新时代背景下二级学院教学秘书工作的相关思考

唐亮

高等教育改革如火如荼的进行着，以一流大学和一流学科建设为己任，谋前途、求发展，二级学院教学秘书属于一线教学管理者，需要具备一流的管理能力，扛起肩上的担子，做好本职工作，为学校和社会的发展做出应有的贡献。本文从实际角度出发，对新时代背景下二级学院教学秘书工作模式予以思考。

随着时代发展和社会变迁，高等院校教学管理工作已经历了数十个年头，现在慢慢向科学化和规范化方向以及信息化方向迈进。基于上述形势下，需要不断的深化教学改革相关事宜，旨在全面提升教学质量和教学效率，而身为教学秘书，更应该负起责任来，需要拥有一定的教学责任感和严谨工作态度以及扎实的基本功，而后全方位、多角度的为学生、为教师、为学校所服务。

1 当前二级学院教学秘书的主要职责分析

首先是要深度落实学院的相关方针与政策。高校教务工作的要求，通常情况下会借助相关工作会议等将任务传达给各级学院的教学秘书。所以教学秘书一职，需要准确领悟会议精神和内涵所在，有效的将信息传递给分管教学院长，之后在此基础上按照分管院长决策文件要求，将会议精神和命令落实在具体工作细节上。另外，教学秘书要负责文件的收发、处理工作。

其次是要帮助分管教学院长处理相关教学管理问题。教学秘人员书应按照教学计划进行课程表常态化制定，在进行课程表编排时务必要做到人性化操作。关于教师上课时间方面、教室多媒体使用方面等，都要进行一定协调处理，如此方可在最大限度上保留教师精力，让其专心搞科研和学术交流。另外，教学秘书还负责下发教材征定申请表，全权负责教材征定工作。教师日志和班级考勤表收集也是教学秘书工作中的重中之重，而且还负责各类大型考试的监考和巡视等工作，务必要认真对待、公平公正、科学合理。

最后是要做好相应的文件分类工作以及资料保管工作等。教学秘书需要做好这些工作，对重要教学文件和学校资料予以科学保存，对不同时段的教学计划和专业课程设置以及学生档案等，都要根据专业以及类别等加以汇总，基于此，进行针对性的整理归档，不仅如此，档案装订和资料更新工作也要随之跟进。

2 教学秘书提升自身业务能力的方法

2.1 了解不同类型的教学文件内容，掌握全院的教学动态信息

教学秘书在正式就职之前，理当向教务处索要一套完善性的教学管理文件汇编，随后针对当中的重点内容进行反复阅读和熟练记忆，诸如学生学籍管理的规定、教学突发事故的认定管理方法、考试管理的准则等等。一旦说发现文件中有些内容比较模糊或是存在任何疑问时，要尽快和教务处进行反映交流，确保日后学生询问这部分内容时，可以为他们提供满意的解答。至于全院教学信息则包罗万象，诸如教研室和实验中心的名称、单位间的隶属关系、系主任和教学督导等职员信息等等，作为一名优秀的学院教学秘书，当长期和各个教研室秘书维持亲密的交流关系，特别是在课程规划、教材筛选应用、任课教师确认、考试安排、会议通知等环节，都要做到彼此深切交流和合作规划，从而令各学科教学工作得以顺利进行。

2.2 增强活动组织、经验交流、矛盾协调等能力

高校整体和相关学院都会定期组织一系列的学术或是教学会议，亦或是有关期末考试监考方面的规划等等，想要将这些事务进行妥善性处理，都要求教学秘书拥有超群的活动组织能力。另外，教学秘书还时刻扮演着学院教授、学科教师、学生彼此间的交流纽带角色，因此，在不同类型的教学管理工作之中，其都要保留较强的沟通和协调技能。毕竟其平常工作过程中，不单单要和本院师生接触，同时还会和其余学院、教务管理部门、校外企业等打交道，这些现实结果，都需要教学秘书使用良好的交流技巧和矛盾协调方式。

