档案记录方式和载体形式对档案管理工作的影响——实体档案与电子档案管理刍议

文·王如景

随着人类文明和科技不断发展进步，档案记录方式和载体形式也在发生深刻变革，进而影响着档案管理、保护和利用的方式方法。从当今发展看，档案管理已进入信息化时代，新生电子档案影响和改变着传统档案管理技术、方法和手段。电子档案已逐步占据档案主体，成为当今信息化条件下一种新的档案形态。同时，现代信息技术对传统实体档案管理也产生了深远影响，使传统实体档案有了信息化的管理、保护、利用手段。传统档案信息能够转换成电子或数字影像、图片等形式而存在，并可进入大数据系统来管理和共享。可以说，现代信息技术使传统实体档案处在深刻变革之中。应该充分认识到传统实体档案与电子档案是档案存在的两个不同档案形态，二者有明显区别，但它们的对象都是档案信息，具有潜在的统一性。从历史的观点看，电子档案替代传统实体档案是必然趋势，二者或将长期并存。下面，笔者就如何对实体档案和电子档案进行管理和保护工作，浅谈管窥之见。

一、厘清实体档案管理保护的历史发展及其特征

（一）档案记录方式和载体的发展

在人类历史长河中，档案作为有文字记录以来的文明成果已存在五千多年。我国商代殷虚甲骨文字、青铜铭文开启了人类档案的新纪元。这些档案形成年代久远且较少，留存下来的可谓弥足珍贵，是人类实体档案管理保护的先河。后来的竹木简牍和金石档案、布帛绢绸档案、纸质档案，还有胶片、照片及模拟的、数字的不同载体形式的电子档案（包括视频、声像、多媒体档案），都是人类文明进步不断取得的档案记录、载体选用、管理保护的科技文明成果。总的来说，可分为能够用肉眼识别文字信息实体档案和不可用肉眼直接识别的电子数字档案。我们通常把能够从载体上直接用肉眼识别（或借助缩放、投影工具）图文的档案称作实体档案，需要借助计算机设备才能显示阅读的档案称之为电子数字档案。电子数字档案标志着人类在档案记录方式和管理手段上发生了更高层次的新变革。

（二）传统实体档案与电子数字档案的真实安全性和法律效力

“立案为卷，白纸黑字”说明了档案的凭证价值和法律效力重要性，真实安全性尤为重要。人类在历史发展中，为了记忆事件，留存历史，歌功颂德，维护事实，保障权益，不断发展并选择适合的档案记录方式、载体形式和制度措施，有效推进了档案科技进步。档案图文就是因人类记事传承而产生，这是档案形成的先决条件，文字在档案形成中发挥着不可替代的作用。与其同时期形成的档案及管理保护手段，都是为了确保档案信息的真实安全和法律效力，并有着一个共同的目的，就是确保其实体安全性和档案孤本的唯一性、权威性。

注重电子档案实体保护，更要注重电子信息安全。电子数字档案的载体也是实体，同样需要保护，这是确保档案安全的首要条件。无论是传统实体档案还是电子数字档案，其真实性和法律效力都应由法权机构认可，只有法律认可的实体档案信息，才能被认为是真实的。但电子数字档案不像传统档案那样肉眼可直接识别，它是“0”和“1”二进制数码形式的信息组合，并具有完全克隆备份、复制和迁移的特性，甚至可无痕篡改，给信息真实性增加了鉴别校验难度，也由此产生了法律效力上的疑问。不过也因这些特性的存在，使电子档案安全上却具有了更为广阔的技术空间，信息可完整克隆备份并迁移到其他相关载体上，安全性也有了更好保障，这是实体档案所不能比拟的。

信息技术条件下，传统实体档案信息可以进行电子化，实现另一种形式的档案信息安全。就此而言，信息技术既是电子数字档案形成和记录的手段，也是实现传统实体档案进入信息数字化管理的新技术，同样能够确保传统档案信息进行电子复制，这是以往任何一种形态的实体档案所不具有的作用功能。

（三）传统实体档案与电子数字档案的稳定性与价值性

一是实体档案具有肉眼可以识别图文信息的原始价值性，看得见、摸得着。若遇有局部损毁，其残片剩字还能够具有一些考证价值。而电子数字档案一经损坏则信息可能消失殆尽，不易恢复。二是电子档案稳定性差，容易受磁、光、电环境影响或改变其信息的存在，任何物理的、化学的载体性质改变，都有可能造成不可弥补的损失和影响，保存条件要求更高。三是电子数字档案离不开电。遇有电荒、断电、设备损毁等极端情况，电子档案将无可提取。虽然我们相信有高度的电力保障，但若有不可防患和预判的灾难发生，依然存在安全上的潜在威胁，即便是多重备份和异地保存。四是电子数字档案越来越广泛，成为档案记录形成的新形态，取代实体档案的趋势日益明显。五是电子数字档案存贮载体空间占用极小，却容量巨大，可实现掌上携带，这是实体档案所无法比拟的。六是电子数字档案已深度影响人们生产生活，可随时随地查阅利用。手机就是一台电子档案信息终端，手机银行、网上支付、信息交流、共享单车等等，与人人息息相关。七是电子数字化成为实体档案管理的必备手段，实体档案信息的电子数字化是现实和长远发展的必然，电子数字档案所带来的影响是深远的。

