试析行政档案管理中信息化技术的应用

宋宝杰

摘 要：近年来，社会进步迅速，随着信息化时代的发展，传统的档案管理模式已经不能符合时下档案管理的需求，行政档案管理也在向信息化管理靠近，信息化技术在现阶段档案管理中起着积极的影响，一定程度上提高了档案管理工作效率，方便了对档案的整理和查阅，有效提升了新时代行政档案管理工作的水平。

关键词：行政档案管理;信息化技术;应用

在互联网快速发展的背景下，信息化技术也注入到工程档案管理领域，为工程档案管理增添了新的管理理念和技术。如：计算机网络技术、多媒体通信技术等，这些全新的管理方法推动了工程档案管理的电子化、信息化建设进程，将“互联网”的理念植入到工程档案管理领域之中，可以极大地突显出工程档案的管理价值和效率，较好地抑制工程领域内存在的腐败现象，从而更好地提升工程档案的管理水平。

1 在行政档案管理中应用信息化技术的意义

1）满足社会发展的客观要求。对于新时期的档案管理工作，档案管理的信息化标志着一个单位对于信息化技术的应用水平，一定程度上反映了国家信息化建设的质量。在信息化时代，对行政档案的管理也顺应时代的发展提出了新的要求，在行政档案管理中应用信息化技术，就是为了满足国家社会发展进程中提出的客观要求，对于行政档案的管理，其核心内容就是信息化技术的应用，通过对信息网络技术的应用，逐步形成行政档案管理的综合性管理的机制。从而有效提升档案管理的透明度，促使行政档案管理向信息化技术迈进，催使单位走向安全稳定发展的实际道路。

2）提升档案管理的现实需求。新时期的行政档案管理要符合时下档案管理的需求，由于单位的档案需要进行长期的储存，因此，对于档案的储存环境和安全性的要求都比较高，必须要得到有效保障，避免出现受潮以及自然灾害的影响，尽可能避免出现灾害的发生概率，对于传统的行政档案，由于储存时间长，文档损失也相对比较严重，再加之受传统管理模式的影响，以及档案需要经常进行查阅，档案自然会受到一定的影响，导致出现各类腐蚀现象，加重了行政档案的管理难度。而对于信息化技术普及的今天，让档案管理插上信息化的翅膀至关重要，可形成相应的电子档案，方便查阅和进行相应的检查，还可能通过信息化技术加强信息资源开发，转变对行政档案的管理理念，从而提升档案管理的综合能力水平。

2 行政档案管理中的信息化技术的应用流程

1）档案信息的收集整理。我国传统的行政档案管理模式是人工干预的方式，在实际的档案管理工作中，需要采取手动的方式进行档案信息资料的整合、记录和储存。信息化技术大范围应用的今天，则多是以实物档案和数字档案结合收集整理为主。在具体的档案信息收录过程中，对于经常出现的文字信息填补不标准、内容不够完整或者是字迹模糊等现象，在信息化技术的处理模式下，行政档案管理人员则会利用电子化的收集手段，进行档案信息的收集和整理，一旦出现上述问题，需要利用信息化技术进行补充。另外，行政档案管理人员还需要充分利用信息化技术的优势，制定有效的电子档案，规范档案信息内容，方便档案信息进行整理和保存，并利用信息化技術进行档案的排序。

2）档案归纳和分类。无论传统的手动归档还是利用信息化技术归档，在档案信息的归纳和分类方面，都会由于，比如：归档人员的认知差异、人为的工作疏忽、建档体系变化等诸多因素，出现档案信息资料的归类错误。在应用信息化技术进行档案归纳和分类的过程中，一方面可以更直观地理清建档思路，从最开始就设计好档案架构，方便后续工作的开展;另一方面，电子档案建立过程中，通过关键词、备注或者分类等方式，有利于将不同卷宗、不同类型但有结合使用需要的档案间建立关联。例如，某档案资料按照用途进行分类，属于A类，但是，由于在近期的档案资料的使用过程中，随时会用到B类的内容，在这种情况下，档案管理人员就可以将其也归类到B类，并加以说明，为档案资料的后期使用提供便利。

