浅谈信息时代高校档案管理人才队伍建设新要求

蒋丽林

摘 要：信息技术迅速发展，给档案管理工作带来新的发展契机，如何在信息化条件下创新高校档案管理工作，已成为档案工作者亟待研究的课题，然而首先应该解决人才队伍建设方面的问题。本文首先对高校档案管理队伍现状进行简要概况，其次分析获得信息时代对高校档案管理人才队伍建设的新要求，主要包括：改变思想观念、创新管理思维，重构知识结构、提升专业素养，加强信息技术学习与培训、培养实践操作能力，注重复合型人才建设、优化队伍结构等几个方面，以期为信息时代高校档案管理队伍建设提供一些参考。

关键词：信息化  高校  档案管理  人才队伍

高校档案是高校在教学、科学研究、社会服务、招生等活动中形成的历史记录，是国家档案的重要组成部分，它关系到高校建设、科研、人才培养与管理水平，对高校及社会都有着凭证、参考、教育、决策的价值。《高等学校档案管理办法》中规定高校应将档案工作纳入学校整体发展规划，设置专门机构、配备人员、创造良好条件，切实加强档案管理。随着现代信息技术的高速发展，资源共享、数字档案、交互式服务等“互联网+”新技术新服务与高校财务、人事档案管理工作关系越来越密切。随着信息技术的快速发展，财务档案管理也开始向数字化转变，让管理工作更加简单便捷。由于传统的纸质档案不容易保存，非常容易损坏，而数字化就没有这种困扰，更加利于历史档案的保存，同时也能很好的提高工作效率和工作质量。此外，让档案管理人员学习数字化管理方式还能提升其职业素养，辅助人事档案管理人员解决各类难题，避免人才战略实施中产生的不利因素。但是，在档案管理人才队伍方面，目前大部分高校档案部门缺乏信息技术人才，面临新技术不会用、老技术不管用以及职业技能禁锢、原有知识老化的情况。随着大数据云计算技术的不断融入也让高校档案管理发生了很多的变化，为了能够培养出更加符合社会需要的人才，必须建立新型专业人才队伍，只有这样才能为信息时代的档案管理提供更有利的保证。

一、信息时代高校档案管理人才队伍存在的问题

高校部分档案管理人员属于非专业人员，思想观念陈旧，档案管理职业道德素质不高，工作责任心不强，例如，部分人事档案管理工作人员依然采用传统的观念开展工作，把人事档案看作是基本的材料和数据，人事档案管理工作看作是简单的资料收集、分类、整理和保存，没有意识到新时期高校人事档案的作用，没有把人事档案管理工作上升到人力资源信息管理层面。有些档案工作者专业知识老化，接受新技术能力差，计算机操作能力低。多数档案管理人员学历层次低，职称低，科研创新意识淡薄、积极性不高及能力不足，档案管理人员中高级职称人员很少，很多人员停留在中级职称上，即使达到了履职年限也难以晋职。高校档案管理队伍组成结构有待优化，严重缺乏具备档案管理知识且熟练计算机应用技术等复合型人才。缺乏对档案管理队伍的有效激励措施，导致队伍工作积极性不高;由于档案管理工作薪资和福利较低，岗位的吸引力相对较弱，加上该工作时间长、强度大，评职称和晋升也比较困难，从而导致高校档案管理人才异动频繁，人员流失严重。

信息时代，高校档案管理队伍还存在以下问题：很多档案管理人员没有树立起科学的管理意识，认为信息技术应用只是改变了档案管理的工作模式，工作内容并没有发生太大的改变，导致信息技术在档案管理工作中的作用无法充分发挥。很多工作人员并不具备档案信息化管理技能，工作中力不从心，直接影响到档案信息化管理工作的效率。针对档案管理人员的业务培训缺失，培训工作流于形式，缺乏实质性内容;很多档案管理人员仍然需要在岗位上通过长期的摸索和实践才能够真正掌握档案信息化管理的相关技能，由于各种原因愿意外出接受继续教育学习的人员较少。此外，少數档案管理人员信息安全、保密意识不足。

