基于云计算环境下电子文件的动态发展研究

文·张珊珊

一、 引言

当前信息技术朝着云计算的方向发展，大到经济、政治、国防、金融、医疗、教育等宏观领域，小到企业、政府、公共服务机构以及人们的生活、工作等，都少不了云计算的使用。云计算带领了一种新的发展趋势，引起了新一轮技术革新。云计算是一种基于因特网的超级计算模式，最早是由 Google 首席执行官埃里克·施密特 （ Eric EmersonSchmidt） 在 2006 年的搜索引擎大会上提出的。其中所谓的“云”形象地指代计算机联网形成的集群，它是在远程数据中心里由成千上万台计算机连接成一片而形成的，它聚集了大量服务器、应用软件或者存储设备，具有每秒 10 万亿次的运算能力。[1]人们可以在任何时间、任何地点使用笔记本、计算机、移动设备联网接入所需的数据中心，利用统一的服务界面，及时快捷地访问“云端”，从而获取所需的服务和资源。云计算具有低成本、虚拟化、存储能力强、弹性服务、资源池化、按需服务、服务可计费、泛在接入的特点。在数据产生速度数以亿计的情况下，低成本、高容量、服务全面、环境可靠的云计算是最佳的选择。云计算包括云存储、云平台、云服务等一系列应用方式。

而云计算的到来也给电子文件的发展带来了不小的变化。电子文件在我国上世纪九十年代出现，特别是十三届国际档案大会召开之后，人们开始关注电子文件管理问题。1996年，国家档案局组建了电子文件归档与档案管理研究领导小组，正式揭开了我国电子文件管理工作的序幕。在2009年，中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《电子文件管理暂行办法》，并于同年底成立了电子文件管理部际联席会议制度，这两项事件标志着我国的电子文件管理国家战略正式形成。[2]电子文件的发展一直随着国情、国策、技术以及自身结构的调整而不断变化。比如目前一些世界先进国家为节约经费投入、提高服务效率而在政府部门推行“云优先”（Cloud First）战略，即在未来政府部门信息化业务采购和系统更新时，优先考虑使用云计算模式。[3]而在云计算的大环境背景下，电子文件的发展也由静态逐渐过渡到动态。从系统结构到运行机制、从性质到特点以及归档模式的转变都体现了云计算对电子文件的影响之大与深。

二、 迎合时代变化：电子文件动态发展的过程

（一）从数字连续性到数据连续性

在本世纪的前十年到前十五年的时间里，电子文件的发展缓慢而上升。从一开始被提及到成为国家战略规划里的一部分，电子文件的地位与重要性不言而喻。但是在云计算时代形成之前，或者在云计算的发展初始，电子文件的保管与利用方式以“数字连续性”为主。数字连续性指在文件连续体的框架内信息得以保管和利用的能力，它不仅是关于信息的长久保存，而且是要在信息的持续运动中构建信息管理的能力和系统性的框架。[4]数字的连续性主要着重于电子文件的存储与长期利用。且这个利用是被动的、静态的。它的主要目标是保护电子文件不受损坏，保证电子文件的可信性，并能够及时有效地为用户提供利用。这种保存电子文件的方式较为单一，且不够灵活。一旦出现大量的、海量的数据就会出现不能及时准确从数据库中找到所需的信息。而数据连续性的出现，在大数据、云计算的背景下，很大程度上解决了数字连续性的部分缺陷。数据连续性是指由数据的可关联性、可溯源性、可理解性及其内在联系组成的一整套数据保护措施，其目的是保障数据的可用性、可信性和可控性，降低数据失用、失信和失控风险。[5]它着重于电子文件的利用。这种利用是主动的、动态的。存储只是它的一方面特点的体现。而且它的侧重点在于对电子文件的质量保障。将存储的数据更好的连接起来、避免出现碎片化现象，并加强数据的跟踪和鉴定，力求所存储的数据都具有证据力，能够作为凭证使用。数据连续性的最主要特点就是具有可关联性、可追溯性、可理解性等。[6]且数据连续性也适应当前大数据、海量数据的爆发式增长的现状，为今后电子文件的发展提供了强有力的保障。

