新媒体环境对高校档案管理的影响及对策创新

摘 要 对于高校档案工作，新媒体带来了巨大的信息量，同时也为管理方式带来了跨越式变革。步入新媒体时代，为保证高校的档案管理工作能够顺利进行，有必要在新媒体环境下建立全新的档案管理方式。文章针对我国高校在新媒体环境下档案管理方面出现的问题进行了探究，着重提出了相应的对策，希望以此对高校档案管理工作发展进程起到一定推动作用。

关键词 新媒体环境 高校档案管理 团队建设 制度规范 对策创新

中图分类号 G271 文献标识码 A 收稿日期 2019-07-10

★基金项目：中国人民大学科学研究基金（中央高校基本科研业务费专项资助）教育管理项目（19XNE020）。

★作者简介：周眙，中国人民大学档案馆副研究馆员，管理学博士，研究方向为档案管理。

Abstract For archival work in colleges and universities， the new media have brought a huge amount of information. But at the same time， it has brought a leap-forward change to the management mode. In the era of new media， in order to ensure the smooth progress of archives management in colleges and universities， it is necessary to establish a new way of archives management in the new media environment. This paper probes into the problems of archives management in the new media environment of colleges and universities in China， and puts forward the corresponding countermeasures， hoping to promote the development of archives management in colleges and universities.

Keyword new media environment; university archives management; team building; institutional norms; innovation of countermeasures

自第三次科技革命开始，人类社会逐步迈入信息化、网络化时代，新媒体工具应运而生，于潜移默化中逐渐改变着人们获取、交流信息的手段和方式。新媒体本质上指：“建立在数字技术和网络技术基础上的各种媒体形式，是能对大众同时提供个性化内容的媒体，是传播者和接受者融会成对等的交流者、无数的交流者之间又可以同时进行个性化交流的媒体。”[1]新媒体环境下建立的高校档案管理体系，在工作内容和工作方式等方面都与传统档案管理模式有所区别，单一遵循旧制度、旧方法进行管理必然难以满足现实工作中的需求，很容易落入故步自封的窠臼。采用新媒体工具进行档案管理工作，要求我们具备足够的创新意识以及发展眼光，对待问题具备多方向思考能力，对传统管理方式取其精华的同时，摒弃落后于时代的管理观念和工作方法。唯有如此，档案管理水平才能在实质意义上得到提升，从而推动高校建设和管理工作向前迈进。

一、新媒体环境下高校档案管理工作的现状

1.设备和系统的管理投入有待加大。高校的档案管理工作面向学校部门和社会机构，具有为社会服务的公益性质。从创造经济价值的角度来看，难以在较短时期内为本部门及学校带来直接的经济效益和物质财富。而从开展学术研究的层面来看，本部门亦非进行教学与科研工作的一线阵地，因此档案管理工作也难以直接表现为优秀的专业学术成果[2]。同时，传统的档案管理模式都是将档案以纸质形式呈现并保存在档案馆内，由专业人员进行管理，对档案存置的设备和管理体系没有过多要求。正因如此，较长的一段历史时期内档案管理工作的重要性和不可替代性没有得到足够的重视，档案管理部门所能得到的资金和技术支持较为有限，从而大大阻碍了档案管理设备和系统改造升级、更新换代的进程，为档案文件资料的保护和修复以及后续的有效开发和利用带来负面影响[3]。在新媒体环境下，馆藏档案资料可以借助新媒体系统工具以数字化的形式保存并呈现，在检索特定档案文件的准确性和便捷性方面也具有传统档案管理方式无法比拟的优势。新媒体技术为档案资料的信息交流与互动提供了平台，高校师生和社会机构也能够更广泛地获取和利用档案资料，档案管理工作的社会公益性服务职能也可以得到更为充分的体现。而档案管理工作社会价值的实现，必然以档案管理设备的完善性为基础，以档案管理系统的先进性为支撑，由此才能保障档案管理形式和制度与时俱进，更好地满足高校师生和社会机构需求。而就现状来看，高校在档案管理的设备和系统方面的资金和技术投入显然是有待加大的。

