云平台下高校档案信息资源共享研究

刘英姿 杨芸伊

摘 要 信息化时代，探讨高校档案信息资源共享中引入云平台技术，实现一站式档案信息资源的整合和共享，形成高校大档案局面，促进高校档案在校园文化建设中传承、协调和发展，具有深远的意义。本文阐述了大数据时代高校档案信息资源共享面临的挑战，分析存在的问题和业务瓶颈，并提出相应对策。

关键词 云平台 高校档案 共享 对策

中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2019-05-22

★基金项目：湖南省教育厅科研项目“基于云平台的高校档案信息资源共享策略研究”（17C1283）。

★作者简介：刘英姿，怀化学院副研究馆员，硕士，研究方向为档案管理;杨芸伊，怀化学院讲师，硕士，研究方向为高校教育管理。

Abstract In the information age， it is of far-reaching significance to discuss the introduction of cloud platform technology into the sharing of archives information resources in colleges and universities， to realize the integration and sharing of one-stop archives information resources， to form the situation of large archives in colleges and universities， and to promote the inheritance，  coordination and development of archives in the construction of campus culture. This paper expounds the challenges faced by university archives information resources sharing in the era of big data， analyzes the existing problems and business bottlenecks， and puts forward corresponding countermeasures.

Keyword cloud platform; college archives; sharing; countermeasures

云计算技术是一种新兴的共享模式架构技术，具有虚拟化、整合、安全等特性。以计算机信息网络为基础的云平台，通过云虚拟化技术，将大量的物理资源进行统一虚拟化管理，形成一个巨大的虚拟化资源池，能为不同系统提供较完善的服务，且能实现各部门信息数据的全面开放共享，“云”作为一种全新的信息基础设施架构模式，广泛渗透到各个领域。

大数据时代，档案信息资源逐渐渗透到生活和各个领域，公众的档案信息需求不断增长，实时了解、关注、分享更多档案信息资源成为公众迫切的需求。传统的档案管理模式已不能满足当前档案信息资源共享的需要。云计算、云平台、移动互联网等技术的出现在一定程度上解决了档案数据持续膨胀的问题，为实现档案馆藏资源数字化、增量文件电子化、档案信息大范围共建共享提供了技术保障，探讨高校档案信息化建设中引入云计算技术，构建档案云平台，实现一站式档案信息资源整合共享服务新模式，促进高校档案在校园文化建设中传承、创新、协调和发展，具有深远的意义。

一、高校档案信息资源共享面临的挑战

国家大数据发展战略的推进给高校档案工作带来了前所未有的机遇和挑战。（1）电子政务与办公自动化建设迅速推动了电子文件的发展，传统纸质档案管理模式逐渐过渡到电子档案管理模式，促进了高校档案信息资源的开放;由于电子文件的证据性还没能得到普遍认可，电子文件在转化为电子档案时也必须将其纸质化，实行双轨制并存。（2）云计算和移动新媒体技术的变革，实体管理转变为信息管理的后保管模式的出现，推动形成了“大档案、大数据、大平台、大服务、大安全”的理念，档案管理方式从档案实体管理拓展到信息资源管理，推进了档案信息资源由“独享”走向“共享”的发展局面。（3）“互联网+”行动计划的推进，档案日益成为基础性战略资源，其需求、地位和作用越来越引起重视，对档案工作体制、理念、技术与方法带来了新的冲击，文件管理体制和档案部门职能可能发生变化，促进了传统的档案管理服务向网络化、个性化、智慧化的服務模式转型，高校档案用户对档案利用的方式趋向于便捷性、及时性、在线性和移动性，档案管理工作中先行介入、前端控制的思想推动了档案工作与中心工作同步进行，档案资源互联网利用成为未来的发展趋势。（4）电子文件的产生，推动了新的档案观，对档案的原始记录性提出新的界定标准，来源原则又成为档案学者关注的理论热点，催生了后保管模式、文件连续体等新理论，同时也促使新技术在档案工作中得到广泛应用。

二、档案信息资源共享存在的问题及原因分析

1.缺乏整体合作意识。目前各单位基本上都是守着自己的阵地，都能完成本单位的档案资源体系建设、利用体系建设、安全保管和信息化建设等工作，以互不干涉、各自为政的条块分割局面为主，缺乏资源的协调与合作，服务理念也比较滞后，跨部门、跨系统的合作较少，合作的力度、深度、广度不足。

2.缺乏统一标准。在各自为政的环境下，各档案机构“自扫门前雪”，编写平台的信息系统使用了适合自身发展的编程语言，但对公共网络共享信息资源的分类、著录、计算机网络规划等方面，没有统一规范和技术标准，缺乏档案信息资源共享联机编目，信息资源共享联机端口不兼容等，阻碍了基础性工作的开展和网络的发展，给档案信息资源共建共享造成了难度。

3.网络安全不到位。由于云计算技术还处于初级发展阶段，而技术的革新日新月异，技术安全保障还在持续发展之中，法律法规也还不够健全，数据隐私保护技术不太成熟，云平台所面临的数据信息安全问题受到了很多方面的冲击，软件硬件设施损坏、操作失误等都会对云平台中的数据造成安全威胁。如2017年全球爆发的勒索蠕虫病毒事件中，高校大量毕业生个人信息泄露，高校信息安全防护能力亟待加强。

4.缺乏专业的档案管理人才。受传统观念的影响，目前档案工作人员素质总体不高，大部分是非本专业出身，且年龄偏大，对新生的事物接受力弱，档案信息人员素养较低直接影响资源建设效果。伴随海量数据的产生，数字档案资源的筛选与鉴别问题有待加强，这对档案管理人员提出了较高的专业知识和专业技能要求，而网络环境下进行信息资源共建共享则要求有档案信息专业知识和计算机技术的高素质人才，才能解决资源共享与用户体验要求较高之间的矛盾。