二、弄清档案馆（室）在实体档案保护与信息化管理中的角色定位

档案馆（室）作为档案保管的基地，是记忆的宫殿，利用的中心，面对实体档案与电子档案的不同特征，其功能与角色如何定位，将直接影响并决定着其能否长久生存下去的问题。可见，适应人类文明进步、信息科技进步和档案技术进步，是档案馆（室）事业发展的必选项。

（一）弄清并把握好档案管理“双轨制”和“双套制”，更好地适应信息社会发展需要

1. 弄清什么是“双轨制”。“双轨制”是指实体档案工作与电子档案工作并存开展，既进行实体档案管理，又进行电子档案管理。强调的是相应实体档案管理，必须尽可能建立起与其对应的电子档案管理体系。路径之一，在接收实体档案时，接收相对应的电子档案。路径之二，对没有电子档案的实体档案，对其数字化。同样，如果接收的电子档案没有实体档案，也需将其印制成纸质实体档案。也就是说在“双轨制”下，实体档案及其电子档案并行收存，可以减少安全上的忧虑和担心。

2. 弄清什么是“双套制”。“双套制”，一是指必须实体归档的依然按实体进行保管为主，也就是凡需要用肉眼直接识别才能确定其价值的档案，依旧对其实行实体管理。这往往是出于更高保密或更高价值或相当稀缺的情况。比如亲笔信、翰墨书画、机密文书等。若有需要再形成一套相应电子档案。二是指办公自动化形成的电子档案，不需要形成实体就能安全利用，实行电子档案管理模式。比如电信通讯信息、银行存贷款电子账户信息等。在无纸化办公条件下，若因需要就同时存一套纸质档案。这就是“双套制”。“双套制”是针对不同方法形成的档案，遵循其形成的特点进行保存，不追求实体与电子同生，是根据需要再形成相应的另一套。

（二）弄清实行档案管理“双轨制”或“双套制”要制定哪些相应的接收进馆规定和要求

对于档案馆（室）来说，无论是实体档案还是电子档案，都要接收进馆。既要继续做好实体档案的接收进馆工作，也要开展电子档案接收进馆工作。在当今机构改革给档案事业发展重新定位的新形势下，档案馆在档案收、管、用上也应重新定位和思考。比如，一些相关档案、信息、数据部门的设立，就意味着档案馆（室）不再独占鳌头，并遇到了冲击，像大数据中心、电子信息中心等都会与档案馆（室）分一杯羹。因此，无论是实行“双轨制”还是“双套制”，档案馆（室）都要增强忧患发展意识，积极向现代新型发展转变，既要发挥好传统实体档案的基础作用，也要做好迎合大数据、多媒体发展的新文章。

（三）弄清在实行“双轨制”或“双套制”中，如何推进传统实体档案管理向电子档案管理转变

当今，已进入信息化社会，电子信息充斥在经济社会的角角落落。这些分秒剧增、海量存贮的电子数据，时刻影响工作生活。转变传统档案观念，走向大数据时代，适应信息社会发展，已成为广泛共识。

1. 档案馆（室）要对现存实体档案进行数字化。实现档案信息化，让传统档案信息从实体走向电子，迁移到电子载体之中，既能以电子模式更好保护利用档案信息，又能够更好地与信息社会发展相适应。

2. 档案馆（室）要适应无纸化办公条件下档案管理模式的新变革和新要求。建立电子档案管理体系，稳固档案管理基地和中心地位，走出传统档案管理体制影响，接受新时代大数据环境下新挑战。

3. 档案馆（室）要成为集实体档案与电子档案为一体的档案基地和中心。当今，大数据、云平台已快速占据社会信息存贮、共享的高地，区域性大数据机构建设如雨后春笋。若大量电子档案数据被新生的大数据机构所占领或控制，档案馆（室）将抱着逐年沉睡的传统实体档案被弱化，甚至被取代。因此，档案馆（室）要树立忧患发展意识，不能在大数据时代落伍。

当然，信息大数据环境条件下，不同行业系统有着不同的大数据信息平台和数据存贮模式。而电子档案信息记录庞大，并不是所有大数据信息都可以作为档案来收存的，同样应与传统档案一样，要制定相应的收存范围，形成线上线下工作机制，建立起适应大数据环境的平台和机制，以确保电子档案数据有效收存。

