应收款管理系统在用友ERP中的操作问题

2017-11-30 15:15张自广
合作经济与科技 2017年23期
关键词:核销

张自广

[提要] 应收款产生于企业销售商品或提供劳务的过程中,是企业资产的重要组成部分。应收款管理直接影响着企业资金使用效率和经济利益。应收款管理系统作为用友ERP-U8管理软件中的一个子模块,在整个系统中,特别是在销售业务中发挥着非常重要的作用。会计人员应掌握应收款管理系统的操作流程,熟悉前后操作之间的关联性,对于操作中出现的问题能够及时找出原因并解决。本文基于此对应收款管理在用友ERP-U8管理软件操作中经常出现的问题进行分析和总结,以期能够帮助会计人员提高应收款管理系统的操作能力。

關键词:应收款管理;用友ERP-U8;坏账准备;核销

中图分类号:F23 文献标识码:A

收录日期:2017年9月25日

一、引言

应收款管理系统作为用友ERP-U8管理软件中的一个子模块,在整个系统中,特别是销售业务中起着非常重要的作用。本文对应收款管理系统在用友ERP-U8管理软件操作中经常出现的问题进行分析,以期帮助会计人员提高对应收款管理系统的操作能力,更好地使用用友ERP-U8管理软件服务企业。

二、应收款管理系统与其他系统的关系

应收款管理系统与总账管理系统、应付款管理系统共享基础数据,与销售管理系统有着紧密联系,应收款管理系统生成的凭证自动传递到总账系统,在总账系统进行出纳签字、审核等后续操作,其传递数据的正确性直接关系着最终账务处理结果的准确性。

(一)应收款管理系统与销售管理系统。系统启用先后顺序。用友ERP软件中各个系统之间具有关联关系,谁先谁后启用,是有顺序的。应收系统先启用,销售系统后启用,销售系统的启用月份必须大于等于应收系统的未结账月份。销售系统启用月份,若应收系统已录入发票,则会出现“不满足系统启用的约束条件”的错误提示。这时,会计人员将当月应收系统录入的发票删除后,即可进行销售系统的启用。销售系统先启用,应收系统后启用,如果销售系统已有结账月,应收系统的启用月应大于等于销售系统未结账月,如果销售系统无结账月,应收系统的启用月应大于等于销售系统启用月。

应收款管理与销售管理集成使用。应收款管理与销售管理集成使用时,销售发票在销售管理录入并审核,在财务会计——应收款管理——应收单据处理——应收单据审核,对销售管理的销售发票审核并制单,生成相应凭证传递至总账系统。在应收款管理系统可对销售发票进行查询、核销等操作。如果没有使用销售管理,则在应收款管理中录入并审核销售发票,以形成应收款,并对这些发票进行查询等操作。

(二)应收款管理系统向总账管理系统传递凭证。应收款管理系统生成的凭证自动传递到总账系统,但凭证在两个系统的操作是不相同的。凭证的修改、删除和冲销只能在应收款管理系统进行,在总账管理系统只能进行凭证查询,这和财务分工相统一。如果凭证有错误,需要进行修改、删除等操作时,步骤为:执行“财务会计——应收款管理——单据查询——凭证查询”命令,选中凭证后,即可进行相应的操作。如果是删除错误的凭证,则在应收款管理系统操作,已删除的错误凭证在总账管理系统中将以“作废”凭证的形式存在,再执行“财务会计——总账——凭证——填制凭证”命令,对凭证执行“整理”命令即可彻底删除。

(三)系统结账顺序。总账管理系统要进行结账,其他子系统必须要先结账。所以,应收款管理系统要先进行月末结账,总账系统才可以进行结账。否则,总账结账时,月度工作报告中“其他系统结账状态”项目会显示“应收款管理系统:本月未结账”的提示信息,出现“××××年××月未通过工作检查,不可以结账!”的错误提示。启用销售管理系统后,销售管理系统要先进行月末结账,应收款管理系统才能进行结账,否则,应收款管理月末结账时,会出现“销售系统未结账,应收不能结账”的错误提示。

三、应收款管理系统操作存在的问题

在应收款管理系统进行操作时,经常会在核销单据、坏账准备设置、销售发票录入、预收冲应收等环节出现问题,影响会计人员的工作效率。因此,本文将对这些操作中出现的问题进行详细介绍,分析其原因,并提出相应的解决方法。

