新修订档案法背景下地方院校档案工作发展思路探析

叶景青

摘 要：新修订的《中华人民共和国档案法》适应了新时代发展的迫切需求，为地方院校档案工作的发展带来了新的机遇与挑战。通过在对当前我国地方院校档案事业普遍存在的不足进行分析的基础上，文章对新修订档案法背景下地方院校档案工作发展的新思路进行了探析。

关键词：新修订档案法;地方院校;档案工作;发展思路

2020年6月，第十三届全国人大常委会第十九次会议通过的新修订的《中华人民共和国档案法》，将于2021年1月1日起正式施行。这是中国特色社会主义进入新时代，我国进行档案法治建设中的一个重要的里程碑，是档案工作适应国家治理体系和治理能力现代化的要求。作为我国法制建设的一个有机组成部分，新修订的档案法对我国档案事业在面临新时代背景下高质量发展提供坚强法治保障，同时也对档案部门提出了新的要求。作为培养地方人才需求和社会发展的地方院校，怎样实施新修订的档案法的精神，这将对地方院校档案事业高质量发展产生深远的影响，也对地方院校档案工作也提出了新的要求。

一、新修订档案法的新意

1.增强了档案专业技术人才保障

档案工作是一项专业技术性和政治思想性很强的工作，需要一支专业素养很强的人才队伍作为支撑。档案作为记录人们各种活动的真实记录的原始材料，在收集、整理、保护、鉴定、统计、检索利用、编研等一系列的工作中，档案工作人员除了需要掌握一定档案业务水平的基础上，必须有较强的政治素养。新修订的档案法很明显地重视档案工作人员的素质要求，加大了对档案工作人才的培养和队伍的建设。可以看到，国家在法律上对档案工作团队的建设、人才的培养和从业人员专业技术职称提供了有力的支持和保障，这将为新时代我国档案事业的发展注入新的生机与活力，也为档案事业的可持续发展提供了保障。

2.有利于提升档案利用服务水平

档案的利用服务是档案工作最终目的，档案的收集、整理主要是为社会服务的。因此，在随着我国进入中国特色社会主义新时代，档案的利用与服务也应该随着时代与科技的发展不断地创新与发展。新修订的档案法就明确提出了档案部门要针对社会的新形势、人们的新需求，科学地完善档案利用规则，开创新的服务形式，尽可能利用各种方式方法，为档案利用和服务提供便利条件，定期公布需要开放的目录等，推动档案的利用服务工作。为了满足人们新的时代中新的需求，在新修订档案法中，档案部门对向社会开放档案的期限也作了新的规定，由原来的30年缩短为25年，规定了人民有档案利用的权利和档案保护的义务。特别值得重视的是，新修订档案法规定，档案部门除了服务于人民的档案需求之外，还要求他们创新档案的利用方式，与博物馆、纪念馆等其他相关部门合作，通过举办展览、利用多媒体、研究和出版有关对人民有正能量的档案史料，发挥档案的教育功能，强化了在新时代发挥档案部门弘扬社会主义核心价值观的功能，使人民大众的思想素质得以不断提升，达到文化自信和文化强国。

3.开辟了档案管理现代化新途径

随着网络时代的发展，人们的时常生活与网络信息紧密相连，传统的纸质档案信息化已经成为档案管理现代化的新手段。因而，针对新时代的需求，新修订的档案法加强了档案信息化建设，规定各部門在信息化发展规划中，档案信息化应该成为其必要的内容，加快纸质档案的电子信息化的数字资源建设工作，同时要求各相关团体、事企业单位保证数字资源档案的安全地利用。首先，各相关部门要保证电子信息化档案内容的可靠性、程序的规范性以及档案要素的合规性，达到电子信息化档案和传统档案有一样的效力。其次是各相关单位对传统的档案进行电子数字化的建设受到国家大力的鼓励和支持，积极推进档案信息化系统的建设，同时要求创造和改善条件，进行数字档案馆建设，使人们能够跨区域、跨部门利用档案大数据资源，甚至跨国开放共享。

4.有利于细化落实相关法律责任

档案作为党、国家和人民重要的资料，是见证了国家发展、社会进步的重要依据，维护和促进了国家和人民的利益。新修订的档案法中，对于档案工作中违法的不良现象提出了相应的解决方案，完善了法律责任。如在档案管理时，对档案的接收、保存和档案的开放等方面存在的难题提出解决方案，在制度上及时弥补了以前存在的漏洞。同时新档案法对档案管理工作出现的问题，也制定相应的追究法律责任的制度。这次新修订的档案法可以说在国家对档案工作的一次制度创新，极大地促进了新时代档案事业的发展。