三、档案馆（室）应在实体档案管理与信息化管理交互并存中赢得主动

长期以来，档案馆（室）作为档案保管的基地和中心，业已收存了较长历史年代的档案，这些档案多以纸质实体档案为主体。除综合性档案馆（室）外，还建立了一些专业档案馆（室），诸如城建档案馆、影视声像档案馆等。无论什么性质的档案馆（室），在信息化环境里都要适应着信息化条件下档案记录新模式——电子档案记录。因此，要想在实体档案管理与电子化档案管理交互并存中赢得主动，控制住各种形态的档案信息，保住档案馆（室）的基地中心地位，应认清并把握好以下四点。

（一）认清档案记录方式的历史性发展变化趋势

不同时代有不同时代不同技术条件下的档案记录方式方法和手段。无论是甲骨档案、青铜铭文、金石档案、竹木简牍、绢帛文书、纸质档案，还是磁记录、光记录、芯片记录，包括模拟的、数字的档案，都是不同的档案记录方式方法。而这些不同时代的档案记录方式和载体选用，都代表着人类记录档案的文明程度，反映着档案信息存贮、管理、利用技术的不断发展变化。

人类社会发展到今天，不同形式载体的档案都有所保存，得益于人类形成档案的制度和手段，也得益于档案载体物质的发明和选用。

（二）要打牢档案馆（室）在档案基地中的基础地位

档案馆（室）是档案得以保存的主体，它是基于纸质卷（册、簿、典籍、文案等）档案这个基础，不像博物馆那样以存放实物为特征，而是更多的体现在图、文、表、符等信息记录体上。当然，档案馆与博物馆也存有一定的交叉，有的是档案也是文物，有的是文物也是档案。强调的是，档案信息要向先进现代的技术环境转变，建立起相适应的电子档案体系。同时，要融入信息档案管理模式，建立起与信息化相适应的档案接收管理模式。既要保障传统档案安全，也要适应信息化，收存电子载体档案，打牢档案馆（室）在信息数据环境中的基地中心地位。

（三）对传统档案不能轻言放弃和弱化

随着电子档案的普及，实体档案今后将愈显重要和珍贵，说不定就像挖掘出甲骨档案、青铜铭文一样。应该认识到，对传统实体档案运用现代信息技术手段进行管理是人类社会文明进步的必然，是档案管理的革新进步。实体档案电子化不是对传统实体档案的简单代替，况且电子档案也永远代替不了实体档案，因为这只是不同形态的档案记录、保存管理模式。应该认识到，无论是纸质档案还是电子数字档案，都是档案记录和保存的一种形式，只是电子记录方式可以取代纸质载体记录方式，使档案信息可以转移到电子载体。传统档案电子数字化后，只是其档案信息转成电子数字载体之中后，可代替原件使用，并不影响传统档案的存在和价值，就像电子档案输出一份纸质件一样，只是代替电子档案使用，也改变不了电子档案的价值。

四、结论

总之，探讨档案记录方式和载体形式对档案管理工作的影响，其实就是研究实体档案保护与信息化管理的方式方法，找到适应信息技术条件下、信息社会环境中档案管理新途径，达到运用新技术、采用新手段，管理不同形式不同载体档案的目的。关于实体档案管理和档案信息化管理，当今传统档案与电子档案已进入长期并存阶段，电子数字档案是档案记录方式新的里程碑，它影响和改变着传统档案管理保护的理念、技术和手段。

要强调的是，传统档案不应因数字化后而放松管理，更不能束之高阁，而要更加妥善保管和开发利用，因为这些传统档案具有它所在历史文明阶段印迹，原始性、价值性无可替代。同时应该充分认识到，我们只是在档案管理技术手段上有了电子的、数字的、大数据的新方法，步入了信息化电子档案新时代，不能因为有了先进的档案记录管理手段，就不再需要传统档案的存在和支持。只是传统形式的档案将会越来越少，新生电子档案越来越多，在信息数字文明发展的当今和将来，电子档案将成为档案的主体。

当然，我们也不能因电子档案空间占据较小，而忽视档案馆（室）建设。档案馆（室）建设不仅不能弱化，反而更应该加强。需要的是建设适应信息化数字化网络化需要的档案馆（室）新格局，以适应档案文明进步发展的需要。当然，若有新的技术出现，电子数字记录档案的地位也有可能会被取代。因为，人类文明是不断发展进步的，当然这要有待历史文明前进的车轮在长久历史运转中去探索和发现。

纵贯人类档案发展历史，任何一种档案记录形式、档案载体选用和档案存在的形态，都是人类文明进步的结果，是随社会发展而不断发展的，电子记录档案取代纸质记录档案是历史的必然和趋势，但不同时期不同记录方式形成的档案都具有重要的价值，反映了人类文明与科技的不断进步。