(一)核销单据不显示。进行单据核销时,收款单或应收单不显示,即收款单或应收单窗口没有任何记录,无法完成核销工作。这种问题出现的原因是系统登录日期早于应收单或收款单录入日期。例如,某单位应收单录入日期为2014年12月2日,收款单录入日期为2014年12月10日,如果系统登录日期早于2014年12月2日,进行单据核销时应收单和收款单都不会在核销窗口显示。如果系统登录日期在2014年12月2日及之后但又在2014年12月10日之前,则进行单据核销时核销窗只显示应收单,而不会显示收款单信息。如果系统登录日期在2014年12月10及之后,进行单据核销时应收单和收款单在单据核销窗口会全部显示。因此,在应收款管理系统进行核销单据处理时,为了核销单据工作能够顺利完成,一定要注意系统的登录日期。系统登录日期一定要在收款单录入日期之后,否则将无法完成单据核销工作。

(二)坏账准备初始设置有误。用户在进行坏账业务处理前发现坏账准备初始设置有误,可以直接修改。但如果当月已进行坏账发生、计提坏账等业务处理后,发现坏账准备初始设置有误,用户直接进行修改时将出现错误提示信息窗口“本年度已发生过坏账,您将不能修改参数”。这种问题的解决需要进行以下三个步骤的操作才能完成:(1)如果用户发现坏账准备初始设置有误之前,已经完成坏账处理业务的制单工作,则需要先删除生成的凭证,步骤为:执行“应收款管理——单据查询——凭证查询”命令,在“凭证查询”窗口,选中相应凭证后,执行“删除”命令。注意,用户删除凭证时不能打开凭证,打开凭证后只能查看凭证而不能删除。在应收款管理系统中删除的凭证在总账管理系统中以“作废”凭证的形式存在,执行“财务会计——总账——凭证——填制凭证”命令,进行整理凭证操作后才能彻底将凭证从整个系统中删除;(2)取消坏账处理操作。步骤为:执行“应收款管理——其他处理——取消操作”命令,在“取消操作条件”窗口,选择“坏账处理”的操作类型,打开 “取消操作”窗口单击“全选”后,单击“OK确认”按钮;(3)执行“应收款管理——设置——初始设置——坏账准备设置”,即可对坏账准备初始设置进行修改。endprint

(三)销售发票录入时,无可选销售类型。应收单据(单据名称:销售發票)录入时,双击销售类型参照按钮,无销售类型可选,销售发票无法保存。解决方法:执行“应收款管理——应收单据处理——应收单据录入”命令,进入“销售普通发票”或“销售专用发票”窗口,单击“增加”按钮后,双击销售类型参照按钮,执行编辑——增加功能后,双击出库类别参照按钮,在收发类别档案基本参照窗口中,先编辑收发类别,再进行销售类型的增加,最终完成销售发票的录入。启用销售管理系统后,在基础设置——基础档案——业务中,能进行收发类别和销售类型的设置。但这时销售发票是在销售管理系统中录入并审核,所以上述现象只存在于没有使用销售管理系统的情况。

(四)预收冲应收的制单处理。应收款管理系统进行预收冲应收转账业务后,执行“财务会计——应收款管理——制单处理”命令,在“制单查询”窗口选择转账制单,然后在“应收制单”窗口选中“预收冲应收”单据进行制单处理,系统出现“有效凭证分录数为0,不能生成凭证”的错误信息提示窗口。出现这种问题的原因是:执行“应收款管理——收款单据处理——收款单据录入”命令,填制预收款的收款单时,将款项类型选成了“应收款”,而正确的款型类型应该是“预收款”。

解决方法:(1)先取消预收冲应收操作。步骤为:执行“应收款管理——其他处理——取消操作”命令,在“取消操作条件”窗口选择“预收冲应收”操作类型,在“取消操作“窗口选中相应单据后单击”OK确认“按钮;(2)修改收款单。执行“应收款管理——收款单据处理——收款单据录入”命令,找到要修改的收款单据,单击“弃审”和“修改”,将收款单的款项类型改为“预收款”后再进行审核。但如果之前录入收款单时已生成凭证,应将生成凭证先删除后才能进行修改;(3)重新进行预收冲应收的转账业务和制单业务处理。

四、结语

综上所述,应收款管理系统作为用友ERP软件中的一个模块存在,对企业应收款的管理当然起着非常重要的作用,并且应收款管理系统与总账系统、应付款管理系统和销售管理系统等模块都有着非常重要的联系,所以应收款管理系统操作中存在的问题不容忽视。会计人员不仅要熟悉应收款管理系统各项操作流程及前后关联性,还要能够对操作中出现问题及时找出原因解决,并加以归纳和总结,才能充分发挥应收款管理系统的优势,更好地进行ERP的操作为企业服务。endprint

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