3）档案信息的查询和提取。在信息化模式下，行政档案管理人员利用信息化技术，可以采取便捷的查询方式，进行档案信息的查询和提取，在实际的信息查询和提取过程中，可以同时提取多个文件。档案管理人员还可以设置相关的信息代码，以此来实现信息的准确提取，避免其在提取过程中受到同类的信息的干扰，影响档案信息的正常使用。另外，档案管理人员应用信息化技术，还可以实现信息的远程提取和使用，避免档案信息在使用过程中出现丢失和损毁等现象。

3 工程档案管理工作的信息化建设与应用

1）全面树立电子信息化管理观念。在信息化、电子化普及到各行各业的过程中，要引入新的信息化技术，实现对工程档案的保管，要充分认识电子信息化工程档案管理的趋势和方向性，实现工程档案信息的统一形式、标准和平台，运用电子扫描的方式，实现工程档案的永久存储和管理，建立完整的电子信息化档案管理体系，使之快速便捷地为利用者服务。

2）完善工程档案的电子信息化系统建设，提升管理质量。在对工程档案电子信息化管理过程中，要建构和完善工程档案的电子信息化系统，引入“互联网+”的概念，统一电子信息化工程档案的开发软件制订程序，实现工程档案网络信息的传递和共享。同时，还要搭建高速、便捷的“云平台”，实现工程档案信息化管理的程序化、标准化、现代化，并做好数据备份工作，确保工程档案信息数据安全无误。另外，要培养信息电子化工程档案的管理技术团队，实现对电子工程档案信息的统一化管理，更好地提升工程档案的信息化管理质量。

3）提升电子信息化工程档案管理的安全性。在互联网时代，电子信息化工程档案建设还要考虑其安全性前提，只有使之处于安全的前提下，才能更好地实现对工程档案资料信息的保管质量。基于传统纸质工程档案向电子信息化工程档案转变过程中的不稳定性，要提升工程档案管理人员的安全防范意识，要建构工程档案的纸质化和无纸化并用的管理模式，采用双项备份的方式，较好地防御网络中存在的病毒感染现象和网络攻击的问题，做好工程档案信息的登记、归类信息化、安全化管理。同时，还要定期对已备份的电子工程档案信息进行再备份，形成一份“备忘录”。另外，还要完善工程档案信息化管理的安全保护措施和保密制度，依循涉密不上网的原则和理念，使工程档案数据库信息安全通畅，实现高效的信息化档案管理效果。

4）注意总结经验，结合工作实际进行档案工作。在实际工作当中，由于不同单位的性质不同，利用档案的方式也存在差别。档案工作者在长期的工作中应当注意积累经验，总结档案利用的方式，调整整理档案的方式和方法。尤其对于综合利用的情况，要善于梳理归纳，注意建立档案关联，提高利用效率。

4 结语

信息化时代，档案的信息化管理给行政档案管理工作带来了便利，有效提升了档案管理的信息化和科学化的水平。相关的档案管理人员在实际工作的开展中，可以借信息化技术发展的优势，深入了解档案管理中存在的现实问题，并采取针对性措施，促进档案管理模式的创新发展，从而实现档案管理的信息化建设，提升行政档案的实际管理水平。

参考文献

[1]刘兆丽.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新探索[J].科技风，2019（13）：221.

[2]赵俊增.试论大数据下的行政事业单位信息化档案管理[J].兰台内外，2019（04）：10-11.

[3]陈兴龙.关于信息化背景下事业单位档案管理科学化的思考[J].才智，2018（23）：219.

[4]刘欣.信息化技术在事业单位档案管理中的应用分析[J].现代营销（创富信息版），2018（08）：76.