大数据背景下企业档案管理工作的创新模式

摘要：随着我国经济改革的不断深入，现代信息技术在各个领域得到广泛应用，促进了我国经济的不断发展。因全球经济发展的趋势越发明显，各国之前的竞争更加激烈。因此，在当前的大环境下，企业应改变传统的档案管理模式，紧跟时代发展的步伐做到与时俱进，完善档案管理模式提高档案管理水平，为企业的发展带来更多经济效益。本文首先分析大数据背景下为企业档案管理工作产生的影响，根据其中存在的不足提出实效措施，满足企业可持续发展的需求。

关键词：大数据背景;档案管理;创新模式

一、大数据背景下为企业档案管理工作产生的影响

（一）提高档案管理效率

部分企业所开展的档案管理工作，依旧是依靠人工的方式进行目录检索，以纸质版档案为主。这样的档案管理工作存在一定弊端，相关工作人员在查询的过程中，需要耗费大量的时间与精力。大数据时代的到来，可将纸质档案转化为电子档案，借助移动终端将档案分类，为查找档案提供便利，同时降低相关工作人员的工作难度，通过查询关键词就能够找到所需要的资源，提高档案工作效率。

（二）创新档案管理方式

纸质档案是传统档案管理的主要对象，对实体档案进行归档、保存均是档案管理工作的重心，在主动提供利用方面相对较为欠缺。对档案工作的整体流程进行分析，收集是开展各项工作的基础，整理属于档案管理工作的核心。但是在大数据时代下，档案管理模式发生了不同程度的改变，由对纸质档案的管理向电子数据过渡，更加注重整合各项资源，充分挖掘档案的价值，将档案视为一种信息资源，档案利用由以往的被动变为主动。

二、现阶段企业档案管理工作存在的不足

（一）人员素质有待提高

部分档案管理人员在开展工作的过程中，因学习能力与接受能力有限，难以将大数据的优势充分发挥出来，应用大数据技术开展档案保存工作时，档案管理人员的工作能力与综合素养，无法满足大数据应用的要求。因此，为在大数据背景下顺利开展各项工作，相关工作人员必须具备接受新鲜事物的能力，并增强自身计算机操作能力，进行熟练的操作。若档案管理人员的自身技能无法达到标准，不仅会降低档案管理工作效率，难以发挥大数据优势，甚至起到物极必反的效果，不利于档案管理工作的顺利开展，影响企业后期的順利发展。

（二）信息安全意识不高

在传统的档案管理工作当中，不仅需要投入大量的人力与物力，保存文献资料还需要一定的储存空间，影响到档案保存工作的顺利开展，为后期的查询带来不便。随着大数据技术的广泛应用，电子档案逐渐代替了传统的纸质档案保存方式，为档案管理工作的开展提供了更多便利，属于一种便捷高效的管理模式。但是在转变传统工作模式的过程中，要求档案管理部门进行信息化建设，并构建完善的电子档案管理系统，既有利于开展信息保存工作，也方便后期查询工作的开展。受各项因素的影响，因缺乏信息安全意识，相关工作人员难以在短时间内转变传统工作思维，必定会影响到相关工作的顺利开展。

三、大数据背景下企业档案管理工作的创新模式

（一）加快信息化的建设

企业应加强人力与物力的投入，完善相关部门的硬件设施，实现档案管理的信息化建设。传统的管理方式应被全新的管理设备所代替，真正提高档案管理工作效率。因此，开展档案管理工作的过程中，应定期对硬件设备进行统一更新，安排专业人员进行维修，对现有的资源进行优化整合，加强配备各项基础硬件设备，构建现代化的档案储存模式。另外，相关部门可大力研发档案管理软件，对管理人员与客户的实际需求进行综合考虑，完善传统的管理模式，将现代信息技术应用到档案管理工作当中，真正发挥这项工作的作用。

（二）提高人员综合素养

在大数据背景下开展档案管理工作，应对传统的工作理念与方式进行完善。在当前的大环境下，为档案管理人员的专业能力提出了更高的要求，与传统工作模式存在本质不同。因此，企业应定期开展培训工作，提高档案管理人员的专业素养，帮助其转变传统的档案管理思维模式，并大力提高档案管理人员的计算机技术水平，借助讲座的方式要求档案管理人员积极参与其中，不断提高与完善自身能力。另外，面向社会公开招聘，为企业注入新鲜血液，选拔专业素养过硬，并具有丰富工作经验的档案管理专业人才，为企业的发展奉献绵薄之力。增强企业档案工作者的业务能力，积极学习与主动更新相关知识，对企业的顺利发展奠定基础。

（三）增强安全管理意识

在大数据背景下，在档案管理工作当中应用现代信息技术，相关工作人员必须提高自身安全意识，树立正确的信息安全意识。大数据下的档案信息，与传统的纸质版的档案存在明显不同，但凡出现信息泄露的情况，所带来的损失是无法预估的。为保证电子信息的安全性，必须做好相关的安全管理工作，减少黑客入侵的机会。因此，相关工作人员在开展档案管理这项工作的过程中，提高警惕性与安全意识，对保存档案信息的硬件设施设置防火墙，禁止使用与档案管理工作无关的功能，定期或不定期检查防火墙的功能，避免受到外来的入侵。加密技术的应用，有效控制用户的访问权限，达到理想的电子文件管理效果。

（四）完善档案管理机制

企业在开展档案管理这项工作时，人才发挥重要作用，不仅是档案管理工作的主体，更是决定档案管理工作质量的关键，因此，对人才管理机制进行创新。随着大数据时代的到来，为档案管理工作的开展提出了全新要求，不仅要构建专业的人才管理队伍，还应对档案管理机制进行完善。结合外界环境的变化以及企业的实际发展需求，创新完善人才机制，将竞争机制应用与档案管理工作当中，适当融入一些时间竞争与效率竞争，营造良好的工作氛围，相关工作人员愿积极主动参与到自身工作当中，提高档案管理工作的质量与效率。

四、结语

随着大数据时代的到来，为企业档案管理工作的开展提出了全新机遇与挑战，相关工作人员应紧跟时代发展的趋势做到与时俱进，针对其中存在的不足提出时效性解决措施，提高档案管理工作质量与效率。因此，充分利用大数据与现代信息化设备，树立全新的工作目标，工作人员提高自身综合能力与专业素养，满足企业今后持续发展的需求。

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作者简介：李新刚（1986-），男，汉族，山东省青岛市，资深经理，硕士，研究方向：人力资源与档案管理。

（作者单位：华润置地天津公司）