浅谈建筑施工企业工程材料核销管理的信息化应用

摘  要：在“互联网+”的信息化时代，具有科技化，标准化，信息化，透明化的物资采、供、销闭合管理系统可以大大提高施工企业的施工效率，保证施工质量，还可以减少管理人员的工作量，信息化数据的大量录入还可以进行大数据分析，使管理人员能及时、准备的把控材料的各项管理指标，推动施工企业管理提升。

关键词：建筑施工企业;工程材料;核销;信息化

引言

在市场经济条件下，建筑施工企业材料物资成本在工程项目成本中约占60%的比例，加强物资管理，对于降低工程项目成本、提高企业效益具有十分重要的意义。

如何才能实现高效的物资管理呢？纵观国内外大型施工企业，结合“互联网+”技术，大家都不约而同的选择开发一套适合本单位物资管理的系统软件。笔者要介绍的是一套能精确到构件的物资管理系统，且各模块间紧密相连，环环相扣，该系统还被评为中国施工企业管理协会“2017年度工程建设行业互联网发展优秀实践案例”和“2019年度工程建设行业信息化典型案例”。

1 物资管理闭合系统开发背景及目的

建筑施工企业材料成本在工程项目成本中约占60%的比例，加强材料管理，对于降低工程项目成本、提高企业效益具有十分重要的意义。材料成本管理的重点是材料采购和材料消耗两个环节，也就是材料价格和数量的控制。材料价格以目前现在的市场而言，多数是采用电子化集中采购的方式，做到透明、公开、公正、公平的阳光采购，基本杜绝了偏离常规的采购价。材料数量主要分为应使用量、采购量、消耗量等。在确保采购价格可控的了基础上需要进一步提高对采购数量的管控，而数量的管控恰恰是管控难度更大、涉及面更广的一项综合工作。

目前，各建设企业普遍重视材料采购管理工作，通过电子化公开招标等形式，材料采购成本得到了有效控制。但是，在材料数量核销管理工作方面，以笔者所在的单位为例，仍存在管理欠缺，还未建立起一套成熟的材料核销管理信息系统。从管理的角度出发，工程项目部是物资闭合管理工作的实施主体，而工程项目大多都是点多面广，不仅有国内项目还有境外项目，公司及分公司实施对项目部的有效管理控制存在较大的难度。材料数量核销工作牵涉面比较广，需要材料、预算、工程、试验、财务等部门的协调配合，有些项目材料预算数量没有及时编制，材料部門无法开展核销工作。

基于上述原因，引入“互联网+物资管理”的思维，希望通过信息化的手段来有效解决上述问题。

2 材料闭合管理实施流程的主要环节

笔者作为该软件开发的业主方项目经理，带领项目组通过集思广益和几上几下的深入研讨，设计了一套相对科学完整、符合建筑企业实际、便于操作的管理制度和流程。物资管理闭合系统主要工作环节包括材料管理策划、材料计划、完成工程量管理、材料领用盘点管理、材料核销闭合、项目完工材料闭合报告等，通过管理流程的闭合实现材料数量的有效闭合。

2.1 系统流程的起点

系统流程的起点是物资管理闭合系统从市场部门自动导入全部中标项目，同时自动生成项目的基本信息。中标项目导入后在规定的时间内项目部及项目所在分公司负责填入项目经理等相关人员名单、手机号等资料，系统会开始通过短信提醒相关数据录入和审核人员完成工作任务，并根据系统预先设定的时间间隔逐级通知项目领导、分公司有关领导、公司物资部领导、公司分管领导等，而且系统会根据通知的次数和层级对被通知单位进行考核扣分。

2.2 材料管理策划及基础管理数据的建立

材料管理策划是材料管理工作的重要一环。项目开工后进行材料管理策划是保证物资供应、加强物资管理的重要手段。在施工组织策划的基础上组织召开材料管理策划会，形成材料管理策划书，作为项目部材料管理的作业指导书，主要内容包括材料管理组织架构和职责分工、界定材料采购权限和采购方法、工程分部分项核销树建立情况、明确材料核销范围和核销方式、确定材料核定损耗系数等。

在材料策划的基础上，计算每个工程部位的材料图纸净用量和核定用量（表式如下）。首先规定必须计算并填写工程构件的材料图纸净用量、施工用料以及材料损耗系数，形成材料核定用量即材料应耗用量。规定材料图纸净用量必须按照合同项下的整个工程、单位工程、分部工程、分项工程、单构件依次组成，这一方面划分与工程质量评定标准相一致。材料实际采购量、消耗量都是与核定用量相比，这样就可以进行节超分析。材料损耗系数现阶段需要在材料策划会上讨论确定，随着统计数据的积累，今后材料实际损耗率可以由系统自动统计，全公司或某个分公司在一年或几年内完成的相应类型工程的材料实际损耗率均可由系统自动加权平均得出。平均损耗率会随着统计项目的增加而趋于精准，而且上一年度的加权平均自动成为下一年度的材料损耗率考核指标，也可为工程标后预算切块提供依据，减少扯皮现象。今后，物资管理闭合系统还可以与正在推行的BIM系统衔接发挥更大、更直观的作用。