原因分析：传统的档案管理以幕后性管理为主，由于档案价值的体现具有滞后性，故在很大程度上，观念守旧，不被重视，政策支持力度不够，资金不足，技术和人才缺乏是主要影响因素。

三、云计算环境下高校档案信息资源共享策略

1.做好顶层设计，完善管理协调机制。提高对档案信息资源共建共享意义和作用的认识，树立信息资源的社会全新观念，推动建设一体化在线平台标准规范体系、安全保障体系和运营管理体系，做好档案大数据战略规划，从建设战略资源的高度搞好档案信息资源共建共享是未来发展的主航道，加强全局观念，打破传统的孤立局面，集众人之力，走合作之路，以虚拟化的管理模式为发展目标，以开放的姿态，拓展服务范围，建立完备而具特色的信息资源，加强网络安全维护措施，实现信息资源共建共享创新发展、合作共赢的局面，促进档案事业更好更快发展。

2.健全档案法律法规体系建设。有规矩才能成方圆，档案工作标准化是实现网络信息资源共建共享的先决条件，制定档案大数据标准体系，可从基础保障和可行性方面提供技术支持，对档案工作的社会地位、经费保障、工作流程、行业素养、权利义务等作出明确规定，统一规范，有力协调行业间的利益和职责，保证广大用户充分利用公共信息，充分调动各档案机构的积极性，共同致力于档案信息资源的共建共享。同时也要综合参考借鉴其他相关行业的技术，如办公自动化标准、在线政务服务平台标准，结合国际标准和通用规范，综合考虑现行档案管理的技术标准和业务规范，逐步完善档案信息资源共建共享标准规范。

3.做好安全防范措施，优化整合档案大数据。云平台中的数据都是本单位需要保存的具有保密性质的数据，做好安全保密工作是重要内容之一，要从法律法规、政策制度及技术、人员管理上进行系统的设计、规划，从源头和过程中全面保证数据的隐私性和安全性。确保软硬件设备的安全，设置防火墙、访问权限，设置动态口令，设置数字签名、数字认证、软件加密等，做好网上监控措施，异地备份数据，注重平台的可扩展性和兼容性，接口实时监控，做好数据审计、及时分发推送及上传，实现原有的信息资源有效整合，达到共建共享的目的，同时也很好地保护了档案原件，维护了历史原貌。

4.以人为本，引进培育人才，以事业留人。档案信息资源共享平台工作是档案工作领域的一个新的发展方向。人才缺乏是平台建设和发展的瓶颈，人才是第一生产力。实施和发展人才战略，引进和培养具有综合技术的复合型人才，注重云存储技术应用人才的引进力度，是信息资源共享平台建设的关键所在。可在现有人员的基础上做好培训工作，提升档案人员的专业素质、信息素质和综合素质，对于信息资源共享平台的内容以及相关的信息化知识要做到系统全面的培训，并加强服务人员服务意识的培养，转变服务观念。充分考虑档案工作的长期规划和发展目标，优化职称评审，为档案信息资源共享提供人才保障。

四、云计算平台下高校档案信息资源共享服务模式

1.局域网内高校资源共享服务模式。弗兰茨·卡夫卡有句名言，叫做“一切歸档”，这句话揭示了一切事物的终极状态。数字时代档案管理模式悄然发生了转变，由实体档案管理变为信息数据的管理，高校各业务部门均有自己独立的资源管理系统，如教务管理系统、人事管理系统等，高校也建立了数字化智慧校园，在统一规范标准体系下，统一信息著录标准，通过自动化办公系统，根据给予的账户，即能进入OA系统，可检索查阅各独立的管理系统。档案管理系统在线接收各业务系统推送的信息资源，并实现数字化档案的有效整合、开发利用。在智能档案云平台中，进行分布式缓存，最终形成各专题有特色的信息资源库，校内师生可凭自己工号登录OA系统，或利用被指定的权限登录档案管理系统，利用档案APP或电脑端口，登录到私有云平台，就能完成开放档案的检索利用工作，实现智慧校园内档案信息资源一站式智能服务。（如图1）

2.互联网内公众服务资源共享服务模式。各高校均遵循全国统一的标准规范，从环境构建和资源建设上实现局域网内档案信息化建设，形成了独立分散的数字档案信息资源，在强大的云计算技术处理下，合理协调各档案机构之间的协作以及资源配置，将信息数据上传到公有云平台服务层。再通过应用服务层，提升通用数据访问接口的并发和吞吐量，以恰当的方式将最丰富的信息提供给用户，满足其日益增长和多元化利用需求，促进档案服务跨部门、跨地区、跨层级数据共享和业务协同，并依托一体化在线平台推进档案信息服务线上线下深度挖掘与整合，经由Web网页等方式发布，利用掌上档案APP为公众提供高效、便捷的信息资源服务，全面提升服务质量。（如图2）

档案信息资源共享云平台组织体系架构的建设，能克服传统档案资源提供利用的瓶颈，利用云平台的优势，优化组合档案云平台的内容，实现高校档案信息资源横向、纵向、空间三个维度有序整合，促进跨地区联动服务，深度挖掘档案宝库，全面推动高校档案信息资源的融合和交流，形成高校“大档案”局面。

参考文献

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[2]程妍妍，张茜.国外文件和档案机构云实践调研及启示[J].档案学通讯，2018（3）.

[3]袁双云.档案云平台的基础架构与实践策略[J].兰台世界，2017（10）.

[4]朱淼.档案信息资源的共建共享[J].档案天地，2012（10）.