二、信息时代高校档案管理人才队伍建设新要求

1.改变思想观念、创新管理思维

随着大数据、云计算技术逐渐渗入各行各业，高校档案管理也步入信息化建设时代，对相关人才队伍建设提出新要求，队伍建设首先应该创新管理思维，改变传统思想观念，接受新技术新知识。主要培养档案工作者开放思维，网络信息系统是一个开放的平台，只有积极致力于与各种社会信息系统互联互通，才能获取更多数字资源，发挥网络优势，提升档案工作认可度和社会影响力。培养人本思维，一方面以用户为中心，以档案利用者应用度和满意度作为信息化建设的出发点和归属点;另一方面高校档案管理人才培养，尊重人才的性格特点。由于每个档案管理人员都有自身特有的性格特点，存在个体差异性，这就导致了目标结构也会存在不同。因此，在培训过程中，必须掌握档案管理人员的特征，根据人性的本质来制定培训计划，只有这样才能切实提高管理人员的工作效率，为日后档案信息化改革奠定良好的条件。培养忧患思维，档案信息化建设者要居安思危、一手抓人防、一手抓技防，防止电子档案信息失密、失效、失真，避免数字化灾难发生，造成毁灭性后果。培育辩证思维，档案信息化会遇到数据存入与取出、信息共享与保密、文件有纸与无纸等许多矛盾的对立面和统一体，这就需要工作者用发展的眼光和辩证思维去处理对立统一的关系，避免非此即彼或顾此失彼的僵化思维方式。此外，档案信息化行政领导者应具备战略思维，做好科学顶层设计，积极稳步推进档案信息化建设工作，改变以往粗放型发展格局，领导的重视意识和相关措施也可以极大地促进档案管理人员自身的思想认识，一方面使他们对自身工作的价值得到肯定而提高积极性和主动性; 另一方面也可以激发他们的危机意识和竞争意识，想办法通过各种途径来提高自身素质。

2.重构知识结构、提升专业素养

高校档案管理人员具备传统档案管理的理论知识和实践经验，但缺乏相关信息、计算机、数据库、系统开发等知识，因此，信息时代需要相关工作者补充专业知识，优化其知识结构，提升专业素养。信息时代的档案工作者应具备电子档案内容价值和技术状况的鉴定知识，才能及时准确地捕捉和收集具有价值的信息;应了解部分软件工程和系统开发方面的知识，学会用信息技术专业语言进行沟通，准确表达自己对信息系统建设的需要;还应具备系统评价知识，从档案管理角度评价档案信息系统的效益，评价系统性能指标，并对系统存在的问题提出改进建议;此外，档案信息化建设工作者应具备需求分析知识，以用户为中心，需求为导向，对档案信息的现在用户和潜在用户、当前需求和未来需求、本校内部和社会大众需求等，进行分析。

以当前高校财务档案管理为例，随着时代的进步，传统的档案管理手段和方法已经无法满足当下财务管理的需求，必须加强管理人员的培训学习，做到与时俱进，提高档案管理人员的创新意识和专业水平，实现向信息化管理的转变。首先，要创造性地加强财务档案数据库建设。数据库的建设需要利用技术手段才能实现，必须实现纸质档案管理向数字化档案管理的转变。同时也要根据档案的类别进行分类，让传统的档案室直接搬到网络上，建立档案的数据采集中心。其次，要创造性地加强财务档案信息化网络平台建设。网络平台的建设需要技术人员的支持，作为档案管理人员必须掌握信息技术的专业知识，只有这样才能保证财务人员能够将档案信息倒入数据库。此外，也可以采取数据共享，让档案部门实现联系查询、远程检索等功能操作，使档案管理可以更加便利。再次，还要积极开发财务档案信息分析系统。档案信息分析系统的开发主要是为为各级领导、决策部门、财务人员决策提供数据支撑，切实把档案室变成财务档案信息控制中心。

3.加强信息技术学习与培训、培养实践操作能力

信息时代高校档案管理队伍应加强信息技术方面的专业学习，以提高信息检索水平，能够按照查档要求正确选择主题词、关键词等并正确组织检索表达式，对检索结果进行下载、排序、转发等操作;增强信息加工处理能力，使用检索工具从网页、服务器、脱机载体中采集档案信息，按照相关特征分类或按照内在联系组件、组卷、组盘，并对档案进行著录标引，采集封装和管理档案元数据，还要掌握档案多媒体编研技术，能围绕特定主题，将编研素材编辑制作出档案编研成果;信息时代，特别要求管理人员加强信息保护意识，防止信息泄露，管理队伍应掌握数据库管理、数据加密、数据迁移、数字签名、网络访问控制、数据容灾，以及电子档案真实性、完整性、有效性和安全性等维护技术。

