创新档案管理理念 实现档案管理信息化

杨丽萍

摘  要：随着社会的发展，我国各种先进的技术被研发了出来，科技水平提高了许多。数字化技术以及远程通信技术是在科学研究工作多年努力发展过程中得到的一种成果，在多个行业中都得到了广泛应用，而传统的工作形式以及理念让档案管理工作慢慢出现了许多问题，这些问题对档案管理工作质量产生了非常大的影响。为了顺应社会发展，档案管理工作应该进行改革，改变传统的管理方法，还要重视对管理理念的改变，在日常的工作中使用先进的信息技术进行档案的管理，提高管理工作效率以及质量，同时也有利于降低管理人员的工作压力，促进档案管理工作向信息化方向发展。

关键词：档案管理;信息化;创新理念;优点;途径

档案管理工作在多年的发展中很难受到人们的重视，因此发展速度受到了不利影响，发展难度也较大。档案是对历史的记载，而且还有一部分档案中记录的信息十分重要，因此国家应该更加重视对档案的管理。现如今，大部分地区的档案管理工作仍然是人工形式，无论是收集档案，还是对档案进行管理都是以人工的形式进行，人工的工作方式可能会导致管理档案的过程中出现失误，无法有效保障档案的安全。想要提高档案管理工作的质量，发挥档案管理的作用，负责档案管理工作的部门应该加强信息技术与档案管理工作的结合，使用信息技术解决档案管理工作中遇到的各种问题，而且相较于传统的管理方式具备更多优势，有利于促进信息的共享。

一、档案信息化管理的优点

（一）提高办公效率

在传统的档案管理工作中，大多数工作都会通过人力解决，导致所有的工作人员都承受着非常大的工作压力，无论是资料的收集还是整理只能依靠人工的力量，因此在工作人员工作的过程中可能会出现失误，甚至可能会造成档案丢失的情况，在进行档案记录工作的过程中，部分工作人员可能会因为字迹问题导致信息误解情况，因此，曾经的档案管理工作是非常复杂、困难的，错误出现的频率较高。在将计算机应用于档案管理工作后，该项工作不仅流程变得更加简单，而且不管是收集档案还是对档案进行分类等都得到了简化，让工作人员的档案管理工作变得更加轻松，并且还有效提高了工作效率。

（二）方便资源共享

传统档案管理工作中对档案进行查阅是十分复杂的一件事，要求工作人员对档案进行逐个查找，很难在短时間内就找到一个文件，工作内容复杂且困难，因此信息查阅工作频率非常低，所以信息共享也很难实现，许多信息都因为查找困难而不能发挥任何作用，是十分浪费的。在使用计算机技术对档案进行管理的工作中，可以把所有档案按照不同种类分别进行储存，档案管理变得更加系统，档案管理中的各项工作都变得更加简单了，人们能够在网络平台上获取需要的文件，对各种信息数据都可以非常快地获得，实现资源共享。

（三）有效提高了传递速度和传递的安全性

负责档案管理的工作人员有时需要向个别部门传递他们所需要的文件，传统的文件传递大多是使用邮政系统，需要消耗很长时间，而且可能会受到多种突发因素的影响，引起各种事故，比如文件丢失或损坏等，因此这是非常危险的一个选择，会给各部门的工作都造成非常大的影响。在使用计算机技术进行档案管理工作后文件传递则变得十分简单了，可以直接使用网络向对方进行传递，不仅速度快，而且安全性更高。

二、创新档案管理理念，实现管理信息化的途径

（一）建立健全档案规范体系

要想在信息化时代使用信息技术做好档案管理工作，健全的档案规范体系是一切工作的基础，能够统一管理工作的各项标准。在传统的管理工作中有很多缺陷，管理工作质量较低，档案管理工作的作用没有得到充分发挥，现如今，档案管理工作缺少统一标准，信息化技术的覆盖不彻底。所以，我们必须要有一个健全的管理规范体系，提高档案管理工作的质量。

（二）提供技术支撑

信息化的档案管理工作必须要有更多先进技术的帮助，技术是进行一切工作的基础保障，所以，一定要向管理部门提供技术支持。信息化的档案管理应该在app上进行工作，要针对档案管理工作进行应用开发。除此之外，为了提高管理工作效率，管理软件要和自动化的办公系统结合到一起。先进的设备同样也是信息化管理的技术保障，能有效提高管理工作效率，减轻工作人员压力负担，保护他们的身体健康。

结束语：

现如今，信息化时代快速发展，信息技术的应用范围越来越广，档案管理工作中使用信息技术可以改变传统的管理工作，使得复杂的工作内容得到简化，使用计算机代替人工进行管理工作，不仅有利于降低工作人员的工作压力，同时还有利于提高工作效率。改变传统管理工作方式，其中最重要的是改变工作理念，不断对信息化工作理念进行完善，提高管理工作质量。

参考文献：

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[2] 王焱 . 探究创新档案管理理念实现档案管理信息化 [J]. 黑龙 江科技信息，2013（01）：115.

[3] 李山菊 . 讨论档案信息化管理工作的问题与对策 [J]. 机电兵 船档案，2014（01）：83-84.

[4] 林丽媚 . 基于档案管理理念创新视角的档案管理信息化思考 [J]. 经济与社会发展研究，2014（10）：126-127.

作者单位：内蒙古兴安盟突泉县突泉镇党群服务中心