大数据时代事业单位档案服务模式的创新研究

刘金龙

摘 要：大数据时代的到来为人类带来了便利的同时带来了许多挑战。大数据时代事业单位档案服务模式需要进行创新以适应时代的发展，采取全新的方式方法将高科技技术为人民所用。本文探讨一下大数据时代事业单位档案服务模式的创新。

关键词：大数据时代;事业单位档案;创新服务模式

对于事业单位而言，档案的作用是不言而喻的。随着大数据时代的到来，科技的迅猛发展，大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响空前绝后。合理地利用高新技术，创新服务模式，让事业单位档案服务模式适应于时代发展。

1 大数据时代事业单位档案的概念

21世纪是信息的世纪，随着互联网工业的发展，人们已经进入信息化时代，而数据在信息化时代是一项非常重要的资源。在人类活动的过程中，无时无刻都会生产出大量的数据，对这些数据进行收集和整理，从这些庞大的数据中挖掘出有效资源，寻找到数据中所蕴含的巨大价值，这是大数据时代数据的意义所在。目前，对于大数据的关注越来越紧密，而大数据的概念不少人难以理解，大数据可以简单理解为在大量的不同类别的数据中，采取一些正当的手段进行信息的提取，利用网络技术获得到自身需要的信息。大数据给人民带来了享受方便、快捷的信息服务的机会，这才是数据资源对于人类社会真正的作用。

人事档案管理是在事业单位中用来记录人员基本信息的档案[1]。管理人员通过人事档案管理了解员工的详细资料，了解员工的工作变动情况，了解员工的生活情况，从而可以对员工的实际情况有一定了解，可以做到合理优化资源配置。档案为调动分配、人事决策等工作给了数据支撑，成为相关管理人员的决策依据。

2 大数据时代对档案管理工作的影响

大数据时代提供了技术支持，方便了档案管理工作的开展。计算机技术的普及应用，促进人事档案管理工作的创新。利用信息技术对信息资源实行管理，对于事业单位的档案工作的内容和管理进行了优化。有了计算机技术的技术支持，在大数据背景下进行档案创新管理，带给了事业单位的工作人员的一体化式的全新服务体验。

而大数据时代对行业的技术要求也随之提高，让档案管理更加的科学化。大数据背景下，档案管理对于数据的处理更加的现代化，符合提高事业单位社会服务质量的必然要求，符合时代发展的根本趋势。对于档案管理而言，其技术要求显著提高包括影响人力资源管理环节的人事档案创新管理工作。对档案管理全新的全程式、一体化的要求使事业单位需要建立统一的数据库管理体系来进行档案管理。同时，事业单位要，规范制度要求事业单位的人事档案管理时，工作人员做到权限分明、机密程度高、流程符合档案管理制度的工作原则，让工作内容得到最优化。事业单位的人事档案管理的全新管理要求档案管理工作是实时、动态的，对于频繁地档案变动具有一定意识和反应。在信息技术日益创新的大环境下，档案管理不能落后于时代，必须进行科学操作的，从而让事业单位人事档案管理人员的素质和工作水平得到显著提高。

3 大数据背景下档案管理发展新趋势

3.1 由网络化转为数字化

档案网格化是指档案管理主要局限于档案所属部门、行业的范围限制，采取定人、定岗、定责的档案管理工作机制[2]。这导致档案管理的集成度不高而且工作效率低下、运行成本偏高，造成一定程度上的资源浪费。而大数据时代带来的大数据技术的应用改变了档案管理的现状，让档案管理呈现出数字化特点。而档案信息资源也可以实现在各个公司，各个部门进行流动，可以采取移动式的收集方式进行信息的收集，从而让档案管理实体生成、信息管理、数字利用一体化，提高档案管理的现代化水平。

3.2 静态向动态

传统档案管理中，业务部门使用纸质、音频、视频或实物资料至档案管理部门，再由档案管理部门将其录入各个专题数据库。这大大的影响了档案部门工作的效率。而由于档案信息资源主要为其生成机构内部服务，导致信息资源无法进行整合、共享，档案信息资源处于静止状态，不利用档案服务工作的开展。而大数据技术的应用，突破了时空限制，从而让档案数据信息交换、整合和分析，变得自由化。档案信息得到有效集合、可以实现优化信息结构，提高工作效率，从而让不同数据库、不同机构间的档案信息由静态向动态转变。

4 大数据时代档案管理工作的實行措施

4.1 健全和完善档案管理信息系统

大数据时代，高新科技的应用为人事档案创新管理提供了技术，提供了全新的体验。在此背景下，健全和完善档案管理信息系统是档案管理工作进行的重点。利用信息技术进行针对档案管理的管理创新机制可以采取如下措施。

4.2.1 无纸化操作管理

传统的档案管理使用纸张记录档案信息，而大数据背景下的创新管理则更换掉纸张，利用电子扫描技术，实现无纸化管理。将所有人事档案利用扫描录用到数字信息数据库。实现了档案无纸化。

4.2.2 信息网络化和自动化

大数据技术支持使事人事档案被录用到数据库之中，传统的档案借阅和检索等功能通过网络实现，同时优化功能，加强智能化和自动化，提高工作实效性。

4.2 加强基础设施建设

基础设施推动人事档案的创新管理。事业单位必须紧跟时事，把握时代脉搏，针对应用需求加大经费投入，加强相应的基础设施的建设。保证计算机以及网络系统的更新换代，让人事档案管理工作与大数据技术的结合有完备的设备可以有序开展。与此同时，也应该做好配套设施的建设工作，如灭火设施或者通风换气设备等，让信息化的设备如计算机网络系统等可以平稳运行。除此之外，人事档案管理部门对防火、防潮以及防盗工作加以重视，保护事档案以及基础设施的安全。

4.3 健全管理机制

大数据技术的应用需求需要以健全的管理机制为前提。首先，推动人事档案的电子化，建立档案数据库，为人事档案管理工作的开展奠定基础。其次，事业单位必须结实事求是地建立和完善人事档案管理机制。为档案管理创新提供可靠的制度保障，让人事档案管理工作的创新发展少出现错误，可以沿着正确道路一路前进。在工作时，管理人员对于管理制度的条例应严格对待。在进行档案管理工作时，管控档案资料的收集、整理、归档以及调档等各个环节的工作，确保万无一失，避免出现人事档案问题。避免出现档案不全、丢失或者泄露的情况。让人事档案的完整性、准确性以及真实性得到有效保证。值得大家注意的是，管理人员利用大数据技术对档案资料进行整合，分类，再进行管理，让人事档案的利用效率可以得到显著提高。

5 总结

人事档案管理是事业单位进行人力资源管理的重要参考依据，是进行人力资源配置管理的重要环节。利用大数据时代的特点和技术，让人力资源管理做到推陈出新，提高档案管理效率，提高服务水平。

参考文献

[1]王晴.多元化需求背景下大数据档案服务模式创新[J].办公室业务，2020（07）：96-97.

[2]王士娇.利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2019（10）：30-31.