事业单位完善人事档案管理的具体策略

文·焦蕾

（作者单位：烟台广播电视台）

人事档案管理是指对人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等系列活动。对此，中共中央办公厅颁发的《干部人事档案工作条例》指出，干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。某种程度上讲，人事档案管理作为一项基础性工作，收录了个体年龄、婚姻、家庭成员等信息，同时精准反馈了其在实际工作中的系列表现，为其他管理工作的开展提供了必要的信息支持，提高了决策的公平性、科学性和合理性，维护了全体职员的合法权益，是我国进一步发展和谐社会的关键一环。另外，正是基于人事档案对职工成长的记录功能，有助于管理者制定更为科学的人力资源分配和管理计划，从而最大限度地挖掘职工工作价值，是实现人尽其才生态格局的基础。

一、完善人事档案管理制度体系

事业单位应根据经济社会的发展变化、事业单位体制改革诉求以及人事档案相关法律等来调整档案管理机制。根据《档案法》《保密法》《干部档案工作条例》等法律规章制度来提高事业单位人事档案管理体系的先进灵活性与全面立体性，始终坚持集中与统一管理的基本原则，明确人事档案转递、保管、归档、查阅、核对等流程。其中人事档案转递机制要求转出档案必须完整齐全，在人员职务变动或工作调动任命通知下达之后，应按照相关规定对其所有的档案资料进行统一整理装订，通过机要交通转递或派遣专人取送，而不能自行邮寄或本人转送，档案接收单位需要在回执单上签名盖章，避免档案转递过程中发生丢失等情况；人事档案保管保密机制要求档案存储室要配备齐全消防栓、灭火器等设施，做好防潮防水及防蛀防盗等措施，提高档案存储室内环境的干净整洁性与干燥适宜性，要求专人管理属于机密、绝密的人事档案资料，非管理人员不能随意进出档案管理室。最后，管理人员应至少6个月核对一次档案材料，要从第一张开始核对其刚收回的档案材料，反复核验无误之后才能进行归档保存，这些有助于帮助管理人员及时发现档案资料中需要进一步补充或更新的内容。

二、更新人事档案管理的软硬件设施

事业单位要严格按照规定，在硬件方面根据档案的数量及以后的发展情况，选择合适的库房面积，楼层最好选在一层，配备、配齐防火、防盗、防尘等“八防”基础设施，在经费充足的条件下，最好再配备烟雾感应检测系统、红外防盗报警系统、漏水报警系统等，档案人员办公室与档案库、阅档室三室分开，从而营造一个舒心的工作环境。在软件方面，在配备好电脑、高拍仪等设施的基础上，开发一个信息系统平台，包含档案的查阅、借阅、转出、档案材料的后续、保险业务、退休业务等模块，依托互联网的优势，对人事档案信息进行数字化加工，使之成为电子档案，可以为广大单位和个人提供无纸化服务，提高人事档案的服务质量，增强档案的便捷率，减少纸质档案的利用率，更好地保护档案原件。同时特别注意档案数字化信息的安全，在访问信息平台时设立安全防护网，以防不法分子有机可乘。电子档案信息存储可以通过光盘刻录等方式及时备份，既可以保证档案的真实性，杜绝造假现象，又能为档案利用者提供高效的档案服务。

三、规范人事档案管理工作流程

人事档案信息的完整程度是评估人事档案管理科学性的基本标准之一。基于此，事业单位必须将人事档案管理工作流程规范化。一是认真收集人事档案。在单位规定的期限内，按照规定及时收集年度考核、干部任用、干部调查等档案信息，以确保个人资料的完整性。二是要抓好人员档案识别。在此阶段，档案工作人员应密切注意档案材料的日期和真实性，确定档案材料是否属于员工，并完成相关程序。如果缺少相关材料，应及时进行注册、收集和补充。三是做好人事档案整理工作。档案资料应当按照基本原则进行编号和归档，如资料的“类，页，号”、复制文件目、装订、写索引号等。四是做好人事档案检查和阅读。根据审核员持有的单位介绍信或审核批准表提供相应的服务。审核后将执行文件注册，然后提取文件以供审核。在特殊情况下（例如借用文件），需要执行相关的借用程序。五是抓好人事档案传输。必须填写所需文件的“人事文件转移通知”，并记下文件转移时间和转移单位，在确认正确无误后填写转移文件注册表格，在回执上签名并盖章，完成文件传输。

四、将信息技术与事业单位人事档案管理工作结合起来

人类社会发展已经进入信息化时代，在信息化水平不断提高的前提下，事业单位人事档案管理的发展同样需要借助电子技术实现新突破，电子信息技术之所以能够赢得大众青睐，主要原因在于其便利性与高效性，信息时代人们更加注重效率与便捷。此外，人事档案的信息化管理在实现资源共享的同时，确保人事档案能够长期保存，较好地弥补了人事档案纸质化管理的不足。另外，电子信息技术在完成高质量信息传输时，能够将电子信息技术与人事档案管理工作有机地结合在一起，在实现工作效率提升的同时，促使人事档案管理工作迈向新的发展阶段。作为人事档案管理人员，我们要明确一点，统一的规范和标准是确保档案管理信息化建设能更好地整合外部信息资源的关键，同时也能促进资源共享以及长期保存。因此，必须对档案管理信息化建设进行规范，用严格、合理的标准来确保信息化建设工作的开展，促进档案管理信息化建设在软硬件设备及资源方面都能实现共享，为档案业务流程的优化以及档案管理整体水平的提高提供助力。

五、提升档案管理人员素质

档案人员是开展人事档案管理的主体，其业务能力、综合素质以及职业素养与管理效率具有密切关系。但是当前，由于事业单位对人事档案管理缺乏正确认知，档案人员在管理能力和综合素质等方面不符合岗位要求，甚至一些单位没有设置专职的档案人员，兼职人员的精力和时间有限，难以全身心地投入管理工作中，对管理效率和质量带来负面影响。因此，事业单位要采取相关措施提升档案人员的素质和能力，构建一支能力强、素质高、专业化的现代管理队伍。首先，单位领导要给予档案管理人才队伍建设高度重视，积极从内部挖掘高素质的档案人才，从社会和高校中吸纳具有专业背景的人才，不断完善、充实管理队伍。其次，由于人事档案管理对人员的业务能力要求较高，单位要定期组织人员进行专业培训，培训内容要涉及专业知识、信息技术操作能力以及职业素养，通过培养提升人员能力，促使其更好地胜任岗位工作。最后，制定科学的奖惩制度，对于工作表现优异的人员给予奖励，对于工作态度不端正的人员给予一定处罚，调动其参与工作的热情和积极性。

总之，随着信息化水平的不断提高，事业单位档案管理网络化的应用水平得到很大程度的提升。为此，事业单位人事档案管理工作需采取利用开放化、网络化的管理方式，适应社会需求，不断提高自身综合素质，建立信息化的人事档案管理方式，以提高自身工作效率与质量，更好地为社会服务，提高事业单位工作质量和效率。