2.管理团队的工作素质有待提升。新媒体环境下，伴随着新型数字化技术工具的产生和推广，高校档案管理的工作内容和工作方式都较传统的档案管理模式有着较大的更替和转变，这就对档案管理人员的综合素质提出了更高的标准和要求。第一，在管理观念方面，传统高校档案管理工作大多秉持着“重管理、轻利用、坐等上门”的观念，使得档案馆中涉及学校生产、科研、教学、管理等诸多领域的原始信息难以得到充分的利用[4]，档案资料的社会价值也就随之被长期封存。《高等学校信息公开办法》（2010）明确提出：“开展档案的开放和利用工作是高校档案机构的管理职责之一。”迈入新媒体时代，数字化档案资料开放平台的建立成为一项基础性工作，原有的这种被动服務模式亟待扭转，工作人员管理观念也要相应进行调整。第二，在工作能力方面，档案管理工作是一项兼具技术性和专业性的工作，新媒体工具的广泛普及和应用，更要求档案管理人员在具有档案管理学理论知识和实践经验等专业能力的同时，了解并掌握一定的多媒体信息技术使用方法和操作技能。新媒体设备和技术的优势，只有在能够熟练灵活地运用新媒体工具的前提下，才能真正得以展现，从而为档案整理查询、交流互动工作提供便利。

3.档案管理的相关制度有待完善。档案管理工作的日常活动核心较为明确集中，具有一定的模式化、制度化特性，因而各项工作任务均已经形成一套较为标准化、规范化的流程体式，档案管理工作能否顺利开展也主要取决于相关管理制度的建立和完善情况。传统档案管理模式下，档案管理部门相对独立，服务方式也相对被动，与学校其他部门的交流互通也相对固定甚至于僵化。现今的新媒体技术为档案管理工作提供了新的更为宽广的平台，本部门的交互性得以提升的同时，档案管理制度也面临着新的难题和挑战。第一，新的工作内容和管理方式催生出新的工作流程，但就目前的状况来看，各项工作流程的公开性有待增强;不同下属部门之间的系统分工也尚未在高校师生或相关机构内部形成较为清晰的认识，档案管理工作的流程信息未能真正传达给目标人群，不清楚所需证明文件要求、误入其他部门咨询的情况仍时有发生。第二，馆藏档案资料以数字化方式进行存储和呈现，其面向的群体更加广泛，流通的途径也更加多样。因此，其安全性也就需要更加强大的制度化规范加以保障;在档案资料需求者的权限设置和审查方面，也需要健全和完善相关规定并严格执行，才能保证新媒体这一新兴技术成为档案管理工作中的有利辅助手段，不至于成为档案资料安全保密工作的破坏工具，导致信息泄露、档案篡改等不良后果[5]。

二、新媒体环境下高校档案管理的对策创新

1.倡导管理理念革新，提高领导人员认知程度，扩大资金技术支持力度。在新媒体环境下，档案管理工作必须适应新媒体技术的发展和应用，以新媒体设备和系统为基础性支持，推进日常工作得以更好更快地开展。我们深知，高校档案工作是为教学、科研工作以及党政机关服务的，其发展和成果均离不开学校领导的重视与支持[6]。高校档案管理部门应努力提升校领导对于档案工作重要性的认知程度，使档案媒体化工作得到较高程度的重视。推动学校领导带领下属部门进行档案管理相关工作布置，协调各部、统筹规划，定制度、划职责，结合新媒体的大环境，积极研究并引进各项先进的技术手段，主动借鉴和吸收先进的管理理念，对较为落后的传统管理方式要适当地摒弃。同时，进一步扩大学校在档案管理方面的资金和技术投入，支持档案管理工作的相关基础设施建设，定期更新档案管理设备和系统，从而保证新媒体档案资料平台平稳健康运行，将档案科技成果应用到一线管理工作当中，提高档案管理现代化水平[7]。此外，领导人员在认知度与认可度上的提高，对于档案管理人员在心理层面上也具有一定的支持意义，可以鼓励工作人员更为积极地面对工作中遇到的问题，提高解决问题的能力和效率。