2.3 材料用量的确定

生产部门按时间段（周、月、季、年）、按项目（分项、分部、单位、整个工程）或按分包单位承包的分部分项在系统里编制生产系统常规的生产进度计划，只要标明出哪些构件在当期生产计划里即可，同时系统就会自动生成材料需用计划。生产部门每月登陆系统勾选构件即完成工程量录入，系统会自动生成当期材料核定用量。

2.4 材料领用管理环节

材料到货签收后进入材料领用管理环节，材料员在系统中录入领用数据。系统将设有电子手写签名、指纹签认等手段（分包单位有资格的领料人必须事先录入备核）。材料领用数量、使用部位、规格品种等均与生产计划、材料计划保持一致，以便追溯。每月末项目部相关人员对现场材料及半成品进行盘点，根据班组材料领用数量和盘点数量，系统会计算出当期材料消耗数量。

2.5 材料节超数据分析

系统根据材料图纸净用量、材料核定用量、分包单位材料核定用量与材料消耗数量，自动进行材料节超数据分析，形成各类材料核销报表。材料核销闭合数据和材料收发存数据与财务管理系统进行对接，确保物资管理闭合系统数据真实、准确，否则财务无法报销做账。系统与财务报销系统做了对接，不仅相关数据进行共享，采购支付也是需要通过系统对接确认，否则无法付款。

2.6 项目完工形成材料闭合管理报告。

材料闭合管理报告是对整个工程项目材料管理工作的总结。总结报告的主要内容：材料采购、耗用核销实施情况与材料策划情况进行比较，存在不一致情况时进行分析原因;总结物资招标采购情况（材料规格、数量、中标价格、采购平台及供应商履约情况）;按照信息平台格式编制分部分项材料核销表、混凝土原材料核销汇总表表、周转材料核销表;说明包单位材料核销闭合及超耗扣款情况;根据采购和核销数据编制材料价格、数量成本分析一览表;最后简要分析说明项目物资管理（分包材料核销闭合）采取主要措施方法、取得成效、存在不足及今后打算。通过项目完工总结将项目部的物资管理工作进行最后的闭合，为不断提高公司物资管理水平打下坚实的基础。

3 取得的階段性管理成果

材料闭合管理以项目部为实施主体，各级管理层可以通过信息化手段有效实现对境内外项目进行远程物资管理。物资管理闭合信息系统已运行2年多时间，有近200多个项目应用该系统，总结系统的应用成果主要体现在以下几方面：

3.1有助于建筑施工企业管理提升

建筑施工企业的项目基本上都是点多面广，通过信息化手段实现了各级单位对项目部的远程物资管理，大大提高了管理效率。这套系统尽可能地节省人工计算统计工作量，包括各种表格、报表均让系统来完成，而且系统操作较为简单，便于一般物资管理人员使用。项目开工后工程核算人员建立分部分项结构，录入工程构件的材料图纸净用量和材料损耗系数等基础数据，项目部相关人员平时每月只需登陆系统勾选已完工构件、录入材料领用盘点数据，核销范围材料按照时间段、分部分项、分包单位等方式进行核销分析的数据处理工作，由系统自动完成。

系统把物资管理各方面业务流程进行定格、把分部分项工程评定划分作为几个相关部门工作的结合点，不仅可以让材料、生产、预算、质量、安全、审计等系统的人员方便使用、查询，而且可以极大地克服有经验的材料人员不足的问题，并减少、甚至杜绝因为犯业务流程等方面的低级错误而造成材料损失浪费。

系统通过短信逐级提醒，实现了管理工作流程的闭合。超过规定的期限未录入数据，系统自动开始短信通知相关责任人，若超过更长期限未录入数据，系统会短信通知更高层级的负责人，直至相关工作被完成。

3.2系统在项目部应用时也取得了实质性的降本增效的效果

例如某铁路项目部应用物资管理闭合系统做到分包材料核销月度预闭合，发生材料超耗当月预扣款，项目完工累计扣罚8个分包单位超耗材料款35万元

例如某码头项目部利用物资管理闭合系统，发现分包单位使用水泥、砂石料出现超耗，扣罚分包单位款项合计11.75万元。

该系统同样能实现对海外项目的物资管理，例如海外某船坞项目部去年8月份项目部发现材料节超数据异常，钢筋节约11.54%，混凝土节约10.38%，经过认真分析原因，发现8月份录入的工程量数据不准确，与材料消耗数据不匹配，9月份进行了相应调整。

4 结论

由于物资管理闭合系统工程庞大，目前系统还在进行分阶段开发。笔者坚信，随着物资管理闭合系统逐级完善，该系统将会得到很好地推广运用，再经过二到三年的努力，一定会取得巨大的成效，对于推动建筑施工企业提质增效工作和物资精细化管理，都会发挥很好地作用。

参考文献

[1]  黄昌太.材料闭合管理系统开发与应用[J].探索，2016年第3期

作者简介：吴琛，女，汉，浙江省湖州市，1983年11月，研究方向：采购管理、物资管理、信息化管理。从事施工企业项目管理及物资管理十四年，先后参与多个项目管理系统相关的系统开发，组织工程施工企业首个细化到构件的物资管理闭合系统的开发，获得中国施工企业管理协会多个奖项。