2.3 提升文字书写、内容表达的效率和水平

教学秘书在平常工作期间，还需要不定期地起草教学和会议通知、拟定协议与合同等文件，并且还有必要在参与各类会议之后整理纪要，为后续新闻报道提供指引性素材。基于此，就要求教学秘书熟练掌握一系列公文的写作标准，实时性锻炼和强化自身的文字处理、内容表达等水平。

需要注意的是，教学秘书还应该实时性地和各科教师、不同专业学生进行深入性地磋商，确保积累丰富经验，以协调处理今后突发的种种矛盾事件，避免和其余学院或是教务处产生冲突。这便需要教学秘书在准确反映事件情况的同时，维持语言的得体性、内容的简明扼要性，以及表达的清晰准确性。

2.4 激发主观能动性意识

教学秘书在学院教学工作体系中还时刻扮演着一线管理者、决策执行者等角色，因此其有必要实时性激发个人的主观能动性意识，确保及时挖掘和提炼教学管理活动中的种种弊端，尽快向学院领导进行全面性和客观性反馈，以加快教学改革工作的进度。在此期间，切不可过分依靠领导，而是要努力做到事前有规划、事中有监督、事后有反馈，从而令各类教学管理工作真正落到实处。

3 新时代背景下二级学院教学秘书工作模式分析

首先是强化本体学习意识，不断提升自己的综合能力以及素质。教学秘书实际上就是高校教学管理人员，他们需要拥有新型教务管理理论知识，还要掌握最新的国家教育管理方针条例等，全面了解新形势下学校教育教学管理规律和走向，所以身为教学秘书，务必要顺势强化学习意识，循序渐进提升教育教学管理能力。教学秘书需要对学员教学规章和招生宣传资料以及教学工作总结等进行科学合理的编写，而若想完成这些任务，就必须要有着一定的文字驾驭能力和人际交流能力等。旨在维系整个教学教育工作的运行稳定性，教学秘书每天都要处理很多信息资料，所以要具备一定的高效信息处理能力，在处理信息的过程中还要兼顾看法、意见采集等工作，在整理完成后及时反馈给相关部门。

其次是树立法治观念，按照法律法规行事。当前，学校和教师出现纠纷的情况屡见不鲜。身为一线教学管理工作人员，直面教师和学生，所以务必要形成法治思维，按照规定去做好每一件事，实现制度化和规范化操作，减少不必要的麻烦出现。二级学院教学管理阶段，教学秘书要时刻遵守校方管理的规章条例，与此同时，也要执行学员管理制度，做到真正意义上的按章办事。最为常见的就是针对考试作弊行为对其进行一定的制裁，严格按照学校管理规定标准进行处分，按章办事、按程序办事，同時做好组织调查工作，经过职能部门核查之后，方可做出处分决定，最后要向受戒者告知结果。

最后是爱岗敬业精神树立，提升主动服务能力。繁杂的教学管理任务压身，此时更要求二级学院教学秘书要拥有爱岗敬业精神，掌握社会主义核心价值观的精髓、奥义，始终坚持以人为本原则不动摇，全心全意的广大师生群体所服务，树立起服务于教学、服务于教师、服务于学生的基本思想、理念，保持理性思维审视一切事物，树立用心、真心、耐心的服务准则，管理工作阶段内需要以换位思考的方式来分析问题和处理问题，将真切、真挚的服务渗透在每个细节上，如此才能获取广大师生的认可与赞许，此后，二级学院教学教学管理质量和管理水平必会双向提高。

4 结束语

综上所述，二级学院教学秘书工作责任重大，在工作中需要尽职尽责，最大限度上立足于本职工作，和自身的特点相融合，之后形成优质的职业素养和管理理念，充实自己、升华自己，严于律己，要强化学习意识，同时不忘依法办事，还要树立起爱岗敬业精神，乐于在自己的岗位上奉献自己，由点及面的满足学校教务管理需求，为广大师生和学校所服务，成为新时代教学秘书的楷模。

（作者单位：江苏城乡建设职业学院公用事业学院）