试论化工企业项目档案管理的现状及对策

王雪

摘 要：对于化工企业来说，项目档案管理工作至关重要，这对企业日后查阅文件、设备检修养护、项目组织管理有着直接性影响。本文以档案管理工作作为研究对象，将化工企业作为研究案例，分析企业当前项目档案管理现状，结合实际情况分析具体问题，通过建立档案管理体系、加强档案信息化管理、确立档案管理系统等措施实现企业项目档案的现代化管理。

关键词：化工企业;项目管理;档案信息化管理

引 言

化工企业实施档案管理旨在及时提供化工档案信息，无论是项目前期预备案和财务预算的建设，还是项目中资金运作或方案管理工作，所有信息资源和文件资料都要被统一管理。高效的档案管理能够帮助项目负责人在分散的档案文件中找到自己需要的内容，从而提升企业档案管理水平，满足化工企业对信息化生产与建设的需求。

1.化工企业项目档案管理现状

了解化工企业的项目档案管理工作，总结出以下几点问题：（1）相关制度没有对各项目做出具有针对性的指导，企业管理者缺乏对档案管理工作的重要认识。虽然政府有关部门已经颁布了关于档案管理的法律法规，推动化工企业对档案的规范化管理，但由于外在市场环境和内在企业自身因素的影响，具体的政策内容没有为企业提供有效的工作指导，企业档案管理工作还不够规范。（2）化工企业在档案信息化建设方面的力度不足。随着化工工程的推进，企业建设规模不断扩大，对产品和项目的质量要求不断提高。作为项目管理的一部分，档案管理属于一项服务性工作，虽然企业建立了档案管理系统，但依然没有摆脱传统的管理方式，过于依赖人工操作，未实现真正意义上的自动化、信息化管理。（3）档案管理体系还不够完善。虽然企业项目档案管理已出具规模，但部分细节内容还有待完善，整个管理体系的最高一层为《档案法》，其中包含档案管理的基本原则和工作方向;随后一层是政府行政法规，其中包含管理方法与相关程序;第三层为规章制度，即管理办法;最后一程是企业的具体管理制度和工作方法。目前多数化工企业没有意识到这四方面工作的紧密关联，在档案管理工作中仍然存在一定的纰漏[1]。

2.化工企业项目档案管理对策

2.1完善企业项目档案管理體系，及时更新管理设施

完善化工企业项目档案管理制度，优化管理体系，具体建议如下：（1）强化信息采集和草案的制定。企业行政部门负责对档案管理工作的流程进行审核，基于企业实际情况，基于已有的制度拟定项目档案管理草案。（2）广纳意见，调整草案内容。收集来自企业各部门人员的意见，鼓励员工提出建议，及时修改草案。（3）加强对档案管理方案的审核，将其交给上级部门审批。（4）监督方案的顺利执行。一方面，试行档案管理方案，将有着代表性的项目作为案例，监督整个实施全过程，反馈其中存在的不足，完善相关内容;另一方面，正式执行档案，经过试行后按照计划推广档案管理制度，向上级管理机构及时传达并做好备案[2]。

在文件管理工作中，只有保证硬件设施完好无损才能推进项目档案管理的高效运行。企业需转变档案管理理念，及时购进现代化管理设备，加大对档案管理人员的培训，使其熟练应用各项设施，提高设备使用率，防止设备因人为操作损坏而造成不必要的浪费。建立文件管理系统，实现项目档案自动化管理，系统应包含文件自动录入与一键修改功能，方便管理人员对采集到的档案信息及时归档，提高信息分类的准确度。

2.2加强项目档案信息化建设，改进档案管理系统

建立电子档案管理系统，将所有纸质档案转为电子档案，凭借着系统的技术优势实现对电子文件的分类管理，及时将采集到的信息归档，优化电子档案系统。要求档案管理人员学会灵活应用相关软件，及时维护硬件设施，在日常工作中熟练使用档案管理系统进行档案的整理和分类、归类文档时间和日期、明确档案保管的期限，对特殊载体的档案进行妥善管理。创建档案管理云平台，化工企业档案管理人员应充分利用“云协同”系统管理平台，建立知识中心，为企业提供个性化指导服务，在各个部门内支持信息共享，项目参建人员通过登录云平台查询与项目有关的信息内容，明确档案管理流程，依靠信息技术及时向参建单位发送项目信息表单，推动项目的顺利开展。档案管理人员应做好相关记录工作，推动化工企业项目档案管理工作朝着信息化的方向深入发展。

2.3提高项目档案管理意识，实现文件规范化管理

化工企业领导者和档案管理者应加强对化工项目档案管理工作的重视程度，深入研究国家颁布的相关制度，熟悉《档案法》的有关内容，结合企业项目的实际开展情况严格进行档案管理，保障工作质量。适当加入资金投入，购置档案管理设备，以充足的资金做好档案管理系统的优化升级和维护检修，重视对技术性文件的收集和存档，保障文件完整性，项目负责人在合同盖章后及时归档，档案管理者建立台账，实时跟踪项目进度情况，按时提醒负责人将资料归档。

为了保证化工企业项目文件的真实性与准确性，相关部门应做好文件的审查工作，明确文件审核流程和内容审查范围，在熟悉项目文件归档要求的基础上，做好档案类别划分。对于部分需要特殊管理的文件，还应将相关副本保存在项目档案中，表明源文件的位置，区分文档内容、年份，整合同种类型的项目档案，集中处理有关信息，将文件号设置为文件标题，以便及时查找文件大致内容。为了实现对文件的规范化管理，还应做到以下几点：（1）规范材料采集与存档工作，确立档案管理体系，以标准化为档案管理要求，按照文件的类型确定档案收集方式，防止出现任何重复与丢失的情况。（2）规范档案管理工作，根据项目规划与安排情况，对文件集中管理，实现对档案内容的保密管理，推动档案信息化操作，满足化工企业未来的信息化发展，应用系统软件为化工企业提供档案信息咨询服务。

总 结

总而言之，档案管理工作是化工企业项目建设的重要内容，在企业项目规划和施工中意义重大。项目档案管理属于一项漫长且复杂的任务，需要在各个部门内渗透，管理者应结合理论与实践内容，依据项目档案管理体系，提高项目档案管理意识，实现文件规范化管理，企业在不断加强项目档案信息化建设的同时，改进档案管理系统，实现项目档案管理工作水平的提升。

参考文献

[1] 郭建华.让企业云协同为建设项目档案监督管理服务[J].兰台内外，2019（27）：12-13+16.

[2] 饶冬梅.企业项目档案管理常见问题及对策[J].商讯，2019（10）：42-43.