（二） 归档模式从双套制逐渐转向单套制

双套制就是指在电子文件归档时，将电子文件的电子版本和纸质版本一并归档保存的电子文件归档管理模式。它的优点在于可以确保档案的完整性与安全性，但缺点在于效率低下，管理成本过高。且在云计算背景下，双套制已不能适应海量数据的收集、保管、利用工作。2018年底国家档案局、科技部发布的《科学技术研究档案管理规定（征求意见稿）》规定了科研电子文件仅以电子形式保存。此外，2019年5月，贵州省也印发了办法明确电子文件不再以纸质形式归档移交，并指出电子证照与纸质证照有同等法律效力。这些措施与文件都逐步向单套制归档模式转变。单套制以电子文件为主要管理对象，从文件的生成到存储、备份、利用等方面都只有电子版本。电子文件从生成到销毁或永久保存的整个生命周期中，都只以电子的形式存在，不会出现其他实体形式，这是单套制运行的真谛。单套制大大降低了对电子文件的管理成本，且适应了云计算环境下无纸化管理的要求。如上海市档案局结合上海自贸试验区实践，已经在自贸区尝试性推广电子档案“单套制”，[7]随着信息技术的进步， 电子文件数量和种类的不断增加， 双套制的缺点也越来越明显，且运行成本也会随之不断攀升， 从双套制向单套制的归档模式的动态演变，体现了电子文件与时代发展齐驱并进的新走向。

（三） 电子文件安全问题日益紧迫

随着大数据的蓬勃发展，云计算的普及，使得当前许多计算机应用系统将其存储方式从传统的计算机存储系统转向了云存储系统。云存储系统是以云计算为基础，借助集群服务、分布式文件系统和虚拟化等技术为用户提供一个方便快捷、成本低下和可拓展性高的高性能存储平台。传统的计算机存储系统由于没有存储在云端，对于数据的安全保管是有一定的保障的。但是当用户将数据存储在云端时，大量的数据安全问题也随之而来。数据泄露、恶意病毒、数据丢失问题也随之出现。而电子文件的存储安全是最为关键的。数据的丢失与泄露可能会造成无法挽回的损失。电子文件的信息安全是建立在信息安全这个基础概念之上的，我国学者结合国际标准化组织发布的《信息安全管理实施指南》（ISO 17799－2005）中对信息安全的定义，将电子文件的信息安全的内涵归纳为安全性、完整性、可用性三个方面。[8]电子文件的安全问题还包括可靠性、凭证性等方面，在数字时代对于文件的安全标准判定不再是以单一的标准，而是需要从各个方面、各个层次进行判定与防范。

（四） 电子文件从离线处理转为在线处理

传统的电子文件管理系统是将所收入的数据做离线处理，且是一批次一批次的进行。具体流程大约是对电子文件的获取、登记、处理，并跟踪操作。[9]但这种方式是以离线处理的方式进行的。在以前电子文件数量不多的情况下是适用的。但随着电子文件的数量增长迅猛，数据暴增的当下，传统的离线处理已经不能适应需求了。大数据、云计算的出现使得对电子文件的处理要求更高，更多的文件需要实时处理（Real－Timeprocessing）。[10]由此，在线处理文件的方式应运而生。云计算、云存储的出现解决的电子文件存储空间与效率的问题，而且对于电子文件的在线处理也可以通过一定的程序进行。而且云计算使得对于电子文件处理不仅仅限于工作人员，用户通过注册认证也可以通过一定的要求对所需的电子文件进行访问。这也实现了电子文件资源利用的最大化。

三、 补齐自身短板：电子文件动态发展的趋势

（一） 动态利用成为未来发展新走向

电子文件的概念在我国被提出过后很长一段时间，其发展的重点都在于对电子文件的存储与其不被损坏上，没有重视其利用价值。云计算的到来为电子文件的发展带来了机遇。由于电子文件的数量急剧增长和电子信息化的普遍性，人们用到电子文件的领域越来越多，且更加方便快捷。云存储、云服务等新事物也为电子文件的发展提供新动力。云存储具有无限的空间进行使用且成本低，云存储采用冗余方式保留电子文件的多个副本，通过自动方式备份和恢复电子文件。云计算使得电子文件及其处理能力都变成可移动的，可以通过任何网络设备访问和利用，不仅极大地扩展了信息资源的共享范围，而且可以实现集成的服务，非常便捷。云服务凭借其便利性、强大的空间与功能可为电子文件管理提供可用的基础设施、硬件、软件与平台服务，逐渐应用于电子文件的管理。而这两者都是为电子文件的动态利用做好支撑，重利用已经逐渐成为电子文件发展的重心之一。做好利用工作是实现电子文件价值的突出表现。