二、地方院校档案工作现状

1.档案利用水平亟待加强

近年来，我国地方院校的发展取得了一定成绩，但受某些因素的影响与制约。其一是，有些院校档案部门发展缓慢，其主要原因在于这些档案部门仍然受传统档案管理体制思想的影响，甚至有些院校档案工作被认为是管理工作，而不是把服务师生和社会当作重要工作去完成。这样一来，档案工作人员疲于各部门院系档案的收集整理，未能把握档案工作的最终目的是为了利用。其二是，有些地方院校档案利用资源开发不够，大都是浅层面的信息加工，如学校的大事记、机构沿革、基础数字汇编等基础工作，未能对档案进行更深层次挖掘，编研成果未能满足新时代下档案利用的需要，满足不了科学研究和工作决策的需要。其三是有些院校档案服务的方式比较单一，受资金、人才等因素的制约，有些地方院校信息化建设速度缓慢，整体水平落后于老牌的大学，档案利用服务大部分还是居于传统的纸质、实物档案的查找利用。其四是受各种因素的影响，有些院校依然存在档案及档案部门被过于“保密”，甚至被蒙上一层神秘的面纱，由于档案意识不强，导致档案利用率不高。

2.档案工作人员不足与不能

一些地方院校受各方面条件、因素的制约，虽然在不断发展的过程中，形成了全校的档案工作网络，有专职与兼职档案人员，但一般没有专业化的档案技术人员团队，目前与档案工作发展适应的档案管理工作人员的梯队没有得到引进和培养。从目前多数地方院校档案部门人员的素质来看，主要存在五个方面的问题：一是缺乏新的专业知识，知识结构出现断层现象;二是缺乏现代信息网络化知识;三是缺乏创新意识;四是档案队伍结构不合理年龄偏大的主要问题;五是档案队伍建设不稳定。分析其原因，主要是地方院校一些领导的认识出现问题，档案部门往往被一些地方院校分管领导认为是学校的教辅部门，不是直接进行教学的部门，而且他们对档案的重要认识不足，因而在档案人才的引进和培养方面出现问题。一旦档案部门需要工作人员，他们便从其他部门直接选调人员补充，这样一来，就导致地方院校档案部门及档案管理专业技术人员的缺乏，这些直接从其他部门过来的人员，由于没有经过与档案相关的专业知识的训练，他们的对档案管理只是表面上的收集与整理，而且还会出现归档、编目、装订、存档等业务上的问题。大多地方院校的档案部门是校办管理下的一个部门，而且大多数档案人员身兼数职，造成对档案工作精力投入不足。地方院校档案部门兼职人员调整变化频率较高，因而队伍稳定性差，影响了整体档案队伍业务水平的提高，容易造成管理脱节，严重影响了全校档案管理水平。此外，凡学校有大的任务或活动需抽调人员时，校办管理下的档案部门人员基本是首选，影响了档案工作的稳定性。

3.全员档案法律意识不强

地方院校的中心工作是教学工作，因而一些地方院校把档案工作置于学校发展的整体工作中的次要地位，导致一些地方院校不太重视档案部门的人、财、物的投入，不够关心档案人员进步和待遇;作为档案工作者，依法建立、健全规章制度，但档案法规的宣传力度不够，学校部分教师借出档案未能按时归还甚遗失，少数院校和个人不知自己的所作所为已经违法，甚至是知法犯法，认为档案部门“软”， 不敢把他们怎么样;另一方面档案执法部门不能严格行使执法权，不敢碰硬，不敢得罪人，得过且过，绕着矛盾走，致使出现不少问题。

4.信息化建设有待深入

由于一些地方院校建立时间不长，造成一些领导对档案信息这一潜在的资源认识不足，导致了档案部门工作信息化工作的滞后。这些地方院校的档案信息化工作和服务水平明显不太符合新时代社会的发展和满足人民对档案信息的需求。造成这种问题的主要表现在以下几个方面：一是有些地方院校档案工作人员由于不是来自专业档案技术人员，他们的档案信息化意识淡漠，加上缺乏开拓与创新精神，导致档案信息化建设滞后。二是地方院校的资金投入问题，有一些地方院校由于直属所在地方管辖，办学经费用于档案管理方面明显出现不足。但档案工作又长期需要资金的支持，不仅档案信息数字化需要资金，同时硬件的更新与维护也需要资金。三是档案管理方面的问题，由于有些地方院校档案人员缺乏专业知识，在采购设备时，没有科学地计划和分配，对一些信息化设备不讲究实用，出现重复购置设备，没有规范化和标准化，导致信息化设备参差不齐。这就造成了一些地方院校档案信息化建设原地踏步，影响了档案管理服务的自动化和网络化。

