高校档案治理体系与治理能力建设困境和提升途径研究

文·战英

党的十九大将“推进国家治理体系和治理能力现代化”纳入新时代中国特色社会主义基本方略。国家治理是一个总目标性概念，它包括国家范围内政府、社会、企业这些多元主体在内的治理[1]，涵盖了经济、政治、文化、社会、生态文明和党的建设等各领域体制机制、法律法规安排。在国家大力推进治理体系和治理能力现代化建设进程中，作为党和国家各项事业重要组成部分的档案工作，也必然在国家治理体系建设范畴之内。高校档案治理能力提升对于服务国家档案治理现代化建设，服务于建设中国特色社会主义大学、推进“双一流”建设都有着重要的现实意义。然而，在当下高校档案治理领域中，无论是相关理论体系研究、资源共建共享、服务互联互通和档案数据治理等方面还存在短板和弱项，制约着高校档案治理能力的提升。

一、目前高校档案治理存在的短板和弱项

（一）高校档案治理理论体系不系统，相关理念未形成

理论是行动的先导，只有建立系统、科学的高校档案治理理论体系，才能更好地指导高校档案治理实践。然而，国家治理现代化的理念尚是一个生长的有机体[2]，高校档案治理研究更是处于起步阶段。笔者以“知网”为检索数据库，以“档案治理”为关键词，以“主题”为检索项，将发表时间截止到2020年4月9日，共检索出291条记录，其学术关注度指数自2017年来持续上升。将关键词更改为“高校档案治理”后，只检索出19条记录，学术关注度指数趋于平稳，甚至在2017年还出现下滑。通过对这些学术研究成果的研读，可以看出当前学界对于宏观层面的档案治理研究关注较高，相关理论体系和实践探索较为成熟、系统，如常大伟对档案治理能力建设的演进历程、内容体系构建和推进方略等进行了探析[3]，金波提出要树立档案治理理念、强化档案工作系统开放等5条举措实现从档案管理走向档案治理[4]，同时还有很多学者如刘东斌、陈忠海等学者也进行了相关研究，在此不一一列举。但对高校档案治理这一特定研究领域，相关成果较少，只有周坤顺分析了现代大学制度视域下的高校档案治理要求，提出了相应的治理对策[5]。总体来看，高校档案治理理论体系不够成熟和完善，同时在实践上也缺乏有示范作用的样板高校，使高校档案工作人员难以完成从“传统档案管理思维”向“现代档案治理逻辑”理念的转变。

（二）高校档案资源共建共享能力不足

治理的目标是实现公共利益最大化。高校档案治理则是最大限度挖掘高校档案资源价值，实现包括社会、学校、档案管理者、教师、学生、校友等在内的各个行为主体公共利益最大化。其中，档案资源的获得感是衡量治理效益和公共利益实现的重要指标之一。提升档案资源获得感的前提就是通过资源的共建共享，构建丰富、多元、齐全、完整的“校内+校际”的“大档案”资源体系，为提升档案资源获得感奠定基础。但囿于传统档案管理思维，当前的高校档案资源建设无论在校内层面还是在校际层面都未能形成共建共享的工作格局。

在校内层面，档案管理部门和各业务部门协同合作不足，分散于各个业务系统的原始电子档案或因数据结构不匹配、或因安全管控有限制、或因系统不对接等原因无法实现向档案管理系统的汇集归档，同时档案管理部门形成的数字化档案资源也不积极向业务部门共享，使校内本应统一保存和共享共用的“档案资源”分散存储，各为己用。在校际层面，由于各个高校的资源建设标准不同、分类各异，同时缺少宏观层面的系统规划，没有校际间的档案资源共享平台，校际档案资源共建共享更难推进。校际层面共建共享局面不能形成，就会造成不同高校间数字化档案资源重复建设。例如：针对上级部门普发文件的数字化扫描，除第一所完成高校外其他高校的扫描都相当于重复建设，这是由于其他高校完全可以通过资源共享机制和相关共享平台获取第一所高校共享的数字化副本。