（二） 持续扩大电子签名法的法律效力

2004年8月28日我国首部“真正意义上的信息化法律”——《电子签名法》经审议批准通过，于2005年4月1日正式生效。它的实行标志着中国的电子商务、电子交易等有了法律保障， 摆脱了缺乏法律保障的窘困的局面， 同时进一步加快了与国际化接轨的速度。《电子签名法》是中国信息化领域的第一部法律， 它的诞生是在中国信息化领域内实施法制化管理的良好的开端。例如，在2005年3月10日央行召开电视电话会议， 重点强调结算账户管理系统在全国的推广和大额网上支付管理系统接入农村信用社的决定后， 仅安徽农村信用联社一家， 开通网上支付服务的当天交易量就达到了1217万元人民币， 第二天就迅速上升到2086万元。[11]这不仅为电子政务的有效运行提供了法律依据， 而且为大力构建服务型政府提供了法律保障。而在未来相当长的一段时间里无纸化办公与无纸化交易将成为社会发展主流趋势。但是在方便快捷的同时，无纸化的利用方式使得电子文件、电子档案等的信息内容与其载体是可分离的，且较易被修改。这些附带的缺点使得电子文件的法律效力受到质疑。而在《电子签名法》的第一章中就明确指出了采用复合规范的电子签名的电子档案（也适用于电子文件）与传统纸质档案具有同等的法律效力。所以，电子签名法的出现将电子文件的法律效力向前跨进了几个维度。电子签名法大大弥补了此前电子文件缺少法律监管的缺陷， 提供了相关管理法律依据，赋予了经合规数字签名认证的电子文件以应有的法律效力。[12]扩大电子签名法的法律效力是电子文件发展过程中不可缺少的一部分，从而提高电子文件的法律地位。

（三） 采用新技术对电子文件安全问题做出防范

对于电子文件安全性问题，近年出现的一种新技术或许可以为它提供安全保障，即区块链技术。区块链技术实际上就是一种公开、透明、安全、高效的数据库，能够存储各种类型的内容。区块链技术中的非对称加密算法对于电子文件的安全问题提供了巨大保障。非对称加密算法与对称算法不同需要两个密钥：公开密钥（Public key）和私有密钥（Private key）。公开密钥与私有密钥是一对，如果用公开密钥对数据进行加密，只有用对应的私有密钥才能解密；如果用私有密钥对数据进行加密，那么只有用对应的公开密钥才能解密。因为加密和解密使用的是两个不同的密钥，所以这种算法叫作非对称加密算法。[13]非对称加密有一个特性，即已知密文、明文和其中一把钥匙，是解不出密钥的。这就解决了电子档案归档和利用的保密问题，归档单位发给档案馆的电子档案，或者档案馆发给档案利用者的电子档案，只有档案管理者和档案利用者才能解密，其他人就算截获了也没有办法阅读，阻止了档案在归档和利用过程中的信息泄露。[14]再有，电子文件的安全性也可以通过选择私有云来进行维护。按照部署方式和服务对象的范围，可以将云计算分为公共云、私有云和混合云三类。[15]公共云是支持多个用户一起使用的。而私有云即在专门的数据设施上供单人使用。这样就可以大大提高用户所存储数据的保密性与安全性。但是使用私有云时必须与第三方签订协议，保证自己所存储的信息不被人为泄露。

四、 结语

随着技术的发展、云功能的升级以及电子文件发展需求的提升，云计算将在电子文件管理中得到更加全面与深入的应用。云计算作为新的信息技术环境为电子文件管理提供了新的模式和技术方案。对于电子文件发展的过程中所遇见的问题与风险，需要更多新的模式、新的方法来克服它们。云计算以超强的计算能力和低成本的优势将社会推进了超级共享时代，它代表了一种新的信息资源处理方式，尽管目前的应用发展还不是很成熟，但未来有可能改变人们的生活方式。顺应时代的发展趋势并作出相应的应对方案，才是每个行业领域需要做到的事情。