新时代应用型大学办公室工作创新研究初探

徐丹

（南京大学金陵学院，江苏 南京210089）

与传统职业技能型大学及学术研究型大学相比，应用型大学具有一定的特殊性，该类大学是我国高等教育从精英化转向大众化和普及化阶段的产物［1］。在新时代高等教育供给侧改革背景下，应用型大学作为促进产教深度融合新的切入点，已经进入快速发展时期。国务院于2019年期间正式出台了《国家职业教育改革实施方案》，该方案对我国普通本科高校未来的发展提出了明确的要求，指出普通高校应当逐渐向应用型大学过渡［2］。

办公室作为开展高校管理工作的核心机构，在学校内部及对外联络沟通中具有枢纽地位，发挥着无可取代的作用，不仅可以沟通各方，还能发挥一定的承上启下作用。新时代应用型大学的办公室面向新形势、新定位，职能与要求必然发生转变，具体表现为从经验办事转变为科学管理；从被动服务转变为主动服务。其关键在于创新，需要通过实践不断的探索，从而寻求更多创新的办公室工作方法，不断完善创新机制，切实地提升工作效率。

一、应用型大学办公室的管理特点

（一）机构小，人员紧

随着国家深化事业单位分类改革，灵活用人机制、实行岗位聘任成为高校管理中的新常态。刚起步的应用型大学往往从立校之初就牢固树立了“小机关、大服务”的管理理念，办公室普遍呈现机构小、人员紧的特点，致力追求精简、高效的工作机制。

（二）强综合，重协调

从职能上来看，对于办公室而言，其主要的职能为综合协调，这种职能在高校管理体系中也发挥着极其重要的作用，主要包括资源协调、政策协调、人际协调以及关系协调等。根据实际情况可知，考虑到不同部门、不同职工均具有一定的差异，因此在开展各项工作时，为了确保工作效率有效提升，使管理维持在较高的水平上，办公室需要将眼光放长远，重视与各方的沟通，做好协调工作。

（三）权威大，事务杂

办公室处于政策信息前沿，更具权威性，起着上传下达的桥梁作用。应用型大学办公室职能繁杂，承担大量事务性工作，涉及面广且责任重大，直接关系全校工作全局、全系统正常运转、领导班子协调团结和学校的整体水平。

二、应用型大学办公室的基本职能

针对新时代应用型大学办公室的管理特点，从精简机构、聚合职能、创新管理、提升效率的角度出发，办公室基本职能主要应有以下三方面内容：

（一）全校综合协调与领导参谋助手的职能

围绕学校中心工作，坚持“承上启下、连接左右、协调各方、服务全局”的原则，既要做好与上级部门及其他单位的外部协调工作，又要做好校内各单位之间的内部协调工作，充分发挥运转枢纽与沟通桥梁的作用。

认真贯彻执行新时代党的教育方针，调查研究、收集反馈校内外的各种信息及重要情况，为学校事业发展及领导决策提供参考和依据。

（二）综合文字信息与落实服务保障的职能

负责党委会、联席会等全校性会务工作，编印会议纪要，督办会议决定及其他重要工作任务的落实。承担党委、行政重要报告、年度工作要点、总结等全局性重要文稿的起草；负责学校各类文件的审核、印发，以及公文登记、批办、转送和保密工作；负责学校文件、信函等日常文书的处理及立卷归档工作。

负责推进全校办公自动化建设，学校印信的统一管理与部门印章的刻制及规范管理，学校的公务车辆调度管理与邮信收发工作。

（三）对外联络交流与维护安全稳定的职能

负责组织接待上级部门的视察指导及外单位的参观访问；负责受理群众来信、来访工作；负责学校安全稳定与综合管理工作，维护学校正常的教学、科研、生活秩序，营造和谐稳定的校园氛围。

