宋文红
新疆库尔勒市塔里木油田公司油气运销部 新疆库尔勒 841000
部分员工对招投标工作的严肃性认识不足,存在“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的情况,认为招投标只是走走形式和过场。对个人在招投标工作中的责任认识不足,未将个人的责任与企业的利益紧密结合。
所发招标文件中许多关键内容未明确或未涉及。如施工总量、设备总需求数量等未列明,只是让投标单位报单价,这就让投标人不知如何报价。再如,许多标书中对工程的工期要求、设备的售后服务、技术支持、升级计划、质量保证措施等也没有涉及。对本属招标方规定的,如付款要求和比例、工期等,不是在标书上列出却让投标方自行提出。企业内有明确规定的如付款方式与比例、工期等,应该只让投标单位回答是否能满足即可。
现场问询标准、问题不统一。存在评标人员对一部分投标单位问价格、付款、工期等,而对另一部分问技术优势、有无优惠等不同问题的情况,问题的难易程度不同,给评标人的感觉也不同,就显得不是很公平[1]。评标细节人为删减。没有人现场记录,也没有人准备技术条件比较表、商务条件比较表;评标时无具体的评分标准,造成评标的主观随意性大。诚实信用的原则没有很好地贯彻。评标时不敢选用质量基本相当而价格相对较低的投标方,即没有做到招标方与投标方的相互信任。
对以往招投标的统计分析不足。没有汇总历年参与招投标单位的报价、中标单位的价格等,对当次的招投标不能很好地起到指导和借鉴作用。
无论采用自行招标还是委托代理机构招标,作为招标人必须具备丰富的招标经验和项目管理经验,熟悉招标文件的整个编制过程,这是企业风险防范工作的首要环节。目前招标工作越来越趋于专业化,涉及的技术问题也越来越复杂。目前,国家在大力推广中介机构代理制,由专门的招标代理机构来协助企业完成建设项目的招标工作,这样既减轻了企业的负担,又提高了效率。但目前招标代理机构存在着良莠不齐的现象,企业在选择招标代理机构时应对其实力、资质、业绩等进行综合评价,选择一个既有较高业务水平又有良好信誉的代理机构[2]。
参与招投标的员工要充分认识到个人的责任与企业的利益密紧相关,自己所做选择的正确与否对公司的设备、工程质量、成本等影响极大。要充分认识到招投标工作的严肃性,严格按照规定和流程、手续进行。
(1)准备充分。对投标单位的资质、能力、产品质量、信誉等要详细了解和掌握,有必要时要到现场对投标单位进行考察和调研,确保所选择投标单位的代表性。提前明确招投标的内容和要求,做好各方面的准备,并做到投标单位与招标单位的相互信任。
(2)沟通顺畅。在企业内部要提前通知,使招投标小组的成员能及时了解招投标的要求、内容、标准等;投标方的资料要保证评标小组成员能及时看到和熟悉,并在每次评标前做到评标人员合理分工,进行相关内容的汇总、把关。
(3)标书完善。规范招投标文本,标书内容要详尽,关键性的内容要明确列出,如工程总量、设备需求总量、设备要达到的国际和国内标准、质量保证措施、付款要求、评标标准等,做到内容标准统一,使投标方具有操作性,并便于招标人员开展工作。
(4)开标、评标做到公正、合理。在开标环节做到“三开”、“三不开”,即准备工作好了开,没做好不开;招标人员到齐了开,没到齐不开;监督人员在场开,不在场不开。在评标环节做到“四多”、“一少”,即多看、多听、多问、多记,少议。评标时要做到询问问题的一致性,打分时做到公正、公平、合理。评标时,要按照评标标准逐项进行,填写选择或不选择的理由要充分。另外,招标人员在评标时要进行必要的表格汇总,具体人员的意见要有相关记录并存档[3]。
专业人员要对非专业人员进行专业知识的培训,以使其了解必要的专业知识;法律人员要对专业人员进行法律、规定、流程方面的培训,财务、审计人员要对专业人员进行财务规定等方面的培训,做到专业人员与非专业人员相互补充,共同提高能力与水平。
处理好质量、价格、服务、工期的关系,以使所选择投标单位能够最大限度地满足招标方的要求。还要处理好与原合作单位的关系。以往合作过的单位,招标方对其质量、服务水平等比较熟悉,这是其竞争的优势。但这些单位不能因此而提高价格,价高而再次入选会助长其优势意识,对以后的招投标不利。所以,对于新的投标单位,价格略低而服务、质量又有保证的,为引入竞争可以分批量逐步引入。
应通过对以往招投标结果的汇总和统计,做好价格、质量的预测,必要时做好标底。不能越招标,服务与价格越高,成本越大。
充分发挥非专业人员的作用,法律、财务、审计人员要层层把关;招投标人员要签订履行廉洁勤政责任书,防患于未然。