强化重点建设项目档案监管和服务

文·傅照亮 李立新

（作者单位：济南电子机械工程学校 / 济南市档案局）

为适应济南市“打造大强美富通现代化大都市”新形势、新任务的需要，近几年，为规范建设项目档案监督指导工作，提升业务指导水平，依法加强对济南市经济建设、城市建设重点项目档案管理，提高重点项目档案工作的监管能力和管理水平，为今后项目的使用、维护和改造等提供齐全完整、真实可靠的档案依据和保障，确保全市重点建设项目的有序安全运行，济南市积极探索开展建设项目档案管理工作的新思路、新方法，不断提高建设项目档案监督指导工作水平，更好地为经济社会发展服好务。

一、坚持问题导向，增强监管责任感和使命感

重点建设项目是经济发展、城市发展、产业发展的重要载体，具有投资多、规模大、周期长、综合效益明显和工程复杂、施工队伍多等特点。有些项目在筹建和建设过程中存在管理不到位、临时观点突出，加之部分项目存在过分强调进度、赶工期、抢时间、重现场，轻管理等现象，致使重点建设项目档案管理长期存在档案行政监管难、项目档案收集难、竣工档案编制难、项目档案移交难等“四难”问题。有些建设项目已竣工投入使用多年，但项目档案却一直留有收集整理工作的“尾巴”，给日后利用档案进行项目审计、管理、使用和维护等工作埋下了隐患，有的项目档案缺失成为“终身”遗憾。近年来，国家和地方发改委、城乡建设及档案部门围绕建设项目档案管理出台了一系列政策规定、业务规范，中办、国办和省、市都对加强重点建设项目档案管理提出了明确要求。但由于监管落实不够到位，一些建设、施工单位对项目建设档案重视不够，在管理体制、机构人员、工作制度、考核奖惩等方面措施不力，所以，档案管理不落实，档案收集不齐全，竣工档案编制不认真，档案移交不完整等情况在大部分建设项目中或多或少的存在。特别是当前，随着CBD商务中心区、轨道交通、“三桥一隧”、新旧动能先行区等重大建设项目的启动和竣工，这些项目的建设周期、规模、投资和复杂程度都是前所未有，对加强项目档案管理都是新的考验。我们必须有时不我待的精神，加大对重点建设项目档案管理的行政监管力度，在业务上给予更多指导帮助，在行政监管上更加严格执法，确保《档案法》和国家有关重点建设项目档案管理的规定，得到认真全面的贯彻落实。

二、结合当地实际，持续开展监督指导服务

根据国家档案局《建设项目档案监督指导工作指南》《建设项目档案管理规范》等一系列规范要求，印发我市《进一步加强全市重点建设项目档案监督指导工作的通知》，按照该《通知》的组织架构、工作流程和工作行为，规范全市建设项目档案业务指导工作，强化了对重点建设项目档案管理工作的业务指导。

（一）强化前端控制，做好登记工作

按照《山东省重点建设项目档案管理登记办法》要求，坚持做好重点建设项目档案管理登记工作，2012年以来，平均每年对200余项市属重点建设项目开展档案管理登记。通过登记，了解重点建设项目档案管理情况，掌握并分析有关数据，为开展更深层次的管理性工作打基础。

（二）加强协调配合，提高监管水平

协调政府部门转发或联合印发指导性文件，强化工作落实力度，从而促进项目档案工作。协调市委、市政府办公厅转发了市档案局与市发改委、市城乡建设委联合印发的《关于进一步加强重点建设项目档案行政监管工作的实施意见》（以下简称“两办意见”）。为促进“两办意见”的实施，印发了《关于贯彻落实《两办意见》的通知》。两个文件的贯彻实施，提高了各界对重点建设项目档案工作的认知度，形成多方联动、齐抓共管的良好态势，促进重点建设项目档案科学化规范化管理。按照“两办意见”要求，开展了重点建设项目档案监督书制度试点工作，每年在已登记的市直重点建设项目中选取10余个项目作为监督对象，下发《重点建设项目档案监督书》，与监督项目建设单位保持联系，跟进业务指导和监督检查。针对城市建设的重点、热点，适时组织开展专题执法检查，制造社会影响，促进项目档案监管工作。先后组织开展地下管线档案专项执法检查；十一届全运会场馆项目竣工档案执法检查；为检验“两办意见” 贯彻落实情况，与市建委联合开展重点监督项目档案执法检查。

（三）完善工作流程，规范指导服务

近年来，发挥各行业主管部门的职能优势，有重点地开展项目档案业务指导和服务。一是通过多种形式的业务培训，提高基层项目档案从业人员的业务素质。共培训建设项目档案员2380余人次。二是按照《指南》要求，做好项目档案工作交底会制度，召开轨道交通建设项目档案工作交底会，从行业规范、工作流程、业务标准规范提出了具体要求，切实保证项目档案的齐全完整、准确、规范。三是强化重点领域热点问题的业务指导，对中央商务区项目、轨道交通建设项目、市政道路建设项目、水生态城市建设项目、海棉工程等重点领域的典型项目进行跟踪业务指导，督促项目建设单位建立健全项目档案管理机制，完善项目档案管理制度，提升重点建设项目档案工作水平。

三、完善工作体系，不断推动科学化规范化管理

在抓好重点建设项目监督指导服务的同时，也对今后进一步做好项目档案工作有了一定的认识和建议。

（一）档案行政管理部门对建设项目档案业务指导工作应该强化宏观管理，主要职能是监督检查指导项目主管部门或建设单位的微观管理工作，即项目主管部门或建设单位是不是建立了项目档案管理体制机制和相关的制度、标准规范以及相关制度、标准规范的贯彻落实移交进馆情况。因此建议上级档案行政管理部门在建设项目档案工作机制的设计方面突出宏观管理职能。以重点建设项目档案管理登记办法和验收办法为例，“登记办法”中登记的主体目前是档案行政管理部门，应当是项目立项审批单位，他们掌握项目信息渠道，在项目管控方面有话语权，具有一定的权威性和及时性。档案行政管理部门负责监督检查指导项目立项审批单位落实档案登记办法的情况。“验收办法”中的验收主体应当是项目主管部门，档案行政管理部门的职责应当是监督检查指导项目主管部门落实“验收办法”的情况，或者对重大建设项目负责验收。而“验收办法”规定项目验收主体是档案行政管理部门，由于项目建设单位与档案行政管理部门没有隶属关系和业务往来，档案行政管理部门对项目何时竣工除重点跟踪的少数几个项目外，其他无从了解，也没有几个单位给我们依申请，更无法组织验收。存在项目竣工档案经主管部门验收后即可进行竣工，“验收办法”形同虚设。

（二）涉及行业或专业项目档案管理的规范性文件，建议与行业主管部门联合发布，并配套制定贯彻相关规范性文件的工作机制，否则会造成工作被动。如现在很多国家、省的项目规范标准都是既有建设部门工作标准也有档案行政管理部门工作规定，存在“两张皮”现象，导致建设单位、施工单位存在两难窘迫。