三、应用型大学办公室的工作路径创新

根据对应用型大学办公室管理特点和职能定位的分析，围绕创新工作路径、提高工作效率，主要应从以下四方面切入：

（一）主动应对，强化沟通

办公室肩负综合协调工作，对学校整体工作的总体把握度居职能部门首位，在协调领导班子之间及领导班子与基层职工之间的沟通联系等方面具有先天优势和主观空间。

1.主动做好领导之间的沟通

办公室要主动参与班子成员之间的沟通，及时通报各种工作信息，促进整体工作协调发展，尽可能减少局部与整体的矛盾差异。为此，办公室在沟通过程中要讲究工作方式、方法，讲究沟通的艺术性。同时，办公室要根据工作实际积极思考，主动向班子提出建议，当好决策参谋。

2.主动做好领导与基层职工之间的沟通

办公室掌握一手资料和一线情况，在领导和基层职工之间的桥梁作用不言而喻。一方面，办公室要积极开展思想工作，耐心解释，确保决策落地、落实。另一方面，要及时收集基层意见建议，主动向领导反馈信息，使班子能够全面了解基层的真实情况。

（二）规范制度，科学管理

对于办公室部门而言，为了确保高等教育改革发展的需求得到有效满足，必须要从强化管理入手，不断地完善制度体系。

1.强化职责

一要明确分工。不同的工作人员必须要有明确的工作任务，创建出一支团结、高效、具有创新精神的队伍。二是要将考核方式以量化的方式呈现。结合实际情况，对岗位目标责任制进行创建，确保工作内容有较强的可操作性，将工作内容细化。对于一些量化难度相对较大的工作，必须要通过规范化的方式确定目标；对于一些重视效率、质量优先的岗位而言，需要针对岗位的特点，对质量目标以及效率目标进行确立。三是要将责任落实。坚持首问负责、兜底负责，坚决不推脱、不延误。

2.抓主保重

从目标任务上来看，办公室主要有以下两种目标：一种是具有一定的非确定性目标，一种是确定性目标。但是这两种目标的共同点是都需要有明确的程序，同时还要基于目前已有的经验，制定出合理目标，同时还要不断完善规章制度，确保运行机制能够切实发挥出实际作用；对于一些非确定性的目标而言，例如突发或者应急事件等，不但要不断地强化自身的预见性，还要注重以灵活的方式应对各种变化，从而实现“三巧”：巧用兵、巧运时、巧筹划。其中，巧用兵指的是要合理的分配职权，通过合理的方式激发工作人员的积极主动性；巧运时，也就是科学的安排时间，不但要确保任务在指定的时间内完成，还要确保各项工作都能够井然有序地完成；巧筹划，即需将紧急事件以及重大事件当作工作重点。

3.力求规范

为有效提升工作效率，需要重视管理工作，通过规范化的方式进行管理，确保各种工作都能合理完成。一是要对行为进行规范，不断完善规章制度，确保各项工作都有一定的章法可依。二是要确保工作的规范。重视关键环节，严格制定各项工作标准，确保办公能够有较高的信息化以及自动化水平。三是要确保机制规范。结合实际情况对用人机制以及选拔制度进行确立，不断完善竞争机制，严格把守“入口关”，实现绩效管理。

（三）鼓励创新，开拓实践

创新是提高工作效率和服务质量的第一动力。当前，应用型大学办公室亟需针对新形势、新常态、新问题，树立以立德树人为根本任务、弘扬传统与开拓创新相结合的新型服务理念，以创新思维去思考问题，开拓实践。

1.创新工作观念

对于应用型大学而言，办公室工作能不能出成绩、出实效，观念很重要。要努力解放思想，不断增强创新意识，做好领导科学决策和推进工作的“左膀右臂”，以新思想、新观念指导工作。坚持提高站位，不断进行探索，确保能够掌握更多的有效方法。

2.创新思维方式

对于应用型大学而言，办公室工作人员应当克服两种思维定式：一是克服“昨天模式”，要重点瞄准现在与未来。二是克服“他人模式”，做到人无我有、人有我新、人新我变。要敢于突破常规思维，准确把握时代脉搏，积极发挥出主观能动性，以辩证的思维应对各种问题，通过创造性的方式开展工作［3］。