（三）高校档案服务互联互通能力不足

治理理念强调服务为先，倡导实行优质、高效、便捷、经济的服务模式。高校档案治理的目标之一便是构建高校间互联互通的档案服务模式：利用者在移动互联网环境下，借助移动终端的档案服务应用程序，一键完成身份认证并提交用档需求，档案管理者根据用户需求提供相应的档案资源，满足用户需要。更为理想的状态是：这种服务能够实现高校间联通，为高校档案服务统一入口，利用者通过一个应用就可选择不同学校并获取相应的档案资源，而不是每利用一所学校的档案就需要注册、登陆不同的应用，这种情况显然提升了利用成本。高校档案工作经过十几年信息化建设，服务质量有了很大改观，部分高校诸如南京大学、郑州大学、中国石油大学（华东）都推出了在线网络服务，但这些在线服务只限于提供本校档案资源，无法进行跨校际服务，没有形成服务互连互通格局，使跨校查档需求不能通过一次满足。比如，本科和研究生阶段就读于不同高校的同学，因工作或留学需要两个阶段的成绩证明，就不能通过一个应用或系统来满足这两个方面的需求。在服务互联互通上，政府档案服务走在了前列，浙江省在全国率先搭建全省国家综合档案馆“异地查档、跨馆服务”工作网络，实现“一网查档、百馆联动”，这些创新之举为高校档案服务指明了方向。

（四）高校档案数据治理能力不足

高校档案作为学校办学历史、发展历程、教书育人、科学研究的直接记录，蕴含着大量的原始数据信息，通过有效数据治理，这些数据信息能够为当下治学、治校提供数据参考和决策依据，例如历年招生录取分数的波动可以为高校制定新招生政策提供数据依据。高校档案数据治理是高校档案事业发展的各方参与者在一定的法律、法规、制度、标准框架内通过协同合作的方式，综合应用各种数据治理工具和治理技术，规范高校档案数据治理业务流程，构建高校档案数据治理生态，激发高校档案数据价值的过程[6]。从定义分析可知，高校档案数据治理是一个动态过程，这个过程涉及到相应治理主体、法规制度、治理工具、治理技术等多个要素，既包括宏观层面的协同合作，又包括微观层面的数据治理业务流程管理。

从目前高校档案事业发展来看，各方参与主体档案数据治理观念没有形成，普遍存在重管理、轻治理，重凭证、轻数据等现象，尚没有意识到档案数据价值的重要作用；同时，档案数据治理是新生事物，相应的法规制度不够系统和完善，使高校档案数据治理缺乏相关依据，只能各自摸索；治理工具和治理技术相应技术门槛要求过高，如异构数据的收集、数据挖掘、动态建模与可视化这些都对参与者有着较高要求，也成为横亘在高校档案数据治理水平提升前面的一道门槛。所有这些都制约着高校档案数据治理水平的提升，使高校档案数据治理能力不足，难以形成“共建共治共享”数据治理格局，严重影响档案数据价值的发挥。

二、 高校档案治理体系建设和治理能力提升的途径

（一）完善高校档案治理理论体系，健全高校档案治理制度与标准，树立档案治理理念

在国家治理现代化大环境下，高校档案工作内涵、外延、边界和科技含量都发生了深刻的变化，这些变化使提升高校档案治理能力建设迫在眉睫。但高校档案治理是一项系统工程，需要一套与国家治理现代化大背景相适应的科学理论进行阐述和指导；需要与国家依法治国、依法执政、依法治校建设大环境相协调的法规、标准、规范进行约束；更需要高校档案治理的各方主体，要尽早完成从“档案管理”到“档案治理”的理念转变。然而，理论体系的完善非朝夕之功，法规标准的健全也非一蹴而就，思维观念的转变更非一时之事。在理论研究层面，需要相关学者持续研究，分析其成因、原理，探寻其措施、路径等，教育和档案行政管理部门要予以引导，加大对相关研究的支持力度，同时也要结合高校档案管理者的工作实践，注重理论与实践相结合，以理论指引实践，用实践检验理论水平，通过多方互动，共商共研，形成学者主导、政府引导、高校践行的理论研究多元参与体系。在制度建设层面，要以《档案法》修订为根本遵循，教育主管部门、档案行政管理部门和各高校多方齐抓共管、努力构建起完善的高校档案治理制度和标准库。

