基于工程档案管理在建筑工程中的运用分析

温海燕

摘 要：随着建筑行业的快速发展，建筑工程在数量与规模上均有较大提升。建筑工程建设施工的重点就是对与工程相关的信息及数据进行综合管理，为各项施工及管理工作的开展提供依据。对于建筑工程建设施工来说，档案管理虽然不能直接产生经济效益，但是对可以有效提高工程建设施工管理质量，减少问题的产生。文章主要通过分析建筑工程档案管理问题，对提高档案管理的措施进行简要的探讨。

关键词：工程档案管理;建筑工程;运用

档案管理是建筑工程管理中的重点内容，其涉及建筑工程建设的全过程，其对建筑工程质量评价、竣工验收和竣工结算等工作都有着重要的作用，因此，这就需要做好建筑工程的档案管理。在建筑工程管理中，管理人员一定要认识档案管理的重要性，正视档案管理中存在的问题，并积极采取有效的措施处理问题，来为建筑工程后续工作的开展奠定良好的基础。

1 建筑工程档案管理内涵

从建筑工程档案管理内容来看，主要需要完成前期文件、项目管理文件、项目施工文件、项目监理文件和项目竣工文件等文件资料的管理，而这些文件资料分别形成于工程立项、审批、设计、组织、施工、竣工等不同环节，想要实现全部数据的采集、整理、分析、处理和存储显然具有一定难度。开展建筑工程档案管理工作，即要保证工程档案能够对工程实体相关内容进行真实、完整记录，能够与实体建设同步生成，覆盖工程建设的全过程，使工程质量得到真实、系统的体现。作为工程最原始的资料，工程档案具有重要利用价值，因此档案管理需要实现档案充分利用，为工程设计、建设等工作的开展提供数据依据。作为档案管理人员，需要依托先进技术、管理方法开展系列管理活动，确保工程档案资料能够得到真实、完整、系统的采集、分析、存储、处理和利用，继而使档案价值得到充分体现。

2 建筑工程档案管理问题

2.1 档案管理模式不规范

从当前的情况来看，一些建筑企业针对建筑工程档案的编目、检索、立卷等工作的开展，没有设立相应的工作标准，致使档案管理工作表现出明显的不规范性，在所整理的档案内容中，图片资料及影像资料较少，大多数表现为文字的叙述，致使档案内容直观性强，所传递的信息不够准确。在部分企业所整理的档案资料中，建筑工程竣工图没有得到及时的更新，而且修改工作不到位，还存在归档不及时，进而导致最终档案库所搜集到的竣工图与实际工程内容不相符，在所建立的档案中，还存在的部分环节负责人签字漏洞，且存在标识不同一，进而出现误差。例如，在特定环节的施工中，施工材料已经使用完毕，但是施工材料质量证明仍然无法出具，直到后续才进行补充，进而导致资料信息无法跟上工程进度，此类情况的出现很容易引发工程质量问题。

2.2 人员意识薄弱

管理人员在对建筑工程的档案进行管理时，不能明确其重要性，主要是由于其涉及的内容较多，涵盖的内容比较广泛，在管理的过程中存在较大的难度。施工单位对于档案管理工作的重视程度不足，负责人认为档案管理属于管理工作的范畴，并且不能直接产生效益，因此在分配资源的过程中忽视了档案管理的效用。在完成建筑工程建设施工之后，需要对工程竣工情况进行分析。而管理人员经常不能就是发现其中的问题，在工程交付之后才会从档案中了解到有关信息，引发不同的问题。这会给档案管理带来较大的影响，难以针对档案资料对工程中的问题进行修复。

3 提高建筑工程档案管理的措施

3.1 提高档案管理规范性

针对建筑工程档案管理工作的开展，建筑企业首先要建立起相应的档案管理制度，以制度的形式来明确建筑工程档案管理工作内容，其中包括建筑工程档案资料的整理、信息筛选以及归档等，通过这种方式，使得档案管理各个环节的工作能够规范化进行。为了更好地保障各个环节的工作高效开展，还应该从宏观层面入手建立起相应的档案管理监督制度，并配合相应的惩处机制，促使建筑工程档案管理工作能够在严格的监督之下高效进行，而且要利用惩处机制将那些工作明显失误的人员进行严肃处理，以此警醒工作人员规范化工作。其次，加强档案信息管理系统的建设。这一做法符合信息时代的发展方向，而且能够不断提升建筑工程档案管理工作效率，利用信息技术，使得传统的档案管理工作模式得到改进，进而为建筑工程档案管理工作的高质量进行提供更好的保障。

3.2 优化人员配置

工作人员是档案管理的关键，虽然在现代化社会发展的过程中，信息化管理方式层出不穷，但是对于部分重要的管理内容还是需要由工作人员实施管理工作。建筑工程的档案资料存在一定的特殊性，档案管理人员在管理的过程中需要做好合同等资料的管理，防止其产生问题，影响建筑企业的根本效益。建筑工程项目种类较多，还会分散在不同的区域，在较长的施工周期中，管理人员要强化综合管理效用。建筑企业需要对人员配置进行优化，在处理庞大的数据及资料时，需要具备较强的责任心，做好档案分类工作，还需要对其进行整合，录入到档案管理系统中。企业在选拔档案管理人员时，要对其专业能力进行考察，工作人员要了解建筑工程的基础特点，并且对项目的第一线情况进行掌握，这样才能够在档案管理的过程中得心应手。管理人员最好需要具备一定的档案管理经验，了解档案管理的各项内容，还需要具备创新意识，在管理的过程中对管理方式进行创新。工作人员需要具备端正的工作态度，提高自身的专业素养，为提高建筑工程建设施工质量提供保障。

3.3 重视档案管理的信息化建设

在信息化时代，建筑企业在建筑工程档案管理中合理运用信息技术。有助于提高档案管理的效率、质量和效果。建筑企业应加大投资成本，以促进档案管理信息化的建设发展。还应建立档案信息室，合理配置硬件和软件，满足信息化管理的需求。要保证企业内部网络可以覆盖整个企业，这是加强建筑工程档案管理的重要途径。档案管理人员应利用信息化技术，采集、录入、分析和整理档案信息。在实际工作中，企业应该与计算机企业达成合作，共同开发满足档案信息化管理需求的系统，以保证信息化建设的效果。在档案存储方面，企业需要建设档案数据库，同时构建网络信息安全防护体系，使档案的安全得到保证。在传统档案管理与信息化档案管理融合阶段，企业应建立信息管理平台，同时与企业其他系统相对接，通过对统一接口的使用，自动采集和处理建筑工程档案信息，并绘制相应的表格，提高档案的利用效率。

4 结语

缺乏对建筑工程档案管理工作价值的深入认识，将导致工程档案无法得到有效管理，继而无法为工程各环节管理工作的开展提供可靠数据支撑。因此，应充分认识档案管理在建筑工程管理工作中的重要地位，不断完善相关管理制度，推动档案管理信息化建设，加强档案全过程控制，确保档案质量得到强化，从而为工程的建设提供足够依据。

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