扎实做好人事档案移交接收工作积极推进国有企业退休人员社会化管理

文·王爱华 闫雨

（作者单位：中共宁阳县委党史研究中心/ 宁阳县档案馆）

国有企业退休人员社会化管理工作是党中央、国务院安排部署的剥离企业办社会职能、解决国企历史遗留问题的重大举措。为落实好各项保障措施，切实维护好国企退休职工各项权益，2020年3月，宁阳县委、县政府根据中央和省、市文件精神印发《宁阳县国有企业退休人员社会化管理实施方案》，安排部署国有企业退休人员社会化管理工作。根据实施方案安排，国有企业退休人员的人事档案实行集中管理，由档案管理部门组织实施。为高效做好该项工作，宁阳县档案馆做了大量细致的工作，进行了积极有益的探索和实践，有力推动了社会化管理工作的平稳有序开展。

一、认真开展宁阳县国有企业退休人员人事档案情况调研

宁阳县档案馆先后到组织部门、劳动部门和需移交档案的企业进行调研，对全县国有企业退休人员档案情况进行摸底和了解。全县共有31家国有企业需向县档案馆移交退休人员人事档案，其中省属以上国有企业14家，县属国有企业17家，需移交档案9000人。省属企业中，宁阳烟草专卖局（公司）、宁阳县供电公司、宁阳县邮政公司、山东新华书店宁阳分公司等单位，档案管理机构成立较早，档案管理比较规范。县属企业中，金阳集团、华龙水业等单位移交档案人数较多。县属企业的档案大多数符合人事档案管理的标准要求，但也有个别企业存在没有明确的专门机构、没有专门人员负责档案工作，也没有相对固定的档案放置场所，甚至有的单位几次搬家，把部分人事档案随意散放在车库里，还有个别单位在办理人员退休时，工作人员为图省事，把个人档案直接留给退休人员本人等现象，档案保管状况堪忧。

二、努力创新国企退休人员人事档案移交接收工作模式

（一）制度为基，规范业务流程

制定《宁阳县国有企业退休人员社会化管理人事档案移交接收管理办法（试行）》（以下简称《办法》），规定宁阳县辖区内未实行社会化管理的国有企业退休人员，其人事档案移交进县档案馆。要求相关各国有企业应主动、自觉接受县档案行政管理部门的监督与指导，并与县档案馆做好移交衔接工作。通过档案部门加强调度推进，各国企单位高度重视，20家单位先后和县档案馆对接，成立移交管理工作小组，明确分工领导和具体工作人员，列出移交人数清单。其余11家企业也都通过各种方式和县档案馆联络联系，探讨档案整理及移交的细节问题。

在工作实践中，宁阳县档案馆探索出档案移交进馆的规范化流程是：规范整理纸质档案→编目→数字化处理→装订入盒→纸质档案、电子档案两种载体同步移交县档案馆。进馆手续办理规范化流程是：企业填写《企业退休人员档案移交名册表》→移交、接收双方审核确认档案内容→县档案馆登记备案→双方在《档案交接文据》上签字、盖章→移交纸质档案（原件）和数字化备份→向县档案馆提供进馆档案案卷目录（纸质版）一份，案卷目录和卷内目录的电子文件各一份。

（二）质量为先，严把工作标准

结合宁阳县实际，制定《宁阳县国有企业退休人员社会化管理人事档案整理及数字化处理细则（试行）》（以下简称《细则》）。《细则》对档案的整理标准、数字化处理及装具使用等作出详细的要求，确保退休人员档案整理规范，为按时移交打下基础。《细则》明确以“件”为单位进行档案整理装订，按照《纸质档案数字化工作指南》标准要求进行数字化加工处理，采用宁阳县档案馆数字档案在线归档管理系统进行目录著录，减少企业软硬件投资。纸质档案整理和数字化工作流程易于操作，简单实用。

县档案馆工作人员实地察看相关单位档案后，发现大多数企业退休人员档案共有十几页，少的几页，个别人员可以达到几十页，2cm厚度的档案盒足以容纳一个人的所有人事档案材料。设计制作以2cm档案盒为基础，脊背和盒底添加必要项目（全宗号、单位名称、人名、室编号、馆编号）的国企退休人员人事档案专用盒，方便档案的管理和使用。