（二）加强高校档案资源共建共享，构建档案治理资源基础

共建共享理念是新形势下推动各项事业发展的重要指南[7]。高校档案资源共建共享要统筹校内和校际两个层面，从校内和校际两方面着手，构建档案资源共建共享的高校档案资源体系建设工作格局。校内档案资源的共建共享是前提和基础，其中电子档案资源共建共享是首要之举。各学校在制定发展规划，特别是信息化建设规划时，要通盘考虑电子档案资源归档问题。在具体实施中针对不同业务系统要制定精准方案，充分考虑归档范围、归档时间、数据转换等技术要求，形成以在线归档为主，线下移交为辅的电子档案资源归档方式，力争实现电子档案集中统一保管，打造档案资源的共建格局。同时，档案管理部门要对汇集的电子档案资源和形成数字化档案资源在确保安全的基础上分级、分类，实现对各业务部门的数据共享，对于能够公开的档案信息资源要主动公开共享，实现档案资源的双向流动。校际档案资源共建共享是档案资源共建共享工作发展的高级阶段，在实现校内档案资源共建共享基础上，通过加强校际间协同合作，统一规划、统一标准、统一建设，建立集中的校际档案资源云共享平台，各高校能够通过该平台，实现档案资源的上载、共享和分发机制，并通过区块链技术实现档案资源的溯源，形成高等教育“大档案”资源库。

（三）促进高校档案服务互联互通，构建优质高校档案服务体系

高校档案服务互联互通是档案资源建设共建共享的目的之一，在高校档案服务方面，教育主管部门和档案行政管理部门要加强主导，各高校要加强协同，遵循协同式智慧档案信息服务理念[8]，通过统一的技术标准和技术规范，构建高校间联合数字档案服务中心，各参与高校均为该中心的服务提供者，由此实现高等学校统一的对外服务窗口。服务中心应能够实现档案证明办理、档案信息查询，一次即可完成涉及多所高校的档案服务，从而实现协同服务效应最大化。同时还应为包括教育部学位与研究生教育发展中心在内的各部门、各单位提供统一的学位认证服务，以及为全国高等学校学生信息咨询与就业指导中心等部门提供统一的成绩验证审核服务，改变现有通过邮箱进行验证的分数工作状态，实现高校档案服务一网通办。

（四）提升高校档案数据治理能力，打造优质档案数据资产

高校档案信息化建设发展到一定程度之后，数据资源将成为高校重要的资产，而有效的数据治理是数据资产形成的必要条件[9]。高校档案数据治理是一项系统工程，涉及到数据平台的建设、数据质量保障、数据价值挖掘、数据长久保存和数据安全防护等各个方面。其中数据平台的建设是前提，平台建设要统一标准、统一数据模型，实现多源异构档案数据的接收、归档数据的自动归置和数据的剔重；数据质量保障是手段，存在于不同业务系统的归档数据往往存在一定差异，在数据接入时要对其进行标准化处理，形成统一的数据格式；数据价值挖掘是核心，要通过数据的分类、聚类以及关联技术，充分运用神经网络，将潜在的档案数据信息最大限度挖掘出来，并将数据信息转换成知识信息，为决策制定、工作参考提供数据和知识服务。数据长久保存和数据安全防护是关键，只有实现数据的长久保存，才能保障数据长久的发挥价值，要综合运用多种技术手段，建立多套安全机制，保障数据的齐全、完整和可用性，实现长久利用。