信息视角下技工院校教育教学档案管理

文·王晓静

教育教学档案是指在教育教学管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等材料，是决定教育教学质量的重要依据。做好教育教学档案的管理和利用，有利于深化技工院校专业人才培养模式，有利于技工院校开展教学质量监控与评估，有利于技工院校规范实训场所管理，有利于提高技工院校办学水平和知名度，对技工院校教育事业的发展具有十分重要的意义。传统教育教学档案以纸质材料为主，已经不适应信息网络技术发展的新形势，创新教育教学档案管理方式，建立规范、标准的信息化教育教学档案迫在眉睫。

一、技工院校教育教学档案管理现状及存在的问题

（一）教学档案管理体制不够完善

技工院校教学档案管理分布较为广泛，各部门和院系都直接或间接担负教学管理工作，都会产生教学档案，档案量较大。虽然有的院校建立了档案馆，但由于规章制度不健全，各部门和院系之间的交流和共享问题，存在各自为政的现象，其根本原因就是教学档案管理工作体制不完善，制度执行落实不到位，职责不清晰，管理工作不够科学、规范，收集和整理随意性强。因此，教学档案的作用和价值得不到有效利用和体现。

（二）教学档案管理人员专业素质有待提升

大多数技工学校并未配备专业的教学档案管理人员，普遍存在身兼数职的情况，有的是行政管理人员，有的是院系教学秘书，还有的是一线教师，专职档案管理人员少之又少。这些兼职人员均未接受过专业档案管理的培训，在时间和精力上也难以满足工作要求，不但欠缺专业管理能力，业务不熟悉，对教学档案管理的功能、意义及重要性也缺乏认识，通常只是简单地对教学档案材料进行收集，管理及处置较为随便，无法确保教学档案管理的实际效果。

（三）教学档案信息利用价值得不到充分发挥

教学档案的应用价值主要表现在教学评估工作中，通过评估可以对教育教学能力进行评价，进而改进和提高教育教学水平。当前，大多数技工院校的档案管理人员侧重于档案资料的整理、归档及保存，对档案信息的利用不够重视。档案整理归档后，主要为需要查阅资料的人员提供纸质资料，查询查阅手段基本以人工为主，工作效率低下，造成教育教学档案信息的利用率过低，不能通过评估，更不能促进教育教学水平的提高。

（四）教学档案管理信息化程度不够

由于信息化技术的发展，档案管理的形式以及载体也在呈现多样化发展，使得档案管理的工作能够更加方便快捷。但是，目前大多数技工院校档案管理的硬件设施较为落后，无法适应档案管理信息化发展的需要。落后的教学档案管理方式使教学档案收集、查询效率低下，降低了教育教学档案的管理水平，不能发挥出应有的价值。

二、建议和措施

（一）创新技工院校教育教学档案管理模式

根据教学档案采集整理流程、采集方法、归档时间、存档时限、借阅、移交管理等具体要求，建设教育教学档案网络系统；根据技工院校教育教学的特点制定档案管理制度；根据各部门、院系自身工作涉及的内容、范畴进行职责、权利划分，使责权明确统一；根据管档人员比较分散的特点，实行部门责任制，学期初各部门、院系上交各自档案目录，期末上交纸质材料，档案管理部门依据学校教育教学档案网络系统进行核对、检查和评估，纳入部门考核结果。通过以上管理措施及模式，逐步提高各部门、院系对教育教学档案管理重要性的认识。

（二）加强对档案管理人才的培养

技工院校档案管理部门要采取定期和不定期的方式，利用集中培训或以工代干的形式，加大培训力度，不断对管理人员进行信息技术专业知识培训。可以采取技术比武、年终评比等形式，激励管档人员，使管档人员掌握更多的专业技能和素养，树立教学档案管理信息化的理念，积极适应信息化发展的要求。

（三）提升教学档案管理信息化水平，提升档案信息利用率

随着信息技术的迅猛发展，运用信息和网络技术已经成为教学档案管理工作的发展趋势。改变传统档案收集、管理、查询的传统模式，建立教育教学档案的数字化、信息化、网络化为主，加大信息化工作的设备、资金、专业人才等投入，利用信息技术建立教育教学档案信息资源数据库，逐步形成信息数据库，实现信息检索功能，提升档案服务教学的能力，逐步提升教学档案信息利用率。同时，要加强对教学档案管理网络安全问题的管理，建立安全的档案管理系统，确保档案管理信息的安全。

总之，只有运用现代信息科技成果不断创新技工院校教育教学档案管理方式和利用模式，将教育教学档案信息数字化、信息化、网络化，建立数字档案馆，实现网络共享，才能提高技工院校教学档案的质量和效率，充分发挥其服务功能，深化专业人才培养模式，提升技工院校知名度。