多元管理模式下的高校基建档案管理探析

邵成林

摘 要：在信息科技和社会快速发展的当下，传统的高校基建档案管理工作模式已经不能适应多元化管理的需求。基于此，高校基建档案管理人员就必须要明确在多元管理模式下基建档案管理工作的标准、特点和要求，从当前管理工作开展的困境入手，对高校基建档案管理方法、流程进行更新和重组，科学的引入先进的管理理念和技术，重塑工作制度，将基建档案管理工作尽快地融入、整合到多元化的管理模式之下，循序渐进、不断深入的变革高校基建档案管理工作，使高校基建档案管理的质量和效率得到更高的提升，并发挥好高校基建档案信息应有的决策支撑作用。本文首先分析了多元化管理模式下高校基建档案管理中存在的问题，然后提出了多元化管理模式下的基建档案管理的有效措施，希望能对高校基建档案管理相关工作的开展有所助益。

关键词：多元管理模式;基建档案;管理;探析

高校基建档案主要是指在高校基建工程从项目立项到竣工验收并投入使用这一整个过程中所产生的真实记录和历史凭证，包括了项目立项及批准文件、设计文件、地勘文件、施工技术文件、施工图、竣工图、验收移交文件、造价咨询文件、监理文件等等。档案的内容较多，涉及的领域相对较广，这无疑极大的提升了基建档案管理工作的整体难度。基于此，档案管理人员必须要对基建工程项目进行全面系统的了解，掌握高校基建工程以校方管控为主、多方管理实体为辅、多种技术手段为支撑的多元管理模式的特点，结合基本建设的总体规划和阶段性目标，对实际产生的基建档案管理方法和思路进行全面的创新和改革，形成高质量的基建档案信息资源，更好的为项目后续的改建、扩建、维修、新建的决策提供真实而有效的决策辅助。

一、多元管理模式下存在的基建档案管理问题

一是管理主体的多元化，导致基建档案管理的系统性、完整性、专业性存在问题。高校工程管理涉及校方、代建方、设计、施工、监理、造价等多元主体，各方档案管理专业人员的素质不一，给工程项目系统性的档案管理带来了困难。现阶段，各管理方包括高校为了能够最大限度的降低基建档案管理工作的成本，往往会要求其他管理人员兼职完成档案管理工作，并未根据具体需求来进行档案管理专业人才的设置。在系统化下的档案管理队伍能力无法得到提升和协作的情况之下，后续的基建档案管理工作将会存在较多的问题。虽然现有的管理人员本身具有丰富的工作经验，但自身的专业水平较为有限，无法解决基建档案管理中一些具有系统性和结构性的问题。此外，有些管理人员本身的基建档案管理意识较为淡薄，习惯于以自身的经验来开展相关的工作，并未根据基建档案管理的最新标准和要求来进行系统立卷、科学分类、数字化储存保管等操作，只是随意的进行收集、整理和组合。当出现一些突发状况时，相关人员无法及时的根据有经验来做出相应的判断，难以在第一时间有效的解决基建档案管理问题。对工程建设有重要证据价值的基建档案未能及时存档，存档后的基建档案长期未进行更新和管理。而对一些失效文件档案又未能及时处理销毁，这些都为基建档案管理工作的规范化、高效化、信息化带来了不小的阻碍。

二是管理技术手段的多元化，使工程项目档案在管理的统一性、协调性和衔接性上产生了问题。有的管理方基建档案管理工作方法仍然是原始的，以传统人力管理和纸质档案为主，不能及时地结合当前快速发展的信息技术来进行调整和适应;有的管理方虽然有了先进的信息化管理设备和手段，但由于管理人员不能熟练地进行操作和应用，先进的设备和手段成了摆设和负担;加之，多方管理主体利用的信息手段、管理软件不统一，各自为政，使得完整的一个工程项目档案变得零零散散，直接导致了基建档案管理的系统性不强、衔接不紧密、查询不便、利用效率低下的问题。

此外，各管理方缺乏创新、一成不变的基建档案管理制度，对高校基建档案管理工作的发展也造成一定程度的影响与制约。

二、多元化管理模式下的基建档案管理的有效措施

1.全面提升管理人员专业素养

在开展基建档案管理系统工作之前，各管理方需要对管理人员的民族、年龄、兴趣、能力、素养等进行全面的了解，掌握管理人员在基建档案管理过程当中的缺陷和劣势。立足于基建档案管理实际的需求，利用传统媒体和新媒体相结合的方式来进行基建档案系统管理思维和多元管理模式的宣传，引导每一个管理人员从项目立项开始就积极参与其中，全面加深管理人员对相关工作的认知和理解，以便于促使其形成较为系统的管理理念和思想。另外，全面了解基建档案管理的周期和工作人员的工作时间安排的情况下，围绕不同阶段的基建档案管理主题和要求。以多元管理理念为依托，聘请在基建档案管理取得突出成或具有较高的专家和管理人员，到内部开展与之有关的主题讲座。引导每个管理人员积极的进行参与，就基建档案管理中存在的一些问题，和其进行面对面的沟通和交流，充分的借助权威力量来解决实际的档案管理问题和难题。

另外，各管理方可与城建档案行政管理部门及其业务培训机构进行合作，为每一个管理人员规划和设计出一个个性化的基建项目管理理论和技能培训方案，并在培训内容当中适当增加与项目建设相关的政治、经济、法律、设计、信息技术、行业规范、从业规范等内容，系统提升管理人员的综合素质与专业素养。也可以对基建档案管理过程当中人员应具备的能力和素养进行了解，在培训项目当中增加职业素养、责任意识，党风廉政、专业精神等有关的培训，从不同的维度和层次来对现有的基建档案管理人员进行培养，使其具备能够符合多元管理模式下的工作开展的资质和素养。此外，各管理方可利用各种渠道来招纳一些具有较高专业素养和工作经验的专业从業人员，也可以和一些优秀的高校、高职，或优秀的管理人才培养机构进行形成合作关系，及时的获取具有较高专业能力和综合素质的基建档案管理人才。对符合要求人员的从业资质进行全面的检测，结合实际进行岗前培训，并不定期的进行业务考核和综合考核，以便管理人员能够快速的适应各类工程项目的基建档案管理工作，提高经济效益。