试分析文书档案管理的办公自动化应用

2020-11-11 22:37张悦
市场周刊·市场版 2020年5期
关键词:办公自动化文书档案应用

摘 要:电子计算机的出现给各行各业都带来了革命性的颠覆,文书档案也实现了电子化的保存,文章对文书档案管理的办公自动化进行简单的分析。

关键词:文书档案;管理;办公自动化;应用

一、 文书档案管理办公自动化的重要意义

(一)文书与档案的有效统一

文书,作为记录信息、交流信息和发布信息的一种有效的工具,一般来说具有分散性较强的特点。档案,作为一种信息保存的材料,能够依据文书的性质,并按照一定的规律进行保存,其具有系统性的特征。文书与档案二者之间存在一定的联系但同时也存在很多的区别。文书作为档案的前身,只有经过归档处理后的文书才能够成为档案,同时,不是所有的文书都能够成为档案。在办公自动化背景下,文书与档案之间的界限逐渐模糊,依托于计算机,能够对文书进行快速的检索和浏览,能够对全部文本进行系统的归档,此时文书与档案成为一个整体,有效地实现了文本和档案的统一。

(二)提升文书档案的标准化和规范化管理

在办公自动化背景下,文本归档得以实现。对于文本的归档主要分为纸质文档的归档和电子文书的归档。通过对网络的应用,能够实现对文书的有效地归档,按照一定的标准与要求,能够开展文档的管理和档案的管理,规范档案的内容和权限,一方面,文书档案办公自动化操作的现实基础。另一方面,也为文书档案的管理工作提供了管理的依据。

(三)提升文本操作的效率

依托于办公自动化,一个最大的成效就是提升文书档案工作的效率,通过对计算机的应用,能够有效地提高文本档案的效率。借助于计算机,再也不用面对以往纸质档案立卷难、管理难等问题,也规避了效率低这一问题。依托于网络对文书进行归档,能够解放大量的人力,能够让文书管理工作人员有更多的时间从事其他的工作,有效地提升工作的准确性。通过对文书档案管理的自动化,能够实现全方位的信息展示,减少了检索的时间、提升浏览速度,从而促进工作效率的提升。

二、 制约文书档案管理办公自动化的因素

(一)电子文件保密性受限制

电子档案的管理虽然存在较大的便捷性,但管理工作始终无法迈过电子档案保密性这一问题,由于电子文件容易被修改,并且在修改后能够做到不留痕迹,这给文书档案的安全性带来严重的阻碍。尽管当前已经研发出一些技术,在一定程度上能够防止伪造电子文件,并限制电子文件原告的增删改,但对于电子文档修改的可能性仍然比纸质文件风险大得多。对于电子文档的输出,能够根据实际需要调整不同的字体、字号等,这也使得无法对其原始性进行辨别,这些都是考验电子文件保密性的重要阻碍。

(二)对档案综合管理人员有较高的要求

长期以来,医院的职能科室不受重视,档案管理工作大都处于兼职,对人员的专业素质要求并不高。伴随电子档案的出现,电子文件的归档等工作,原有的纸质档案管理能力和水平已经不能胜任该项工作,对电子档案管理人员的能力和素质都提出了更高的要求。档案信息办公自动化的实现,要求档案管理人员既要具备一般的计算机操作能力,还需要掌握电子档案管理的相关理论知识和操作能力,就目前来看,大多数医院档案管理人员缺乏现代化的管理水平,影响工作的有效开展。

三、 办公自动化背景下提升文书档案管理水平的措施

(一)以硬件设施为基础,积极改善硬件环境

文书档案管理自动化的实现,首要的基础就是计算机、互联网及相关电子设备,这是开展自动化的根本前提。为此要切实做好硬件设施的引进和更新工作,为办公自动化提供坚实的物质基础,为电子档案管理提供良好的硬件设施。做好硬件设施的保障,作为保障医院文书档案管理人员开展文书档案管理的基础,也为现代化办公提供了现实条件。

(二)对系统自动化内网与外网进行合理的布局

面对文书档案信息安全性这一要求,为了保障文书档案信息的安全,要切实做好办公自動化内网与外网的有效隔离,同时这也是确保网络安全的一项重要举措。一方面,要依托于路由器进行保护,通过路由器来过滤被屏蔽的IP地址与服务,对能够进入文书档案办公自动化系统的相应地址进行选择。另一方面,可以依托防火墙进行保护,通过发挥防火墙的作用,来实现隔离保护的目的。防火墙具备认证机制,该机制能够实现对一些网络攻击进行检测和报警,同时记录经过防火墙的信息内容,从而实现对禁止的内容的封堵与屏蔽,同时管理和操作进出网络的行为。因此,依托于防火墙,能够对文档信息的保密效果进行提升,同时对文书档案管理的时效性进行增强。

(三)对文书档案管理人员的素质进行提升

即便是电子文书档案的管理,仍然离不开人的操作,因此需要培养与办公自动化相匹配的现代化档案管理人员。面对传统档案向电子档案的转变,操作能力、管理能力等都需要进行知识的更新。为此,要做好文书档案管理人员的培训工作,使其掌握专业化的操作技能,对自动化操作方法进行掌握,同时还要具备应对紧急情况的处置能力,掌握电子档案归档的具体要求。此外,医院还应当积极推进相互间的交流,推动文书档案管理人员提升操作能力,对存在的问题进行及时的沟通和解决,不断推动文书档案管理工作的完善。

(四)落实文书档案的安全管理

面对网络不安全问题,为了更好地保障医院文书档案管理的安全性,需要采取有效的措施加以保障。例如,可以使用微缩技术将一些带有印章、手迹等的文书档案将其转变为网络电子文件,可以以图像性质进行储存,这样也能够有效地避免文件被篡改的风险,同时还能够保留文件内容的原貌,实现对原始性材料的积累。同时,还可以利用微缩技术实现文档存储空间的降低,实现文档保存实现的延长,保护文档的安全性。此外,要加强备份技术的应用,以保障文件的安全性,避免文件丢失或失真。

四、 结语

文书档案管理的自动化是时代发展的必然趋势,是医院现代化发展的重要一步。要积极推动文书档案管理的自动化,推动医院档案管理工作的有效开展。

参考文献:

[1]赵颖.文书档案的办公自动化应用[J].经济管理,2019(1).

[2]张泰.试论文书档案管理的办公自动化应用[J].现代国企研究,2017(10).

[3]刘国斌.新时期电子档案管理模式研究[J].人才资源开发,2014(2):65-66.

作者简介:

张悦,文安县医院。

猜你喜欢
办公自动化文书档案应用
办公自动化的发展
办公自动化环境下医院档案管理
论办公自动化在实践中的分析研究
企业文书档案管理滞后性探讨
高职院校文书档案收集归档中存在的问题与对策分析
浅谈新形势下电子文件问题与对策
GM(1,1)白化微分优化方程预测模型建模过程应用分析
煤矿井下坑道钻机人机工程学应用分析
气体分离提纯应用变压吸附技术的分析
会计与统计的比较研究