试分析文书档案管理的办公自动化应用

摘 要：电子计算机的出现给各行各业都带来了革命性的颠覆，文书档案也实现了电子化的保存，文章对文书档案管理的办公自动化进行简单的分析。

关键词：文书档案;管理;办公自动化;应用

一、 文书档案管理办公自动化的重要意义

（一）文书与档案的有效统一

文书，作为记录信息、交流信息和发布信息的一种有效的工具，一般来说具有分散性较强的特点。档案，作为一种信息保存的材料，能够依据文书的性质，并按照一定的规律进行保存，其具有系统性的特征。文书与档案二者之间存在一定的联系但同时也存在很多的区别。文书作为档案的前身，只有经过归档处理后的文书才能够成为档案，同时，不是所有的文书都能够成为档案。在办公自动化背景下，文书与档案之间的界限逐渐模糊，依托于计算机，能够对文书进行快速的检索和浏览，能够对全部文本进行系统的归档，此时文书与档案成为一个整体，有效地实现了文本和档案的统一。

（二）提升文书档案的标准化和规范化管理

在办公自动化背景下，文本归档得以实现。对于文本的归档主要分为纸质文档的归档和电子文书的归档。通过对网络的应用，能够实现对文书的有效地归档，按照一定的标准与要求，能够开展文档的管理和档案的管理，规范档案的内容和权限，一方面，文书档案办公自动化操作的现实基础。另一方面，也为文书档案的管理工作提供了管理的依据。

（三）提升文本操作的效率

依托于办公自动化，一个最大的成效就是提升文书档案工作的效率，通过对计算机的应用，能够有效地提高文本档案的效率。借助于计算机，再也不用面对以往纸质档案立卷难、管理难等问题，也规避了效率低这一问题。依托于网络对文书进行归档，能够解放大量的人力，能够让文书管理工作人员有更多的时间从事其他的工作，有效地提升工作的准确性。通过对文书档案管理的自动化，能够实现全方位的信息展示，减少了检索的时间、提升浏览速度，从而促进工作效率的提升。

二、 制约文书档案管理办公自动化的因素

（一）电子文件保密性受限制

电子档案的管理虽然存在较大的便捷性，但管理工作始终无法迈过电子档案保密性这一问题，由于电子文件容易被修改，并且在修改后能够做到不留痕迹，这给文书档案的安全性带来严重的阻碍。尽管当前已经研发出一些技术，在一定程度上能够防止伪造电子文件，并限制电子文件原告的增删改，但对于电子文档修改的可能性仍然比纸质文件风险大得多。对于电子文档的输出，能够根据实际需要调整不同的字体、字号等，这也使得无法对其原始性进行辨别，这些都是考验电子文件保密性的重要阻碍。

（二）对档案综合管理人员有较高的要求

长期以来，医院的职能科室不受重视，档案管理工作大都处于兼职，对人员的专业素质要求并不高。伴随电子档案的出现，电子文件的归档等工作，原有的纸质档案管理能力和水平已经不能胜任该项工作，对电子档案管理人员的能力和素质都提出了更高的要求。档案信息办公自动化的实现，要求档案管理人员既要具备一般的计算机操作能力，还需要掌握电子档案管理的相关理论知识和操作能力，就目前来看，大多数医院档案管理人员缺乏现代化的管理水平，影响工作的有效开展。

三、 办公自动化背景下提升文书档案管理水平的措施

（一）以硬件设施为基础，积极改善硬件环境

文书档案管理自动化的实现，首要的基础就是计算机、互联网及相关电子设备，这是开展自动化的根本前提。为此要切实做好硬件设施的引进和更新工作，为办公自动化提供坚实的物质基础，为电子档案管理提供良好的硬件设施。做好硬件设施的保障，作为保障医院文书档案管理人员开展文书档案管理的基础，也为现代化办公提供了现实条件。

（二）对系统自动化内网与外网进行合理的布局

面对文书档案信息安全性这一要求，为了保障文书档案信息的安全，要切实做好办公自動化内网与外网的有效隔离，同时这也是确保网络安全的一项重要举措。一方面，要依托于路由器进行保护，通过路由器来过滤被屏蔽的IP地址与服务，对能够进入文书档案办公自动化系统的相应地址进行选择。另一方面，可以依托防火墙进行保护，通过发挥防火墙的作用，来实现隔离保护的目的。防火墙具备认证机制，该机制能够实现对一些网络攻击进行检测和报警，同时记录经过防火墙的信息内容，从而实现对禁止的内容的封堵与屏蔽，同时管理和操作进出网络的行为。因此，依托于防火墙，能够对文档信息的保密效果进行提升，同时对文书档案管理的时效性进行增强。

（三）对文书档案管理人员的素质进行提升

即便是电子文书档案的管理，仍然离不开人的操作，因此需要培养与办公自动化相匹配的现代化档案管理人员。面对传统档案向电子档案的转变，操作能力、管理能力等都需要进行知识的更新。为此，要做好文书档案管理人员的培训工作，使其掌握专业化的操作技能，对自动化操作方法进行掌握，同时还要具备应对紧急情况的处置能力，掌握电子档案归档的具体要求。此外，医院还应当积极推进相互间的交流，推动文书档案管理人员提升操作能力，对存在的问题进行及时的沟通和解决，不断推动文书档案管理工作的完善。

（四）落实文书档案的安全管理

面对网络不安全问题，为了更好地保障医院文书档案管理的安全性，需要采取有效的措施加以保障。例如，可以使用微缩技术将一些带有印章、手迹等的文书档案将其转变为网络电子文件，可以以图像性质进行储存，这样也能够有效地避免文件被篡改的风险，同时还能够保留文件内容的原貌，实现对原始性材料的积累。同时，还可以利用微缩技术实现文档存储空间的降低，实现文档保存实现的延长，保护文档的安全性。此外，要加强备份技术的应用，以保障文件的安全性，避免文件丢失或失真。

四、 结语

文书档案管理的自动化是时代发展的必然趋势，是医院现代化发展的重要一步。要积极推动文书档案管理的自动化，推动医院档案管理工作的有效开展。

参考文献：

[1]赵颖.文书档案的办公自动化应用[J].经济管理，2019（1）.

[2]张泰.试论文书档案管理的办公自动化应用[J].现代国企研究，2017（10）.

[3]刘国斌.新时期电子档案管理模式研究[J].人才资源开发，2014（2）：65-66.

作者简介：

张悦，文安县医院。