2.增强新生管理力量，加强档案管理团队建设，提升工作人员综合素质。档案管理人员是档案管理工作的实践者和服务的提供者，是档案管理制度的践行者和资料的保管者。因此，档案管理团队的建设也就成为档案管理工作的重要组成部分，而一个良好工作团队的组建和进步，与团队成员综合素质的提升有着密不可分的关系。全面提高档案管理人员的综合素质应重点关注以下三个方面。第一，档案管理人员更新管理观念，形成与新媒体环境相适应的新型档案观。在工作内容上，主动推进馆藏档案数字化进程，及时上传和更新相关文件，使新媒体平台形成对各个门类的文件资料全面覆盖;在工作手段上，积极把握档案服务的主动权，拓展服务模式的多元化，利用相关应用软件的公众平台间接开放部分档案文件和信息，同时注重与订阅者之间的交流互动和信息反馈。第二，要鼓励档案管理人员顺应时代趋向适应角色转变，全方位提高业务能力[8]，了解并掌握新媒体应用相关的知识和技能。面对信息化这一重大机遇，档案学知识体系的更新、现代科技含量的提高成为档案学教育发展的大势所趋[9]。档案工作者在加强对固有档案专业理论知识掌握的同时，也要学习档案相关法律知识，追踪新时期网络媒体发展的趋势，在实践中增进对新媒体技术的认知，锻炼操作新媒体工具的能力。在日常工作中持续充实自我，努力达到能够熟练地使用网络媒体和计算机应用软件，灵活地运用数据库信息检索技术的技能目标，才能更好地在新媒体环境下进行档案管理工作。第三，要系统整合团队，进行工作职能划分，并适当进行专业技能培训。高校档案管理团队应具备广阔的视野，以动态的眼光看待档案管理工作，合理进行科室规划并明确各组工作重点，积极引入具有新媒体背景的优秀人才，利用这些人才资源加强对工作人员的继续教育和职业培训，致力于建设有素质、有能力、有技术的档案队伍，将高校的档案管理工作与新媒体环境高度结合，以适应新环境下的工作需要，为档案管理提供优质的服务[10]。

3.推进管理规范创新，健全档案管理规章制度，完善日常工作程序机制。高校档案管理工作经过较长历史时期的建设和发展，已经形成了一系列较为基础、完备的规章制度和程序机制。在新媒体环境下，为保证档案管理工作顺利进行，能够在正确轨道上发展，首先要以法律为准绳，坚持档案管理工作高标准，严格执行档案管理规定，规范日常工作机制。结合新媒体环境，在法律框架内进行相适应的改良和革新。第一，利用高校档案管理部门门户网站平台，系统而全面地公开档案封装移交注意事项和信息咨询工作流程，明确标识各科室主管资料类别，务必做到醒目而准确，以提高工作效率，减轻工作压力，尽量减少在部门间辗转或“一事多访”等情况发生，避免浪费双方的时间和精力。同时，需要注意提升高校其他部门、院系对档案管理工作的重视，积极配合档案管理部门的工作，及时按照相关规定封存移交档案文件资料。第二，针对不同保密等级的档案资料建立完善的保密审查制度体系，根据内部档案密级设置特定的权限，把握信息公开的内容和程度，并定期检查档案的状态;对于访问的人群或网络媒体要严格审核、区分身份，确定访问权限[11]。特别是在档案信息大多以数据的形式储存并呈现的前提下，身份审核机制和安全保障技术的应用成为必须，如此才能最大限度地确保档案资源的安全性，保障档案信息的机密性，避免非法使用或意外泄露档案信息。

新媒体环境下，我国大部分的高校在档案管理工作方面还存在一定的不足。要想改变这种现状，就需要从多方面入手，坚持科学創新的工作理念，充分借助新媒体设备和技术的优势，促进新媒体应用与档案管理工作者更好地相结合，由此推动档案管理工作的完善，充分发挥高校档案的价值，从而推动高校的发展建设。

参考文献

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[10]吴锡.新媒体环境对高校档案管理的影响与应对策略[J].现代经济信息，2018（11）：136.

[11]邱佳佳.新媒体视角下高校档案管理模式的现代转换[J].湖南科技学院学报，2018，39（9）：138-139，145.