建设工程招投标电子档案的特点及管理措施

王颖

齐齐哈尔市建设工程招投标管理办公室 黑龙江齐齐哈尔 161000

建设工程招投标电子档案的特点及管理措施

王颖

齐齐哈尔市建设工程招投标管理办公室 黑龙江齐齐哈尔 161000

随着我国《电子招标投标办法》的实施，在招投标业务中电子标书档案的数量不断增加。由于电子档书档案具有自身的独特性，所以在对其进行管理上也与其他的电子档案有一定的区别。文中分析了建设工程损毁投标电子档案的特点，并进一步对建设工程招投标电子档案的管理措施进行了具体的阐述。

招投标电子档案；特点；管理措施

由于招投标对我国经济生活的影响越来越大，所以为了更好的规范电子招投标活动，促进电子招投标健康发展，则需要针对当前电子招投标档案越来越多的情况，强化招投标电子档案管理工作。

一、建设工程招投标电子档案的特点

(一)招投标电子档案对设备及技术具有依赖性

在招投标活动中，当事人制成电子标书文件，由于电子标书信息呈数字化形态，在生成、传输和存储过程中都是依赖计算机和相应的软件平台实现的，而且在电子标书读取、处理、传输和利用过程中也离不开计算机和相关的软件平台。同时电子标书对运行环境的标准化具有较高的要求，一旦缺乏健全和统一的标准，则会导致电子标书无法读取及在不同载体之间无法实现互换等问题发生。

(二)电子标书载体的不稳定性

目前电子标书多存储在光盘及U盘上，这些介质相对于纸张来讲稳定性较差，而且易受到外界磁场、环境等因素的影响，一旦载体结构出现变化，则会导致存储的内容安全性无法得到保障，这就对电子标书档案保管工作提出了更高的要求。

(三)电子标书档案信息的易更改性

由于电子标书具有方便对投标报价进行修正的优点，这就导致电子标书档案在传递或是更换到其他载体过程中，一旦被修改而不易被察觉。特别是一些存储载体的可重写性、计算机存储器的随机读写功能及电子标书档案与载体的分离，都会为电子标书档案信息内容的增减提供便利条件，从而影响到电子标书档案的真实性和管理工作中保密性。

(四)电子标书档案的安全性较差

电子标书档案不仅易于修改、删除、复制和传输，而且在修复后还不会留有痕迹，原件和复印件无法区分，这就导致在电子标书档案管理过程中很难确认电子档案原件。同时电子标书档案存储于计算机硬盘中，一旦计算机感染病毒，则档案信息的安全则无法保证。另外，电子档案具有共享性，这就使多个用户可以同时对一个文件进行查阅，给电子标书的安全性带来较大的威胁。

二、建设工程招投标电子档案管理的措施

(一)确保电子标书档案载体物理上的安全

通常情况下电子标书档案都会存储在光盘、U盘及移动硬盘等载体上，所以需要构建一个适宜的保管环境和条件，档案室内要保持在恒温和恒湿的环境下，直立对载体进行排放，确保载体要远离磁场及有害气体。

(二)提高电子标书档案的兼容性

对于需要归档的电子标书，需要将其转换为各种平台都能够适应的文本文件格式，避免由于软件技术升级而对电子标书档案所带来的影响。同时电子标书档案建立时，需要确保在通用及开放的数据库平台上进行建立，加快转换软件的开发力度，确保电子标书档案能够与新技术具有较好的兼容性。

(三)电子标书档案支持软件及其系统的保管

在对电子标书档案管理工作中，不仅需要对电子标书档案的原始载体进行保管，同时还要对其支持软件进行保存，从而有效的确保电子标书档案的原始性。这样就需要在保持电子标书档案时，需要将其与制作软件一并进行保存，这样在对电子标书档案进行恢复时，可以按照其最原始的面目显示出来。同时还要做好电子标书档案原始电子图像的保存工作，对电子标书档案的打印件进行保存。

(四)定期检测和维护电子标书档案载体

电子标书档案载体，特别是光盘，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子标书档案载体，必须定期进行检测和拷贝，确保电子标书档案信息的可靠性。定期检测，应当每年一次，采用等距随机抽样或等距抽样的方法进行，抽样的样品数量应不少于20%为宜。首先对外现进行检查，确认载体表面是否有变形或物理损坏，载体外表是否有霉斑出现。然后再进行检测，对载体上的信息进行读写或校验。若检测到有出错的载体，必须进行修正或更新。电子标书档案应每3年拷贝一次，且原载体继续保留的时间不少于5年。对于电子标书档案的检测与维护，必须严格管理，因为任何一次操作失误或错误，都可能将保存的电子标书档案遭到人为破坏，甚至造成难以挽回的损失。必须建立起相应的维护管理档案，对检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作。

(五)做好电子标书档案的安全防范工作

电子标书档案的存储、归类、开发、传输、利用等的安全性，是电子档案管理工作的关键点。电子标书档案对安全防范的技术有很高的要求。

一是电子标书在网络传输过程中的安全问题，电子标书数据容易被修改、复制或窃取；

二是计算机病毒、黑客、间谍活动对电子标书档案管理构成的威胁问题；

三是以及人为或偶然事故造成的威胁问题。

因此，电子标书档案的安全防范需要综合使用加密技术、身份验证、数字签名、防火墙等电子信息安全技术。否则，极易出现安全问题。

三、结束语

随着电子标书档案数量的不断增加，加强对电子标书档案的管理已成为当前十分重要的问题。由于当前电子标书档案管理还没有统一的管理标准，在具体安全管理工作中采用的仍是传统载体档案的保护方法，这就导致当前电子标书档案管理工作较为落后，无法满足当前不断增加的电子标书档案管理的需求。所以需要加快对电子标书档案管理的探索力度，使其更好的满足工程招投标档案管量应用的要求，确保更好的提高我国工程招投标档案管理的水平。

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[2]黄炎.浅谈招投标业务电子档案的管理[J].招标与投标,2014年8期.

[3]陈琰.对建设工程招投标档案的认识[J].城建档案,2010-09-15.