论医院档案管理的持续改进

崔刚

摘 要：医院档案管理直接关系到医院建设和医疗发展。为适应医疗改革和发展形势，推进医院工作创新，必须重视和强化医院档案管理。基于此，本文医院档案管理工作的现状及存在的问题及创新点等方面强化医院档案管理。

关键词：医院：档案管理：存在的问题;创新点

医院档案是新时期医院建设及发展的重要记录，包括党政、医疗、临床科研、设备采购、财务等管理方面的信息，对医院及上级管理部门作出经营和管理决策提供必要依据。随着我国卫生事业的不断发展及新医改的深入，对医院档案管理提出了更高要求，不仅要求及时、系统、完整地保存各类档案，更要求不断提升医院档案的应用率，更好的服务于医疗服务。所以，医院必须重视和强化档案管理工作。

1 医院档案管理工作的现状及存在的问题

1）大多数人对档案管理工作的重视不够。许多人认为档案管理工作就是简单的记录和抄写，然后把档案放在档案室里存档和分类，定期整理和补偿，需要用时取出即可。大多数由于对档案管理工作缺乏认识和研究，误以为档案管理工作就是以上的简单流程，所以对其不够重视，认为这是一项简单的工作。正是这种错误的观点，才导致了档案管理工作的长期停滞不前，更新缓慢，改革工作无从下手。其实档案管理工作并不是把资料放到科室正确的位置就可以了。档案管理工作在许多人看来只是普通的事务性工作，而不是单位的主要工作和重点工作。他们认为搞好档案工作并不能给单位创造经济效益，更不会实现任何社会效益，所以从不重视档案管理工作，以至于出现了诸多档案管理当面的问题

2）档案管理人员的综合素质比较低。档案管理是一項规范化、科学化、制度化的系统工作，需要专业的管理人员进行档案管理。但目前医院的档案管理人员文化水平参次不齐，有的档案管理人员没有丰富的理论知识，有的档案管理人员没有接受过系统的培训，导致医院的档案管理观念比较落后，档案管理方法比较陈旧。

3）档案管理硬件设备投入不足。目前，医院经常将各种高科技硬件设备应用于医疗、科研等方面，但在档案管理方面，则缺乏必要的硬件设备。随着经济的快速发展，人们的生活水平越来越高，人们自身的健康关注程度也越来越大，医院的就诊量逐渐增加，需要收集的档案信息也逐渐增多，由于医院的档案管理硬件设备不能满足医院的发展需求，如果仅依靠档案管理人员进行手工收集档案资料，则会花费很长的时间和精力，这会极大的降低档案管理工作的工作效率和质量。

4）档案管理分工不明确。受各种因素的影响，医院档案管理存在着分工不明确的现象，一般情况下，医院的综合档案室只管理科技档案、实物档案、文书档案、音像档案等档案资料，而病历切片档案、医疗设备档案、会计档案、X线胶片档案等档案信息则是由医院各科室进行分类管理的，这对档案的完整管理和安全管理有较大的影响。

2 医院档案管理工作的创新点

1）建立完善的管理制度，规范管理行为。档案管理工作具有很强的条理性，通过建立健全的管理制度可以改善当前档案管理随意性较为严重的局面，确保档案管理工作的持续发展。医院要根据《医院卫生档案管理办法》、《档案法》等相关法律法规，结合单位自身的实际情况逐步进行档案的收集、保管、借阅、保密、移交及销毁等规章制度的完善，严格管理档案库房，保证档案管理的每一个环节都有据可依，有章可循。此外，还要对医院不同载体及不同门类的档案进行统一管理与考核，使得档案管理能够同步于医疗业务的考核评价及发展。

2）明确收集方式和范围，科学进行档案分类。一切能够反映医院发展的重要事项和活动、具有利用及研究价值的声像与影视制品、图片、文档和电子信息等资源以及医院涉及经营的各项记录都属于归档内容。归档的声像与影视制品、图片要保证足够清晰完整，文字档案要保证内容书写工整清晰。医院可将日常收集、定期收集及年终收集三种收集方式相结合进行档案资料的采集。为了进一步确保档案的完整性，医院要在年终时进行各个科室资料文件的统一清查和整理。

按照内容可将档案分为文书档案、财务档案、业务档案、实物、声像及电子档案、基建档案、特体档案及科技档案等;按照保存期限可将档案分为定期档案和永久档案;按照档案性质可将档案分为业务档案、综合档案及政工档案等。档案管理工作人员要熟知档案的各种分类方式，以保证医院能够对档案资料予以有效利用，从而展现出档案管理的重要性。

3）医院档案管理能否与时俱进，可否发挥出最大化效益，与档案管理人员业务能力及职业素养有着密切关系。医院档案管理科室担负着档案保管、开发利用、服务于上级决策和相关部门的重要责任，而要确保该项工作有效开展，需要档案管理人员有较高的政治素养，须学习并熟练应用现代科学知识和各种信息化手段，提升医院档案管理质量及效率。所以，医院应为档案管理人员给予必要的培训、学习、交流等条件和机会，让他们的职业素养、能力得到不断提升。比如：定期开展医院档案信息化管理的理论研讨会、档案管理技术培训等活动;并要积极组织相关人员参观学习，充分学习和借鉴其他医院档案管理的先进理念、方法提升他们的专业水平。此外，还应不断强化道德教育，强化责任心，并要积极改善档案管理人员的工作环境，制定科学合理的激励机制，充分调动管理人员的主观能动性，确保医院档案管理人员良好的素质。同时，应采取多种路径深入宣传医院档案管理相关法律法规及规章制度，以强化医务人员，特别是医院科室负责人、领导的档案意识，增强他们的档案法制观，使其充分认识到自身在医院档案管理中的作用，明确相关原则，掌握档案的编制、归档方法，以提升全体医务人员档案管理能力。

4）抓好档案网络化，加强管理信息化。随着网络化、信息管理及办公自动化的快速普及，传统的档案管理模式显然已经无法满足新时代提出的崭新的管理要求。这些科技技术的发展，在一定程度上使得档案的内涵得以延伸。一方面，医院的医疗业务相对繁忙，所产生的档案多而复杂，每年的影像资料及数万份病案等都需要进行归档，传统的档案储存方式将会占用很大的空间，甚至可能加深医疗用房的紧张程度。这种时候，将档案资料通过计算机存入电脑或刻成光盘，大大节省了档案的存储空间。另一方面，传统的档案存储工作量相对较大，既浪费时间又浪费人力，也不利于使用者进行档案查阅。实现档案信息化管理之后，在很大程度上提升了档案存储的工作效率，减少了人力资源的浪费，使用者也能够通过计算机快速准确的找到所需档案资料，从而顺利开展各项工作。总之，实施档案的网络化管理，实现信息资源的共享，这样不仅能更加方便地保存信息更可以减少存档空间。医院必须实现档案领域的计算机化，将办公自动化、数字化及信息化贯穿于档案的起草、修改、检索、打印、登记及汇总统计等每一个管理环节，只有这样才能让档案管理保持与时俱进的脚步。

3 总结

总之，档案管理工作在医院的各项工作中占有举足轻重的作用，它关系到每一名干部的切身利益，将先进的管理手段运用到实际工作中，可以促进工作更好更快的发展，目的就是为了服务好干部，服务好医院的各项工作，这也是档案管理者的工作职责所在。

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