高校研究生教务秘书队伍的管理与优化

陈泽萍

高校研究生教务秘书队伍的管理与优化

陈泽萍

（广东外语外贸大学，广东 广州 510006）

研究生教务管理是研究生培养教育过程中最基础的管理和服务工作，高质量的研究生教务管理工作是推动研究生教育内涵式发展的必要条件。研究生教务工作存在全面性与基层行、规律性与复杂性、前沿性与专业性并存等特点，因此提高研究生教务队伍工作质量，应该从学校教务秘书本身出发，加强研究生教务队伍的管理。

研究生；教务秘书；管理；优化

研究生教务秘书是在分管研究生副院长的领导下，处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作，是学校与学院之间、学院领导与老师、学生之间的信息转达和沟通桥梁。研究生教务管理是研究生培养教育过程中最基础的管理和服务工作，高质量的研究生教务管理工作是推动研究生教育内涵式发展的必要条件。因此，研究生教务秘书队伍值得关注。

一、研究生教务工作的内容和特性

一般而言，学院研究生教务秘书全程参与研究生的招生录取、课程培养、学位论文答辩、离校等一系列工作。主要有：组织研究生招生目录修改，招生宣传、入学考试、入学复试及录取；组织研究生培养方案制定；组织研究生教学课程计划实施及培养过程的相关事宜；研究生学籍档案的管理和保存；研究生各种前沿讲座和学术训练的管理；学位申请和学位论文答辩等相关工作；做好学院领导、研究生导师、研究生三者之间的沟通桥梁等相关工作。此外，还有一些非常规工作，例如教育部学科评估、学位点申报、学科建设相关的各种申报；处理任课教师或学生的投诉等。根据研究生教务工作的内容，我们可以看出，研究生教务秘书工作由以下几个特点：

1.全面性与基层性

一方面，研究生教务秘书的工作涉及到研究生培养的全过程。从准备招生材料、招生入学考试到课程实施到毕业，小到调、停课，大到学位申请，无一不需要教务秘书进行管理，其实质是扮演着服务、协调、监督和反馈等功能的全面性管理角色。另一方面，研究生教务秘书工作是研究生培养管理过程中最基层的工作，上到国务院学位办、教育部，下到学校研究生院、学院相关领导等制定的一系列相关政策，都需要研究生教务这个环节进行最终实施。研究生教务秘书，既直对接任课教师，也直接对接学生，很多教学活动和政策都是通过教务秘书转告相关教师和学生。因此，教务秘书必须严肃对待，不能出现纰漏。

2.规律性与复杂性

就研究生教务工作而言，每个环节紧紧相扣，具有规律性。例如，每年的7月份就要进行第二年招生目录的编制，7月份修（制）定下个年级的培养方案，9月份进行推免保送工作，11月份进行研究生入学考试命题，隔年3-4月份研究生入学考试复试，5-6月份开展学位申请相关工作等。我们可以从中总结归纳研究生事务的主要规律与联系，工作会更加得心应手。但是，一般来说，研究生教务要负责博士、学术型硕士、专业型硕士、在职硕士、同等学力、进修教师、留学生等多种类型的招生、培养、学位申请等相关工作，而不同类型的学生的培养材料、课程安排以及毕业要求等都不尽相同，这也给研究生教务秘书工作增添了很多压力。

3.前沿性与专业性并存

研究生教务秘书应当时刻关注相关上级单位出台的最新政策，并及时向学院领导汇报。根据学院自身情况，提供相关数据，根据要求再制定、落实符合院情的政策或者执行上级下发的政策。同时，教务秘书的工作也是具有专业性的。这里的专业性不仅指教务工作的专业性，同时也指学科特性。就学科特性而言，研究生教务秘书必须熟悉了解掌握所在学院各个学科方向的培养目标、培养计划、培养环节以及培养方式等，还要了解各种不同学生类别、各研究方向、各年级的基本情况，要能够迅速无误地解答考生或家长提出的咨询问题。

研究生教学秘书既是管理者也是服务者，研究生培养的全过程均需研究生教务秘书进行服务。从教学管理这一层面来说，研究生秘书就是高校教育的基层管理者，从招生考试到学位论文答辩，从组织培养方案制定要调、停课，研究生教学秘书行使着管理职能。

二、研究生教务工作存在的问题

1.研究生招生规模扩大，教务管理工作复杂

近年来，我国研究生教育不断扩大，无论是招生人数、在学人数还是毕业人数都呈直线上涨趋势，特别是双一流启动后，很多高校大幅扩张研究生招生规模。教育部、国务院学位委员会印发了《学位与研究生教育发展“十三五”规划》，提出学位与研究生教育发展的目标之一是到2020年，“保持研究生培养规模适度增长，千人注册研究生数达到2人，在学研究生总规模达到290万人”。这意味着，未来几年研究生扩招的趋势很有可能还将持续下去。研究生教务管理本来就是一个复杂的系统，随着研究生数量的不断增多，学生的信息越来越多，培养方式和类型也逐渐增多，研究生教务的工作量也越来越繁杂。

2010年-2018年研究生教育相关情况(单位：万人)[1]