（三）服务为本，加强指导交流

一是开展“走出去、请进来”全方位的服务。业务服务人员主动到相关国企单位上门提供服务，对档案内容较少的单位则邀请到县档案馆现场指导，规范纸质档案整理。二是有针对性地分批次开展业务培训服务。档案整理较为规范的单位主要是让他们查找细节上的问题和不足，加以改正。档案整理欠规范的单位，依据规范标准进行修订和整理。档案整理不规范或未进行整理的单位，首先教给他们如何鉴别档案；然后学习如何分类、确定排序方法，再编写类号、页码，编目；最后，将整理规范的纸质档案按标准进行数字化加工处理。在具体工作过程中，因人施教，以实际操作为主。比如，怎样归档，如何进行数字化扫描和著录，甚至小到怎样装订等问题，工作人员都耐心示范，手把手，面对面教授方法。每个参加培训的人员都要单独演示，进行实际操作。三是多渠道沟通交流搞好线上服务。充分运用现代媒体，建立起微信工作群、QQ工作群和公用邮箱，制作档案整理的小视频、《细则》和共性问题，供进馆企业单位使用，加强交流互动，在线即时解答各单位的问题。

（四）统筹为要，协同稳步推进

档案移交进馆涉及县档案馆多个业务科室。在接到国企退休人员人事档案移交进馆工作时，虽然各科室工作人员工作压力都比较大，但并没有互相推诿，而是积极搞好协调配合。业务服务科负责起草《办法》和《细则》，并指导纸质档案规范整理；管理科和信息技术科对《办法》和《细则》提出修改意见，信息技术科负责数字化工作的质量标准，管理科负责移交接收手续办理工作，各项工作稳步推进。规范整理纸质档案后，开展数字化处理，所有工作都达到相应标准则办理移交接收手续。

由于积极地谋划筹措，宁阳县国企退休人员人事档案移交工作虽起步较晚，5月21日制定出台《办法》和《细则》，但成效明显。按照规范化的流程标准，依据成熟一个接收一个的基本原则，截至6月底，托底档案的三分之一已完成纸质档案的规范整理，部分档案完成了数字化处理工作，正在办理移交交接手续。

三、探讨解决进馆国企退休人员人事档案整理存放问题

一是企业人事档案整理方式问题。根据调研，有的企业驻地在宁阳，人员各地都有，档案随人走。该单位档案工作人员需按照各地不同的整理标准，整理档案后向各地的档案管理部门移交，有个单位的档案工作人员说他要掌握十几个地方的标准，实在是太累了。调研中还发现，烟草系统采取的办法是：全国各地的烟草公司人员不论原工作单位在何地，都要按照各自移交地的标准整理档案。比如，宁阳烟草专卖局（公司）需向宁阳县档案馆移交的档案，要按照宁阳县的档案标准进行整理，这样就可以大大减轻企业档案工作人员负担和压力。建议上级主管部门制定统一的纸质档案整理和数字化加工标准。如果顶层设计无法全面统一标准，各地企业可以学习借鉴烟草系统的经验。

二是纸质档案数字化问题。纸质档案数字化需要一定的软硬件设施设备和相应的操作技能。操作熟练的人员一上午可以扫描上百份档案，而不熟练的要反复返工，费时费力，增加企业的经济负担和人力成本。建议由各级财政统一负担相应费用，作为专款拨付给各级档案馆管理使用；如地方财政确实困难，建议具备数字化处理条件的单位自行按标准处理，不具备数字化处理条件的单位，可以委托档案数字化服务公司进行专业处理。

三是进馆档案存放问题。如宁阳县档案馆旧馆馆藏已基本饱和，而新馆正在建设之中，大量新进馆档案如何存放是个问题。建议结合属地档案馆实际情况，分批次处理。纸质档案进行规范整理达到进馆标准后，确有困难、保管条件差的先行进馆；保管条件较好的单位暂不移交，待库房有足够保管空间或新馆建成启用后，再分期分批完成国有企业退休人员人事档案移交接收进馆工作任务。