三、地方院校贯彻新修订档案法的思路

1.加强档案队伍建设

档案部门队伍建设是搞好档案事业最根本的保证。新修订的档案法明确规定“国家加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质”。针对当今一些地方院校档案部门人才队伍的现状，按照新修订的档案法的要求，应当在四个方面加强档案队伍的建设：一是相关部门要认真学习和宣传新修订档案法，提高认识，贯彻和落实新修订档案法的精神，重视地方院校的档案部门的工作，在机构设置和人员的配置上实现科学化;二是针对专业人才问题，大力引进具备计算机和档案专业的人才，重视地方院校档案部门人才队伍建设;三是加强现有档案专兼职人员业务培训，及时提高他们的业务素质和能力。四是制定和完善档案工作人员的激励机制，使他们满怀热情地做好档案工作。

2.不断深入档案信息化建设

新修订的档案法增设了“档案信息化建设”的内容，要求各级档案管理部门将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子文件、纸质等载体档案数字化成果档案的安全保存和有效利用。地方院校要以贯彻新修订的档案法为契机，加强信息化建设的宣传工作。在信息化建设过程中，地方院校的领导及专兼职档案人员高度重视档案信息化建设工作，才能确保工作有序开展。档案部门应抓住宣传贯彻新档案的契机，加强档案信息化建设的宣传，引导师生员工尤其是高校档案工作人员转变档案管理理念，以积极开放的心态应对信息化技术与档案工作的融合。地方院校应当做好档案信息化建设规划，加强档案工作相关的硬件建设，根据实际的经济能力，充分利用现有的设施，购置适应的技术设备，如影像扫描、缩微系统、音像制作系统、构建服务器等，充分利用现有资源，重视馆藏的数字化建设。数字化建设是信息化建设的重要环节和基础，运用有效的技术，做好网络安全保障工作。

3.加强档案法制建设

新修订的档案法为地方院校在信息时代背景下档案工作提供了有力的行动指南和法制保障，相关部门要做好贯彻实施，地方院校从以下四方面确保档案法的各项规定落到实处：一是档案馆（室）做好宣传和解读，对专兼职档案员进行学法用法培训，并发放档案法宣传资料到各部门、二级学院，提高师生特别是专兼职档案员的档案意识，形成学法、守法、用法的良好氛围。二是针对新修订的档案法，地方院校及时修订相关的档案管理制度，确保与新修订的档案法统一和有效衔接。三是地方院校进一步完善档案安全机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。四是防患于未然，发现安全隐患及时应对和处理，确保档案实体与档案信息的安全。

4.提高档案利用效率和水平

一切的档案工作都是为了利用。作为人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新的地方院校，每年都会形成党群、行政、教学、科技等多个方面的档案材料，学校各职能部门管理的档案材料内容也越来越丰富和广泛，档案馆（室）除了服务好学生、教师和社会之外，档案工作员还应当积极挖掘和开发馆藏资源，做好诸如大事记、机构沿革、基础数字汇编、各专题档案汇集等的编研工作，对档案信息进行深化加工，加快传统档案数字化的步伐，不断提高档案利用效率，以现代科技手段主动为学校和社会发展服务。

参考文献：

[1]中华人民共和国档案法[N]. 人民日报，2020

[2]新修订的《中华人民共和国档案法》解读[J].中国档案，2020

[3]徐拥军.新修订《中华人民共和国档案法》的特点[J].中国档案，2020

[4]赵 屹.论新修订的《中华人民共和国档案法》的新意[J/OL].山西檔案，2020

[5]刘 影.企业档案编研工作浅析[J].黑龙江档案，2014

[6]张 雯.企业档案编研工作研究--以大事记为例[D].山西大学，2014

[7]吴少颜.档案编研工作中存在的问题与解决之策[J].管理学家，2019

[8]黄 健.企业档案编研的问题和难点及有效的编研服务途径[J].办公室业务，2019

[9]张诗唯.关于企业档案编研工作和企业文化建设的思考探究[J].企业文化（中旬刊），2019

[10]尤永玲.企业档案编研工作的实践与探索[J].办公室业务，2020

[11]黄项飞.论现代档案馆的文化性及其保障体系[J].档案与建设，2002

[12]刘 荣.数字档案馆的功能及其实现技术[J].档案学研究，2002

[13]匡定发.档案信息化建设理论结构模型素描[J].档案学通讯，2002

[14]徐艳辉.论新时期电力档案数字化编研的发展及重要性[J].百科论坛电子杂志，2019

（作者单位：贺州学院综合档案室）