人事档案信息化管理与服务工作之探析

江云连

摘 要：随着信息时代的到来，信息流通速度加快，对21世纪的人们也提出了新的要求。信息时代要求人们从生活中挖掘各种各样的信息。因此，有必要做好人事档案信息管理。人事档案的管理是一门专业的，发费时间的工作。人事档案信息管理和服务是人事档案管理的重要内容之一。本文宗旨在强调我国人事档案信息化管理的重要性、现状、存在的问题以及怎样加强服务，为各类人事档案管理部门（单位）和各级人才提供参考。

关键词：人事档案;信息化管理;服务工作

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.097

1 人事档案信息化管理与服务工作的重要性

1）信息服务是人事档案管理服务的重要手段和发展方向。人事档案信息有利于提高档案管理服务的效率，实现快速查询、信息管理标准化、证书发放标准化、数据统计准确等目标。有利于推进档案数字化，为跨区域档案信息共享和管理服务水平的提高奠定基础。2）干部人事管理的需要。干部人事记录是考察优秀干部的重要标准之一，可以有效加强干部建设，促进对职工工作的监督，对党政管理发挥重要作用。3）流动人员人事管理的需要。建立流动人员人事档案的信息管理，对应对频繁的人事流动具有重要意义。人力资源的流动日益频繁，档案管理的人才的流动已成为首要任务，流动人员档案管理是社会主义市场经济不断发展进程中的新成果，因此，必须要构建一个合理有效的人事档案管理体制，以适应目前人员流动频繁的社会现状，同时，此举也能促进人才的合理配置和使用，还能在一定程度上提高人才队伍素质。4）人事档案信息利用率逐步提高。传统的人事档案管理模式不仅使检索工作繁琐，而且检索的信息有时不准确，在很大程度上降低了工作效率，增加了工作失误的风险。另外，还有信息更新迟缓的问题。也有因特殊原因暂时离开工作岗位或需要离开工作岗位的情况，但没有记载这种情况的信息。加强人事档案信息化建设过程中，引进信息技术，接收相关人员信息的数据，为其他有需要的人提供查询个人信息档案渠道。这种新的档案管理模式提高了档案管理的效率，降低了档案管理的成本。为了科学技术的发展和进步，不断发展人事档案信息处理，不断提高人事档案信息利用率。

2 我国人事档案信息化管理与服务的现况

1）人事档案管理的模式过于单一。对人事档案管理的关心不足是非常简单的事情。档案管理是专业的，是政治和保密工作。人事记录资料有必要由管理者单独保管。事业所管理时，档案管理的相关设备也比较久远，硬件设备目前的环境不能满足的需求，具备扎实的技能的近代档案管理人才。因此，在开展档案管理工作的过程中，相关管理人员只是简单地收集整理单位内部的档案管理资料，大部分工作都是由人工完成。这种管理模式受到各方面的限制和制约，档案管理工作效率较低，人事档案管理的质量也不能提高。2）干部和职员对人事档案了解不够。填履历书、年度评估书等表格时，有些人根本不填或干脆不填就草草了事。有些材料，个人保管起来更安全，使用起来更方便。我不想让负责档案的管理人员管理档案。现在的档案和人员管理模式比较简单。各部门需要管理记录物，因此急需专门的人力。如果各专门部门所要求的记录物管理不统一，没有固定的管理方式，那么人事管理工作将会面临很大的困难。由于职员阶层的多样性，信息管理只注重内部合作，疏忽了管理业务的多样性。

3 我国人事档案信息化管理与服务中存在的问题

1）工作人员综合素质不高。从我国各级人事记录管理部门的档案管理工作实际来看，部分单位存在着招聘档案管理工作人员随意、专业化程度低、管理混乱等现象，这影响了档案管理整体水平的提高及人事档案价值作用的有效发挥。2）管理体系不健全，服务意识不强。现在许多部门（机构）别是一些企业对人事档案管理不够重视、管理体制不健全，档案管理设施、场地等不符合规定，服务意识不够，服务水平低，人事档案管理是服务工作的重要组成部分，档案管理服务水平低下的现状，已不能适应今天的社会快节奏的人事和国家发展的新要求，影响着档案管理人与记载人整体工作进展与个人的事业发展。3）信息化管理与服务水平低，档案价值功能弱化。人事档案管理与服务的信息化需要一套完整的工作制度、设施设备、信息技术等与之相匹配，而许多单位这些都不健全，导致了材料收集归档不全、不能及时更新、信息可靠性降低、管理与服务水平不高等现象的发生。服务模式在很大程度上还停留在过去的那种纸质信息记录，现代信息技术利用水平低，即使部分利用了也只是滞留在低水平运转，缺乏先进的信息技术管理系统，不能充分发挥人事档案的应有功能。4）存在档案造假现象。现阶段，干部档案管理工作中出现了档案造假欺诈行为，在现有人员档案管理模式下，“造假欺诈”现象时有发生。例如，大学入学考试、人员调动、就业、公务员登记、大学院入学考试。个人甚至可以通过修改人事档案中的姓名以模仿来达到学习，工作和参军的目的。一些人伪造干部简历、党员资料、学历证明，争取更高级别的领导职位。也有单位的个别负责人使用档案进行报复，对员工造成极大伤害。不同形式的虚假档案的反复出现挑战了重复档案系统的严密性、准确性和独特性。5）档案专业人员待遇需要进一步提升，队伍建设工作有待加强。相关档案专业人员工资待遇较低，这使得这一群体无法对于档案处理工作产生足够的重视，无法认真履行自身的工作。目前的档案管理只是侧重于档案管理，没有把重心放在服务人上面。其实这种问题出现的真正原因在于整个事业单位档案管理缺乏专业专门的管理人才。由于缺乏人才所以导致工作效率不高，水平较低。

4 以人文本，加强人事档案信息化管理与服务的几点思考

1）大力优化工作人员综合素质，广泛宣传人事档案工作重要性的社会知晓度。首先是提高员工的档案意识。各级人事档案，不仅需要加强认识，领导和人事档案管理工作的重要性，而且强调发展和提高工作人员的政治素养和业务素质，使工作人员充分认识到人事档案在工作中的重要作用。二是要建立严格的工作人员录 （聘） 用制度，选拔具有一定专业素质的人员从事档案管理工作，以提高档案管理工作水平。三是要通过采取多种举措广泛宣传人事档案管理工作的重要性，营造社会认知档案工作的浓厚氛围。2）充分利用现代信息技术，整体提高人事档案信息化管理与服务水平。为实现人事档案管理工作的整體推进，要定期开展专职人员的技能培训，不仅是档案专业知识方面的，还要包括计算机及互联网等应用技能，以满足新时期档案信息化管理与服务工作的需要。

5 结束语

简单地说，人事档案管理工作的不断完善，将为人事档案带来新的活力和生命力，使我国信息化水平跃上新台阶，为社会主义建设提供有力保证。信息管理技术的应用，这是迅速和准确的咨询信息，可以保证，另外，可以减少档案的损失，在人力方面，减少工作的步骤，有助于提高工作的效率，促进人事档案管理工作的改革，提高其服务水平。

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