想要推进档案信息化工作的顺利开展就必须加强人员的培训工作，除了要分批分次组织档案工作人员培训外，还有简化培训流程，采用理论与实践相结合的形式不断提升档案工作人员的工作能力。就目前来看，很多高校的财务档案管理人员都是由财务人员兼职来做，缺少一定的档案管理知识，而且兼职人员也不够稳定，频发的职位调动使得档案工作人员没有时间学习档案管理、财经知识、保密规定、信息技术等知识，无法进一步提升档案工作人员的实际操作能力。因此，作为上级财务机关对所属的财务档案管理人员必须负起应有的责任，建立完善的培训机制，结合本单位的实际期情况来设计培训内容，定期组织财务档案管理人员学习新的管理知识，积累学习经验，提高本领。

4.注重复合型人才建设、优化队伍结构

高校档案管理要步入信息化行列，应逐步优化管理队伍组成结构，改变原来单一的工作人员架构，档案信息化建设人才队伍至少需要管理型、操作型、研究型等几类专业人才，特别应该注重兼备两种以上才能的复合型人才的引进与培养。目前，大多数高校档案馆行政人员具备传统档案管理理论知识和实践经验，但缺乏信息化技术与知识，接受信息技术继续教育少，可能造成档案信息化建设管理上的不足，而高校档案信息化建设是一项系统性复杂工程，需要严格的目标管理和精细的过程控制，因此，及时提升相关行政管理人员的信息化素养十分迫切。管理型人才工作职责是根据国内外档案信息化建设发展趋势及相关进展、组织相关人员制定本单位切实可行的实施方案，组织、指挥、指导本校档案信息化工作，培养及合理使用人才资源。档案信息化建设专业性要求高、涉及环节多、操作性强，因而需要一批既懂档案管理业务、又熟练计算机操作技能，具备信息安全意识和高度责任心的操作型人才，保证档案信息化管理有序高效开展。此外，信息化知识更新迅速，档案信息化建设需要科学理论指导，因此需要少数专门从事档案信息化方面的研究型人才，研究新技术探索新方法在档案管理领域的应用，开发先进、实用、操作性强的管理软件，探索电子档案归档、远程利用、安全保管的方法。

5.其他方面

信息时代档案管理还需要配备多媒体档案编制人才，数据库管理人才及律师等，如遇到知识产权、隐私保护、合同管理及网络安全等问题，需要具备相关法律知识的专业人员提供支持与帮助，另外只有真正意识到网络环境当中蕴含的风险，并且通过各种手段去规避风险，才能保证档案不出现丢失、被篡改等危险。档案从业者还需具有较强的适应能力、应变能力，互联网时代，信息技术可谓瞬息万变，对档案工作人员提出了更高的要求，善于抓住机遇，运用互联网技术的也能更好的改变工作环境，同时信心技术的融入也能更好的拓展档案工作人员的思维模式，为快速适应工作形式的转变奠定良好的基础。

三、结语

总之，随着信息技术的不断普及，很多工作都在依靠信息技术来开展，为了能在档案管理工作发挥网络的优势，就必须对传统的工作模式进行改革，只有这样才能从根本上提升档案管理工作的效率。于此同时，依靠信息技术能更好拓展存储空间，让档案记录和管理形式可以更加简单便捷。随着高校档案信息化建设的不断完善，档案工作人员在任务、环境、服务对象、管理方式上也在不断发生转变。在信息时代大数据背景下，高校档案管理既面临机遇也面临挑战，要求高校必需加大技术、设备等方面的投入，更要打造一支高素质的档案管理人才队伍，创新管理思维，注重复合型人才培养，确保高校档案事业适应时代需求。高校档案工作者要积极顺应信息时代发展的新要求，改变思想观念，不断加强思想政治和职业道德教育，树立终身学习理念，增强业务能力和水平，为高校教育事业发展贡献智慧和力量。

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（作者单位：玉林师范学院）