年度招生在学研究生毕业生 2010年53.8153.838.4 2011年56.0164.643.0 2012年59.0172.048.6 2013年61.1179.451.4 2014年62.1184.853.6 2015年64.5191.155.2 2016年66.7198.156.4 2017年80.5263.957.8 2018年85.8273.160.4

2.对研究生教务管理队伍不够重视

许多高校对研究生教务管理的认识存在偏颇，认为研究生教务秘书的工作基本上都是事务性的工作，简单且繁琐，很多人都可以胜任，所以对于研究生教务管理队伍不够重视。由于出现这样的想法，很多研究生教务秘书也是身兼多职，除了要处理研究生的相关事务外，同时也有可能是兼职辅导员，或者科研秘书、学科秘书、外事秘书、党务秘书等职位，另外，还要兼顾学院办公室的工作，承担学院办公室的公共事务。繁琐且沉重的工作令他们无暇顾及工作方法的创新，很多人也在这种情况下对工作的热情慢慢退减。

3.研究生教务管理队伍不稳定，流动性强

“教务秘书队伍的稳定性，对于贯彻学校的教育规章政策，理顺院系教务工作流程，保证正常教学程序的连贯运行，具有至关重要的作用。”[2]相对于专任师资队伍建设，很多高校对于研究生教务管理队伍的关注程度并不高。繁琐的工作量不被算作工作量，晋升渠道没有专任教师和辅导员的畅通，精力的投入与收获不成正比。很多研究生秘书另谋他就或者在轮岗的时候会选择其他职位，这就造成了研究生管理队伍的不稳定。若没有稳定的教务秘书队伍，人员流动频繁，教务工作无法正常顺利开展，长久以往会对学院和学校的发展产生消极的影响。

三、加强研究生教务秘书队伍的管理

1.学校层面

第一，建立合理的准入制度。职员化、专业化就是优化和提高高校研究生教务管理人员素质和能力的有效途径。[3]学校在招聘选拔研究生教务秘书时，可以结合岗位工作内容设置考试题目，而不是千篇一律地使用行政管理岗的考试内容；另外，应结合应聘者的专业、学历、工作经历等综合考量，选拔具有相类似学科背景和一定管理知识的人员，为研究生管理队伍奠定专业化的基础。

第二，明确研究生教务秘书的岗位职责。没有翔实的考评制度规范研究生教务秘书的工作程序，没有合理的按岗取酬与按劳取酬相结合的奖惩制度激发研究生教务秘书的竞争意识，没有科学的岗位晋升制度能够提升研究生教务秘书的发展空间，所以制度的缺失是造成教学管理工作诸多矛盾的根源和核心。[4]因此，要制定合理的规章制度，明确研究生教务秘书的工作内容及岗位职责；建立健全的考评制度，对研究生教务秘书进行定期考查；制定合理的奖惩制度，定期评选优秀研究生教务秘书，激发秘书工作的积极性。

第三，加强研究生教务秘书队伍的培养管理。对新入职的研究生秘书进行培训，通过考核之后方能上岗；定期组织开展研究生教务秘书相关讲座或交流活动，促进新老研究生教务秘书之间的学习交流，互相交流探讨工作中遇到的问题和解决方法，更好地完善工作；建立继续教育平台，鼓励研究生秘书进行在职进修，正视他们的职业上升需求，为其发展提供可能性。

2.研究生教务秘书自身层面

第一，准确自我定位。研究生教务秘书应当对自己在高校扮演的角色有准确的定位，明白自己在高校管理中的地位，做好基层管理者和服务者、信息收集者和传达者、培养过程监督者的角色。

第二，发挥主观能动性。研究生教务工作具有一定的规律性，秘书在工作时候要发挥主观能动性，摸索教学工作发展的规律，善于总结和思考，为下一步的工作提供经验。另一方面，也可根据规律性对一些例行的工作进行提前预知和安排，提高工作效率。

第三，提高服务意识。研究生秘书要充分认识到其主要工作内容之一就是服务学院教学培养工作，服务学院领导及师生。要将被动服务转变为主动服务，尽量提高服务意识和质量，从而提高教学工作管理效率。

第四，学习先进的管理理念。随着教学改革的步伐和研究生培养模式的变化，研究生教务管理体系越来越复杂，程序越来越多，之前的管理模式、管理方法已经适应不了研究生内涵式发展的步伐。我们应该尽快适应新形势，改变固有的思想，创新管理模式，突破瓶颈。

总之，随着研究生规模的扩大和社会的发展，高校对研究生教务秘书的要求越来越高。这就要求加强研究生教务秘书队伍的专业化管理的同时，教务秘书本身也需要不断地自我完善，以更好地适应这个岗位。

[1]陈泽萍.试论研究生教育内涵式发展的途径[J].湖北开放职业学院学报,2019(17):23-25.

[2]王园园.争创“双一流”，切实加强高校研究生教务秘书管理[J].高教学刊，2019(2)：162-165.

[3]阎文璠，孙婷.试论高校研究生教务管理队伍的建设与优化[J].中国成人教育,2011(2)：27-29.

[4]徐希宇.高校研究生教务秘书的角色定位与队伍建设创新[J].中国成人教育,2016(19)：70-72.

2020—03—20

陈泽萍（1991—），女，汉族，广东潮州人，硕士，研究方向：学科教育。

G643.6

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1673-4564（2020）03-0176-03