规范性，但业务部门可能会有所顾虑，包括是否会增加工作量等问题。因此，在项目开展之初，就应建立由档案部门牵头的跨部门项目小组，同时在项目推进会、专家咨询会等相关活动上邀请有关部门工作人员列席，以此增进其他部门对档案信息化项目的了解，其他部门也可从自身业务的角度提出意见建议，使得档案信息化能更好地服务于单位业务活动。

2.3 加强对人事档案管理信息化建设体系的建设

规范体系建设是人事档案管理信息化建设项目实施的基础和保障。人事档案管理信息化规范体系应具有全面完整、层次鲜明、结构清晰、合规合理、贴合实际的特点。首先，人事档案管理部门需要有一个规范体系框架，作为规范体系建设的基本依据。其次，参照该框架，对标国家档案局发布的档案信息化政策制度、标准规范，以及单位内部已有的相关规范，梳理出规范清单（或列表）。规范的形式可以多种多样，可以有管理办法、规范、制度，也可以有规范化程度较高的地方标准或企业标准，还可以有更具操作性的指南、手册等。在规范发布后，还要做好规范的适时修订和宣传贯彻。

3 结束语

在系统分析人事档案管理内涵与特点的基础上，结合信息化时代的发展诉求和客观需求，强调信息化时代的人事档案管理方式应当更加便捷、内容需要更加全面、安全必须更加可靠。因此说要加强人事档案管理信息化建设。

参考文献

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