新形势下创新干部人事档案管理模式的思考与实践

文·黄翊鹏 王赫 吕序翰

（作者单位: 济南市干部人事档案服务中心 / 山东省农业农村厅机关服务中心 / 济南市农业综合行政执法支队）

随着干部人事制度改革的深入推进，干部人事档案在教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才工作中的基础作用日益显著。济南市干部人事档案服务中心深入学习贯彻《干部人事档案工作条例》，提高政治站位，切实把干部人事档案作为新时代党的重要执政资源，不断完善管理体制、健全工作制度、细化工作标准、创新工作方式，自2018年起整合全市管档资源，提出并构建起一种“建管分离、分级负责”的干部人事档案集中管理新模式，推动干部人事档案工作转型升级、提质增效，为建设高素质专业化干部人才队伍提供了有力服务和保障。

一、干部人事档案集中管理存在的问题及对策

干部人事档案集中管理具有资源集约优势，但客观上也增加了各单位使用档案的距离成本、程序成本。干部人事档案集中管理机构，既要充分发挥集中管档优势，强化管理，还要积极推进档案资源共建共享，扩大综合服务效能。一方面，可以提高数字信息技术在干部人事档案管理中的应用。比如，运用二维码技术对档案进行编码，利用智能机器人存取档案，减少档案集中保管后，工作量大、人工识别效率低的问题；再比如，科学开发数字档案审核软件，运用图文识别技术辅助审核人员高效提取数字档案中“三龄二历一身份”等关键信息，实现风险自动预警，提高审核效率。另一方面，可以利用资源集中优势，运用大数据技术，为发挥干部人事档案的资政作用提供支撑。比如，通过比对不同人员档案中同地区、同时期的同类型材料，为鉴别材料真伪提供辅证，提升审核工作准确性，防止“带病提拔”“带病上岗”；再比如，通过对比档案记载的干部工作经历、专业素养、家庭成员、任职回避等情况信息，分析人选条件与岗位要求的契合度，提供符合干部队伍建设需求的人选方案，提高选人用人工作精准度。总之，要通过更新更活的手段，带动档案“建、管、用”各个环节的规范提升，建立设施完备、管理科学、高效便利的档案服务体系，推动干部人事档案管理工作高质量发展。

二、实施干部人事档案集中管理的思路与实践

（一）优化整合机构设置

改变过去分散、分布式保管的模式。根据工作需要和地区行业特点，将管理人员较多，或者职能相近单位的干部人事档案进行集中管理。比如，经研究批准，在市级层面，可由市委组织部将市直部门干部人事档案统一保管，对其中教育、卫生系统专业技术人员档案，为便于利用可分行业集中保管；在区县层面，则进一步将本地区干部档案集中到区县委组织部保管。通过整合管档机构、优化服务职能，促进管理效能的提升。

（二）科学组织审核接收

档案审核接收是确保干部人事档案集中管理顺利实施的基础关键环节。以统一标准组织移交审核，督促各单位开展自查整改，厘清前后责任，可以确保档案信息准确，有效提升入馆档案质量。对纳入集中管理范围的单位，根据管理档案数量及前期工作基础，分批分次开展移交工作。依托组工网、政务网等信息化平台，设计、部署审核软件，嵌入审核内容、风险点、政策依据、问题登记模板等信息提示功能和实用工具，引导审档人员对每卷档案进行系统、全面审核。列举负面问题清单，对档案质量量化赋分，划定达标分数，明确移交标准。按照移交批次顺序，提前组织各单位工作人员熟悉软件使用和工作流程，开展自查，提升移交通过率，确保工作有序衔接、压茬推进。审核工作中，按照专项审核标准，采取双人背靠背审核验证，专人对接单位反馈整改问题，材料补充、归档与数字化扫描同步完成的方式，保证入馆档案应审尽审，问题该核早核、无一遗漏。

（三）建立完善运行机制

集中接收阶段过后，各项工作转入常态运行。干部人事档案集中管理机构应突出服务功能，做好档案保管、档案材料的接收归档、数字档案建设、档案转递等常规工作。同时，要积极发挥行政辅助职能，组织审核档案、服务干部工作，开展业务培训，强化人员队伍建设，同时不断运用现代技术，提升工作科学化、规范化、制度化水平。一要确保档案安全，定期盘点入馆档案，检查安防设施和库房环境控制系统，组织消防应急演练，确保档案始终处于最佳保存环境。二要推动信息技术和档案管理深度融合，以数字档案为主加强对入馆档案的利用。纸质档案原则上不再外借，控制接触档案人员范围，减少纸质档案使用损耗，杜绝篡改、造假问题的发生。三要发挥档案集中资源优势，采用典型案例教学、实践操作等定期轮训、以干代训方式开展业务培训，实现人员队伍建设的制度化、常态化，防止各单位交出档案后一劳永逸的错误思想，避免出现工作脱节和断层等问题。

（四）扎实做好制度保障

制度建设是确保档案安全，推动工作高质量发展的基础。新颁布的《干部人事档案工作条例》是今后一个时期全国各级各类干部人事档案工作的基本遵循。干部人事档案集中管理机构应及时顺应新形势，落实新要求，细化完善日常管理制度。同时，随着干部人事数字档案的广泛使用，档案信息安全日益重要，除了使用专用网络、安全存储介质外，还需健全使用制度、软硬件运维体系，及时做好相关数据的异地异质备份，严格按照干部管理权限对用户进行赋权，防止信息泄露、数据丢失等不可逆的损失和超权限、超范围使用数字档案的情况发生。