新时期做好办公室行政事务管理的有效策略

朱平

【摘  要】在新时期社会背景下，互联网技术在各行各业得到了广泛的应用，推动了各个部门的工作向智能化、现代化方向发展，从而有效提升了工作人员的工作效率。办公室部门在单位中占有重要位置，其处于各个部门之间的枢纽位置，负责将上级部门的指令和工作任务传达给各个部门，并且负责将各部门的运作情况和员工对工作的观点看法传递给有关管理人员，同时要协调各个部门之间的分工与合作，从而促进单位高效运转。为此，有关工作人员应提高办公室行政事务管理工作的质量，提高办公室行政事务管理职能的服务性，从而提高单位对新时期社会发展的适应能力。

【关键词】新时期;办公室行政;事务管理;有效策略

引言

办公室行政事务管理岗位的工作内容涉及的范围比较广，不仅包括单位各个指令的上传下达，还包括各个部门之间的沟通和协调，以及企业形象的宣传，就有一定的综合性，因此，办公室行政事务管理工作质量对单位的发展有着直接的影响。为帮助单位管理人员制定合理的发展制度，工作人员应不断提高办公室行政事务管理效率，提高办公室的服务型。基于此，文章阐述了办公室行政事务管理工作的概述，分析了办公室行政事务管理的工作现状，并总结出一些提高办公室行政事务管理工作效率的有效策略。

1.办公室行政事务管理工作的概述

1.1办公室行政事务管理工作的特点

办公室行政事务管理工作的特点主要体现在其服务性和复杂性上。一方面，就其服务性来说，办公室行政事务管理人员要与各个部门的人员进行交流和沟通，尤其是要要做好领导层的服务管理活动，为其他各职能部门做好后勤保障，协助其他部门更好的运转，因此办公室行政具有较强的服务性。单位各个部门之间的协调与交流都离不开办公室行政事务管理，充分发挥好行政事务管理的作用与职能，不仅可以使办公室的工作人员更好的解决员工之间存在的问题，还可以提高单位的运行效率，促进单位的和谐健康发展。

另一方面，在其复杂性方面来说，办公室行政事务管理工作涉及的内容比较多，相对来说比较复杂。首先，办公室行政管理工作涉及到的部门较多，办公室工作人员需要对单位所有的部门进行管理，做好所有部门的内勤保障工作。另外，办公室工作人员，需要对所有的工作人员进行管理，如果处理不好员工之间的问题，则单位工作人员的整体工作效率就会降低。因此，在行政事务管理中，办公室工作人员面对复杂多样的工作内容，需要协调好各部门之间的关系，做好一些准备工作，并制定一些突发事件的应对方案，从而促进办公室行政事物管理工作顺利开展。

1.2办公室行政事务管理工作的职能

办公室行政事务管理是服务性较强的工作，办公室行政事务管理部门是单位交流信息的重要场所。由于办公室工作人员经常接触各级各部门的人员，对单位实际运行情况较为熟悉，所以办公室部门在一定程度上可以减轻单位领导工作压力，分担单位领导的工作量。除此之外，办公室行政事务管理部门是各部门沟通的重要桥梁，在各个职能部门中占有重要的位置，因此，办公室行政事务管理部门有很强的协调参谋职能，一方面办公室工作人员要基于基层情况对单位领导的决策工作提出建议，另一方面有关人员要协调工作人员间、各部门之间的工作，从而提高员工的工作效率和工作水平。

2.办公室行政事务管理的工作现状

首先，办公室作为服务性和協调性非常强的工作部门，在办公室行政事务管理工作中，存在主动和被动的矛盾。因此，办公室的工作人员要在实际工作中重视单位的协调发展，在考虑到人民群众利益的基础上，主动发现问题，并及时采取合理的方式解决问题，从而确保各个部门的工作可以顺利的开展。其次，在办公室行政事务管理工作中，存在一些滥用职权的现象，因此，相关工作人员应明确自身的岗位职责和工作任务，在自身的权利范围内，处理好本职工作。除此之外，单位的一些办公室工作人员的工作能力有待提升。对于办公室行政事务管理的工作人员来说，其服务意识和工作能力极为重要，办公室工作人员需要具有足够的服务意识和协调沟通的能力，才能起到部门枢纽的作用。

3.提高办公室行政事务管理工作效率的有效策略

3.1提高办公室行政事务管理信息化水平

办公室行政事务管理工作大部分都是重复性、基础性的工作，虽然工作内容非常简单，但是却占用了大量的人力资源。因此，单位可以适当的引进现代化办公技术，充分利用信息技术，减轻工作人员的工作量，提升工作人员的工作效率和工作质量。另外，在信息化网络时代，有关工作人员应根据单位的实际情况，合理的优化管理程序，并简化工作流程。例如，单位可以利用互联网资源的共享性，建立相应的信息数据管理平台，并给予有关人员登录权限，方便其获取相关的信息，从而提高办公室人员的工作效率。

3.2提升办公室工作人员服务意识水平

在新时期社会背景下，办公室工作人员首先应认识到自身工作的重要性，充分考虑到领导、单位、部门和基层的意见，再结合社会发展需求，制定合理的工作计划和工作任务。另外，办公室工作人员用应保持积极的工作态度，如果在工作中发现问题应及时解决，然后多总结平时的工作经验，从而提高工作水平和工作效率。

3.3优化办公室行政事务管理工作体系

单位有关工作人员应该根据实际单位发展的实际需求，不断优化办公室行政事务管理工作体系，对办公室工作人员职责权利进行明确的界定，并加强对办公室工作人员的监督检查力度，规范办公室工作人员的行为。其次，单位领导应重视工作人员的培训教育，定期开展相关的培训活动，不断改革工作模式，提高工作人员的工作效率和工作能力。除此之外，单位有关人员应建立健全奖惩制度，对表现优秀的工作人员给予口头或物质奖励，让其起到榜样带头作用，从而充分激发工作人员的积极性;对存在懒惰思想的人员予以适当的惩罚，对大家起到警示作用，从而规范大家的行为，促进单位高效运转。

3.4加强办公室行政事务管理人员的综合素养

在新时期，为保证办公室行政事务管理能够满足各个组织机构的发展要求，单位就需要对办公室行政管理人员展开有效培训，不断改革工作模式，提高工作人员的工作效率和工作能力。在组织办公室行政管理人员开展相应的培训活动时，培训人员应遵循有关组织机构在新时期的发展要求，同时强化行政管理人员理论知识掌握力度和综合实践技能，从而使得相关人员能够适应办公室全自动行政管理模式。在对相关人员实施专业素质培养时，培训人员还应培养相关人员自身责任意识和爱岗敬业意识，从而帮助办公室工作人员更好地履行办公室行政管理各项职能。对于应用信息化管理系统的单位来说，培训人员还应保证相关人员对信息化管理系统的操作模式有所掌握，确保相关人员可以灵活应用信息化系统开展办公室行政事务管理工作。

4.结束语

在新时期，信息技术的发展改变了办公室行政事务管理的工作方式，为提高办公室工作人员的工作质量，单位应提高办公室行政事务管理信息化水平，提升办公室工作人员服务意识水平，优化办公室行政事务管理工作体系，并加强办公室行政事务管理人员的综合素养，从而促进单位高效运转。

参考文献

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