3.创新工作方法

对于应用型大学而言，办公室工作具有主动性和被动性辩证统一的特点，既要执行领导决策，又要善于主动超前服务。在当今信息化时代，要积极推行“电子政务”，充分利用、共享信息，想方设法提高办公自动化水平。围绕工作大局，引导工作人员岗位职能“交叉融合”，实现紧密的“去中心化”运作结构，避免一人缺位、影响全局的情况。

4.创新工作机制

首先是健全机制促创新。机制带有根本性、长远性，是创新工作的本源，要不断健全和完善鼓励、扶持创新的机制政策，积极开通创新“绿色通道”。其次是完善制度促创新。形势不断发展，为了保障办公室工作能够在指定的时间内高效完成，必须要制定出一个统一的行为准则，严格遵守相关规则。

（四）提高素质，提升能力

办公室工作的质量水平以及效率高低通常取决于工作人员的整体素质。具体而言，办公室人员应有如下综合素质和能力要求：

1.思想素质高

第一，要有坚定的政治头脑。需要不断强化“四个意识”，做好“两个维护”相关工作，彰显“四个自信”。以党的路线为根本，执行领导班子的决策、维护领导威信和群众利益，善于观察、分析和处理问题，在大是大非面前旗帜鲜明、立场坚定。

第二，要有充实的理论头脑。必须始终把学习放在第一位，加强学思践悟。要完善和丰富现代化教育管理理论知识，扩展知识领域，更新知识结构，注重学习的全面性和系统性，做到知行合一、学以致用。

第三，要有辩证的思维头脑。必须多视角观察问题、多方位研究问题、多方法解决问题。特别要注意超前思维，确保能够在工作方面掌握更大的主动权。

第四，要求实务实。需要营造一个良好的工作氛围，在工作中要实事求是，积极地思考问题，做好当下每一件事，结合实际情况采取合理的措施，当参谋、提建议，说话要有理有据，有依据、讲证据。

第五，要有精明的效益头脑。必须讲求效率，坚持设计科学、操作规范、条线清楚，要统筹推进，多出精品、少出差错。

2.业务本领硬

第一，要有勤奋好学的功夫。时刻保持紧迫感和危机感，保持积极上进的心态，养成终身学习的习惯，真正投入到学习中。

第二，重视实践。需要脑勤、手勤、腿勤、嘴勤。注重深入院系基层、深入师生员工，通过参与各项实践活动获得新知、深知、真知。

第三，要积极思考、善于领悟。时刻关注同事以及领导人员的活动特点、思维习惯以及工作方式等，严格遵守原则性。准确性；以严谨的态度对待工作，积极发表个人的观点。

第四，要善于表达，在练习书面表达的同时，也要不断地锻炼个人的口头表达能力，掌握更多的总结方法。写，学会归纳、演绎、提炼，确保做出的文章具备“真、启、准、实”的特点；说，争取实现易听懂、易说服、易沟通的目标。

3.人格魅力强

第一，待事业热情。办公室作为核心部门，工作人员要在爱岗敬业、乐群奉献等方面做出榜样，令他人尊重信赖。

第二，待他人宽厚。始终秉持分工不分家的精神，凝聚人心、甘为人梯，令他人支持合作。

第三，待名利淡薄。廉洁奉公，不为名所累、不为利所缚、不为欲所惑。

第四，待自己严格。时刻以高标准内省反思，不断完善自我、超越自我。

五、结语

当前，应用型大学正迎来发展机遇期。随着应用型大学办学规模的日益扩大、社会声誉的不断增强，内设机构必然逐步规范、完善。新时代的立德树人，离不开高效率、高质量的管理，办公室等行政管理部门必须紧扣发展需求，创新工作，优化管理，提高效率，从而更好地为高校立德树人服务、为国家高等教育事业发展做出新的贡献。